4. Учет расходов инвалюты в загранкомандировках

Аванс на загранкомандировку может быть выдан как в рублях, так и в валюте. Для того чтобы получить валюту, организация может:

• снять деньги со своего валютного счета,

• купить валюту в обслуживающем банке,

• выдать сотруднику деньги для покупки валюты в обменном пункте,

• купить и выдать сотруднику дорожный чек в инвалюте.

• Кроме того, сотруднику можно выдать средства на командировку в безналичном порядке, оформив ему банковскую карту.

Для снятия денег с валютного счета для загранкомандировки в банк подается заявление. Унифицированной формы не существует, в каждом обслуживающем банке его форма составляется самостоятельно. Если на валютном счете организации нет необходимых средств, то организация предварительно дает банку поручение на приобретение этой валюты.

Соответственно, приобретение мы уже рассматривали, поэтому поступление наличной валюты в кассу отражается:

Д50/кассовая валюта Д52 - получена валюта для оплаты командировочных расходов (и естественно, что операция проводится по официальном курсу ЦБ).

Выдача валюты подотчетному лицу оформляется расходным кассовым ордером. При выдаче валютного аванса на командировку могут возникнуть курсовые разницы по валюте, находящейся в кассе в том случае, если день поступления валюты в кассу не совпадает с днем выдачи их подотчетному лицу.

Пример. Организация отправляет сотрудника в командировку. 11 января организация снимает со счета 600 долларов, 13 января они выданы под отчет. Курсы на 11 января 29,3916, на 13 января - 30, 9981. 

Записи:

11 января

Д50/касса в валюте К52 - 17635 (600 долларов по курсу на 11 число)

13 января 

Д71 К50/касса в валюте - 18599 - 600 долларов по курсу на 13 января. 

Д50/касса в валюте К91 - 964 рубля (600 долларов*разница курсов, либо самолет рисуем).

Покупка валюты в обменном пункте - я ее сейчас читать не буду, я ее по мылу вам пришлю. Вы пометьте себе, но это будет необязательно, ибо вопрос, являющийся спорным, не будет обязательным. Организации делают часто, ибо зачастую у них банально нет валютного счета, его по времени много открывать. Естественно, они снимают рубли, едут в обменный пункт.

Обычно аванс выдают в валюте страны, куда направлен работник, однако если это редкая, неконвертируемая валюта, работнику выдается иная, конвертируемая валюта. Тогда в учете необходимо произвести пересчет одной валюты в другую. Это делается исходя из официальных курсов ЦБ, который установлены к первой и второй валюте по отношению к рублю.

Пример. Работник организации отправляется в зарубежную командировку в Уругвай. Официальный курс уругвайского песо составляет 1,01827 рубля за эту песу. По приказу руководителя организации работнику полагается 30 тысяч песо. Ввиду того, что неудивительно отсутствие у организации такой валюты, работнику выдаются доллары, и официальный курс, знаете, самая шикарная страна в Южной Америке, и страна с наименьшей степенью коррупции, там немцы живут почему-то, которые слиняли туда после обеих войн. Официальный курс ЦБ - 29,2591, тогда сумма, которую полагается выдать работнику в долларах составит 1044 доллара. А как получили - сами посчитаете, проверите, правильно ли я посчитал. В уме.

Существуют валюты, которые вообще не котируются. В соответствии с письмом ЦБ 6-Т от 14.01.2010, при необходимости использования курса к рублю иностранной валюты, которая не включена в перечень котируемых к ЦБ валют, курс такой валюты для целей учета определяется через курс доллара, при этом курс доллара по таким валютам может применяться по данным агентств рейтерс, блумберг или данные, опубликованные в газете файненшал таймс.

То, что я говорю сейчас - это не вариант, где можно найти валюту, это совершенно официально, так прописано в письме. И это не странная ситуация, так достаточно часто делают. ЦБ в связи с занятостью часто не котирует некоторые валюты. Вот Монголия - не такая уж и маленькая страна, а мы ее не котируем. 

Основными статьями расходов при командировках являются:

• расходы по найму жилого помещения,

• расходы по проезду к месту командировки и обратно,

• суточные

• другие расходы, и этих других расходов по загранкомандировкам много - это может быть оплата страхования, затраты на получение виз, загранпаспорта ну и всякие расходы, которые действительно другие.

