Вопрос 24.
Основные документы управления.
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документа предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по .тачному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово – бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно - справочных документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты
(договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.
В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать иди быть не значительной.
Например, такие документы, как распоряжения и решения. оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "наименование вида документа" и в тексте вместо слова "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляются слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" дл» распоряжений и 'РЕШИЛ" или "РЕШИЛИ" для решений. Распоряжения руководства
предприятия издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.
Вопрос № 25
Основные положения по документированию управленческой деятельности.
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, упаковки и пересылки в управленческих аппаратах учреждений установленных в законодательных актах РФ норм и включённых в нормативно – методические разработки общего действия требований. Государственные стандарты служат основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации с учётом специфики её деятельности, условий работы управленческого аппарата. Каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В документах закрепляются конкретные правила документирования, к которым относятся:
Права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников.
Состав применяемых в аппарате управленческих документов.
Компетенцию руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена.
Порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверения печатью.
Обязательным требованием к оформлению и порядок работы с документами.
Основные требования:
Обеспечение юридической силы документа;
Создание условий для оперативного использования документов:
Возможность оперативного поиска документов.
Юридическая сила документов – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ обязаны:
Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства,
Издавать документы только в пределах своей компетенции: - соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Юридическая сила различных документов оформляется различным способом реквизитов. В управленческой практике принято подразделять документы по степени их подлинности на черновике подлинные и копийные.
Подлинник – это подписанный один экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Черновой документ – может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.
Копия – это повторное абсолютное воспроизведение подлинника.
Вопрос № 26
Особенности официально – делового стиля.
Характерные особенности официально – делового стиля:
Широкое использование терминологии,
Наличие особой фразеологии, а также многочисленных стандартов клише,
Употребление отглагольных существительных (на основании, в силу и т. п.),
Сложные синтаксические конструкции
Отсутствие эмоционально – экспрессивных речевых средств
Использование номинативных предложений с перечислением.
Официально – деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотреблении, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Вопрос № 28
Оформление номенклатурных дел.
В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учёта, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями, организацией ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме. Номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится завершительная надпись. В ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации, физического состояния документов. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим её, с указанием должности. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы в них не нумеруются, заверительная надпись не составляется. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела. В ней указываются даты и индексы документов, краткое содержание, номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +. Листы в деле постоянного и временного хранения нумеруются черным графитным карандашом с соблюдением следующих правил:
Номер листа проставляется в правом углу, не задевая текста документа. Фотографии и другие иллюстрированные материалы на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дела документы, имеющие собственную нумерацию, в том числе и печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Нумерация листов дел, разделенных на тома, производится раздельно по каждому тому.
Обложки дел должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ.
На обложку дела с документами постоянного и долговременного сроков хранения выносятся следующие сведения:
Дирекция.
Наименование структурного подразделения.
Индекс структурного подразделения.
Индекс дела по номенклатуре дел.
Заголовок дела.
Номер тома, если дела состоят из нескольких томов.
Краткие даты дела.
Количество листов, находящихся в деле.
Срок хранения.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами. Обложки дел временного хранения оформляются так же, как и постоянного хранения, с той разницей, что на обложку выносится, количество листов в деле и не указываются крайние даты заведения и окончания дела, а обозначается только под формирования дела.
Передача дел в объединенный архив предприятия.
В архив предприятия передаются дела постоянного и долговременного срока хранения не менее чем через год после, завершения их в текущем делопроизводстве.
Сдача дел в архив предприятия осуществляется по утвержденному графику.
Архив принимает документы на хранение по сдаточным описям. Отдельно постоянного и временного сроков хранения в двух экземплярах.
Вопрос № 30
Оформление приказов по личному составу, назначение содержание и состав реквизитов.
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу и его зачислении на работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса л / с (№ л / с, № 2 л /с).
Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов. Реквизит заголовок к тексту приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Иванова А.В.» ; «Об увольнении Захарова Г. Г»., «Об изменении штатов ЗАО» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников.). Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться. Вторая, распорядительная, часть приказа начинается словами: Назначить, Уволить, Перевести, которые печатаются от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода: статья ТК РФ (в случае увольнения.). При приёме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п. Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника. Тексты приказов могут быть представлены в виде шаблонов с трафаретными текстами, которые заносятся в память ПК. Аналогично составляется приказ об увольнении, для этого необходимо изменить:
В реквизите заголовок фразу: « О приеме на работу», « Об увольнении».
В графе основание указывается документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри предприятия также не имеют существенного различия в оформлении. В этом случае указывается новая должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, зам. директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом на предприятии. Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов подпись и виза самим работником и содержит следующее: С приказом ознакомлен; подпись работника и дата ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом. Приказы по личному составу могут храниться 75 лет. В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. д., срок хранения, которых не превышает 3 года. Такие приказы имеют индекс и формируются в самостоятельное дело
Вопрос № 34
Порядок прохождения исходящих документов в процессе их подготовки.
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов:
Составление проекта документов, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передаются руководителю вместе с проектом документа. После подписания руководителем документа отправляемого организацией на первом месте документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй экземпляр с визами согласования остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка или журнал исходящих документов, которые включают в себя такие элементы, как: порядковый номер, регистрационный номер и дата, количество листов и экземпляров, кому направлен документ, расписка в получении или номер реестра, дата, краткое содержание документа, кем подписан документ, входящий номер и дата исполненного документа, номер дела, в котором помещена копия отправленного документа и подлинник инициативного документа, количество листов, отметка о получении ответа, дата.