Вопрос 13.

Использование информационных технологий в ДОУ.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.)- В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть. Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью.

Кроме папок для входящих документов имеются папки для исходящих писем и для черновиков. В папке для черновиков можно составить заготовки для новых писем, а затем переместить их в папку для исходящих писем для последующей отправки. В этой программе используется журнал, который позволяет автоматически записывать электронные (Е-mail) и телефонные сообщения, копировать документы, созданные в других приложениях (программах) и др.

Программа Аутлук-экспресс предоставляет возможность обмена сообщениями в зашифрованном виде и передачи с письмом его электрон ной подписи - сопроводительной информации, подтверждающей подлинность письма.

При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД).

При использовании баз данных (БД) формируется единая справочная система по документам предприятия; документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку; облегчается и значительно ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.

Значительно упрощается процедура регистрации документа. Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК. При этом такие реквизиты как номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т.п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток

Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль

В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку & виде акта о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение.

СУБД позволяют относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.

Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.

Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко переходят на них

Вопрос № 14

Коммерческие договоры, их виды, назначение, оформление, реквизиты.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких–либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – всё это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта, обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной , факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 435 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путём предоставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

при составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:

- чёткой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону "О защите прав потребителей" и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку ТНП, контракт о техническом содействии);

- дата, номер, место составления;

- наименование сторон (полные названия организаций);

- предмет контракта;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчётов;

- порядок сдачи-приёма выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование5 и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм контрагентов.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнёрами, с учётом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

Вопрос № 15.

Контроль за исполнением документов.

Основная цель контроля – обеспечение исполнение тех документов, которые по получению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь – референт или работник службы делопроизводства. Поставленные документы на контроль, проставляют красным фломастером на левом поле документа, напротив реквизита заголовок букву К. В регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, её вводят для проведения контроля. Срок проведения, контроля, исполнения документов, предоставляют возможность секретарю вести рабочий календарь – ежедневник с помощью ПК. В соответствующий день, заносится номер документа. В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов. Для проведения по ним контрольных операций. Секретарь – референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проводится анализ исполнения. В случае отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения производится только по указанию руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после, проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составлении проекта, контракта, проведения деловой встречи). Результаты исполнения в краткой форме записывается на самом документе (реквизит отметки об исполнении документа и направлении его в дело). Ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Вопрос №17

Личные карточки. Назначение и оформление.

Основными документами по учёту персонала предприятия является личная карточка форма Т – 2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе общие сведения указываются фамилия, имя отчество, год рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции. На оборотной стороне карточки содержатся разделы: назначения и перемещения, отпуск, дополнительные сведения; дата, и причина увольнения, и т.д. В разделе « дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знание иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем – референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной карточке, составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

Вопрос № 18

Наиболее употребляемые сокращения слов при составлении документов.

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. Приведём примеры для наиболее распространенных случаев. Слова при географических названиях: город – г, село – с, посёлок – п, поселок городского типа – ПГТ. Перед указанием городов Москва и Санкт – Петербург буква г не ставится. Буква г также не ставится перед названиями городов, в названиях которых имеется слово город (Новгород, Волгоград и др.). Слова при фамилиях: товарищ – т, господин – г – н, профессор – проф., доцент – доц., начальник – нач., и тд

.Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 – п.3., подпункт1.1. – подп. 1. 1., рисунок 5 – рис. 5., раздел 2 – разд. 2. Слова при указании денежных единиц: рубль – р., тысяча рублей – тыс. р., миллион рублей – млн. р., миллиард рублей – млрд. р.,

Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство – м – во, завод – з –д, производство – пр. – во, район – р – н, хозяйство – хоз - во, количество – кол – во, человеко – час – чел – час.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ – Российская Федерация, ЭВМ – электронно-вычислительная машина, НИИ - научно – исследовательский институт, АО – акционерное общество, ЕЭС – Европейское экономическое сообщество и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее – и. т. д., и тому подобное – и. т. п., и другие – и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетания по разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно – не допускается. Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. – единица измерения, напр. – например, п. / упр – под управлением, т. г – текущего года, с. г – сего года, т. н . – так называемый, т. о. – таким образом.

