Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:
Необходимо учитывать все управленческие задачи, без решения которых реализация целей окажется не полной.
Необходимо выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав, ответственности по вертикали управления.
Исследовать и оформить все связи и отношения по горизонтали, т.е. по координации деятельности разных звеньев и органов связи с выполнением общих текущих задач и реализацией перспективных межфункциональных задач.
Необходимо обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении, имея в виду нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации.
Основные методологические принципы (рассматриваются с точки зрения системного подхода):
Исходное определение системы целей на всех уровнях организации
Организационная структура - это одна из сложных и важных характеристик системы управления
Необходимо учитывать многообразие методов формирования организационных структур
Множество показателей, характеризующих эффективность построения организационной структуры
Конечный критерий эффективности структуры управления – это более полное и устойчивое достижение целей.
Процесс формирования организационной структуры.
1-я стадия «Формирование общей структурной схемы аппарата управления»
Определяются главные характеристики организации, направления, по которым должно быть осуществлено более углубленное проектирование, как организационной структуры управления, так и других важных аспектов системы:
Внутриорганизационные экономические механизмы
Способы переработки информации
Кадровое обеспечение
Характеристики организационной структуры на данной стадии:
Цели производственно-хозяйственной системы и проблемы подлежащие решению
Общая спецификация функциональных и программно-целевых подсистем
Число ступеней и уровней в системе управления
Степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях
Основные формы взаимоотношений данной организации с окружающей средой
Требования к экономическому механизму, формам обработки информации и кадровому обеспечению организационной системы.
2-я стадия «Разработка состава основных подразделений и связей между ними»
Особенности:
Предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и в плоть до самостоятельных подразделений аппарата управления
Распределение конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей
3- я стадия «Разработка количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности»
Стадия включает:
Определение состава внутренних элементов базовых подразделений (базовые подразделения – это самостоятельные структурные единицы: отделы, цех, бюро, сектор и т.д)
Определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей
Распределение задач и работ между конкретными исполнителями
Установление ответственности за выполнение работ
Разработка процедур выполнения управленческих работ в подразделениях
Разработка порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ
Расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления организационной структуры.
Для случаев, когда требуется детализированная регламентация ответственности по отдельным этапам разработки и принятия решений при выполнении особо сложных задач, требующих взаимодействия многих звеньев и уровней управления, разрабатываются органиграммы – это графическая интерпретация процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую разделение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями их внутр.структурными органами и отдельными работниками.
Органиграммы фиксируют организацию управления процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.
Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской оставляет проект организационной структуры управления.