Вопрос № 19

Обработка отправляемых документов:

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой или электрической связью. При отправке документов почтовой связью они проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформлёнными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления. Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с отметкой о направлении копии документа в дело и указанием его номера. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позже первой половины следующего рабочего дня. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайп программ, факсограмм, электронных сообщений. Телеграммы составляются в организации, принимаются сотрудниками делопроизводственной службы, завизированными с отметкой о категории и виде отправления. Передача, текстов документов по каналам факсимильной связи организуется в зависимости от централизации или факсимильной техники. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, завершенного должностным лицом, подписавшим факсограмму. Подлинник документа возвращается исполнителем с пометкой о времени отправки. Если факсимильная техника установлена в структурных подразделениях, то контроль за её использованием осуществляют руководители структурных подразделениях.

Отправляемые организацией документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• Составление проекта документа исполнителем

• Проверка правильности оформления проекта документа.

• Согласование проекта документа

• Подписание документа руководителем

• Регистрация документа отправка документа адресату

• Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

• Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

• Номер документа, исключающий номер дела

• Дата документа

• Адресат

• Краткое содержание или заголовок

• Отметка об исполнении исполнитель

• Примечание

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Вопрос № 21

Объяснительные записки, виды, порядок оформления, реквизиты

Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин которые привели к каким – либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

Отдел ценных бумаг Директору

Объяснительная записка Демидову Г. М.

00. 00. 00 г. от начальника

отдела Лазебных А. С.

Отчет отдела за 3 квартал 2000 года не был представлен в указанное время в связи с повреждением персонального компьютера и потерей данных.

Начальник отдела подпись А. С. Лазебных.

Вопрос № 23

Организация и техника контроля исполнения документов

Контроль – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент управленческого труда. Контроль за сроками исполнения документов – важнейшая составная часть технологии делопроизводства. В силу значимости функции контроля для управления она в большей или меньшей степени осуществляется в любой управленческой структуре и оказывает существенное влияние на его эффективность, так как способствует повышению организованности, дисциплины, ответственности. Контроль должен осуществляться, как планомерном работа и вестись открыто. Его цель – содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. В аппарате обычно используют формы контроля: а) предупредительную б) последующую.

Предупредительный контроль на профилактику своевременного исполнения заданий, решений, документов, а последующий – на анализ результатов контрольной деятельности и состояние исполнительной дисциплины. Контроль документов осуществляется непосредственно руководителями организаций, структурных подразделений, а также уполномоченными лицами – референтами, кураторами, помощниками. Эта функция закрепляется за ними в организационных документах (положениях, уставе, должностных инструкциях) как ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем направлениям деятельности и за фактическое выполнение принимаемых решений. Служба делопроизводства несет ответственность за сроки исполнения всех категорий организационно – распорядительных документов. Каждой из форм контроля (предупредительной или последующей) соответствуют свои задачи. Основная задача предупредительного контроля – соблюдение сроков выполнения заданий, а функции инспекции включают в себя:

• Контроль за сроками исполнения контролируемых входящих, исходящих и внутренних документов.

• Контроль за исполнением устных поручений руководства.

• Контроль за оформлением документов, включая форму принимаемых решений, документов, принимаемых во исполнение и т. д.

Основная задача последующего контроля состоит в анализе результатов контроля, а функции включают:

• Учет и обобщение данных о ходе и результатах исполнения,

• Информирование руководства.

• Анализ исполняемости документа и причин срывов выполнение заданий, поручений, документов.

• Методическое руководство за постановкой контроля в структурных подразделениях.

Контролю подлежит все документы, требующие исполнения, поступившие из вышестоящих органов государственной власти, а также обращений граждан – с даты получения, исходящие и внутренние – с даты подписания. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливают законодательно. Примерный перечень таких сроков определён нормативными документами. Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа, либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. Если в документе не указана конкретная дата исполнения, но имеется пометка срочно, документ исполняется в трехдневный срок, с пометкой оперативно – в десятидневный срок, остальные в срок не более месяца. Изменение сроков исполнения является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может принять только тем должностным лицом, который установило первоначальный срок.