Все эти суммы можно включать в расходы организации. Для этого, естественно, необходимо иметь оправдательные документы. При этом в соответствии с генеральным пунктом 9 положения о бухгалтерском учете и отчетности, эти документы, если они составлены на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский.

Начисление суточных выглядит следующим образом: при проезде на территории иностранного государства, суточные начисляются в размерах, определенных локальным нормативным актом для зарубежных командировок.

При следовании работника с территории России дата пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в валюте. При следовании на территорию Росси, дата пересечения границы включаются в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Грубо говоря, если мы за сегодня уезжаем - то за сегодня в долларах, сегодня возвращаемся - за сегодня в рублях.

При направлении работника в командировку на территории нескольких государств суточные за день пересечения границы выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

С 1 января 2009 года в целях налогового учета суточные включаются в расходы полностью в размере фактических затрат.

Поэтому если кто будет писать диплом, видите, что суточные устанавливаются по нормам - либо вы считаете старую статью, либо статью для бюджетных организаций.

В то же время при расчете НДФЛ нормирование суточных сохранено. Не облагаются НДФЛ суточные, которые не превышают 2500 рублей за каждый день (п.3 ст.217 НК). Кроме того, вся сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами (п.2 ст.209 закона 212ФЗ от 24.07.2009), мы его упоминали. 

После возвращения из командировки работник предоставляет отчет о результатах командировки по форме Т-10а, авансовый отчет по форме АО-1. Этот авансовый отчет нужно представить в течение 3х рабочих дней после возвращения из командировки. К авансовому отчету работник прилагает копию загранпаспорта, в первую очередь тех страниц, которые подтверждают даты пересечения границы. Кроме того он прилагает билеты на транспортные расходы, счета на проживание, а также иные документы, подтверждающие произведенные во время командировки расходы.

Если командированный работник не полностью израсходовал полученный аванс, он должен внести остаток в кассу в течение 3х рабочих дней. Вернуть неизрасходованный аванс работник может наличной валютой, которая ему была ранее выдана, либо рублями по курсу на дату погашения задолженности.

Если командированный работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано под отчет, то по договоренности между работником и организацией, она может:

• перевести с текущего валюта на счет работника, что можно, конечно, но так заморочено,

• либо выдать из кассы валюту,

• либо выдать ему из кассы сумму перерасхода в рублях по курсу на дату выдачи.

Отражение командировки в расходах зависит от ее целей. Поэтому дебетоваться может довольно большое количество счетов: Д20,26,29,44 и даже 08 и К71 - списаны расходы, связанные с командировкой.

В налоговом учете сумма командировочных расходов уменьшает налогооблагаемую базу. Величина понесенных расходов определяется по официальному курсу ЦБ на дату утверждения отчета. Для оплаты возникающих расходов сотруднику можно выдать банковскую карту. За открытие и обслуживание пластиковых карт банк берет комиссию, которая может быть включена в состав внереализационных расходов (пп.15 п.1 ст.265).

Банковскими валютными картами действительно намного удобнее, ее можно сделать не персонально, а для командировочных расходов, кто поехал - тому и дали, не надо валюту покупать. Единственная проблема - суточные надо выдавать, а значит, через банкомат начинается снятие.

Пример. Сотрудник направлен в командировку. 11 января организация перевела 20 тысяч рублей на рублевую корпоративную банковскую карту. 12 января работник снял за границей через  банкомат 400 евро. Курс ЦБ на 12 января - 40,13.  Со счета организации списаны рубли по банковскому курсу (имеется в виду банк, который обслуживает) 40,26. Кроме того, в конце месяца за обслуживание корпоративного счета банк удержал комиссию в сумме 500 рублей.

 Записи: 

Д55 К51 - 20000 - перечислены деньги на карточный счет.

12 января

Д71 К55 - 16052 - отражена выдача денег под отчет. (400 евро по официальному курсу 40,14)

Д91 К55 - 52 рубля (400 евро* разница между курсом фактической покупки и курсом ЦБ) - отражена разница между курсом фактической покупки валюты и курсом ЦБ

Д91 К55 - 500 - удержано банком вознаграждение.

Как правило, действительно, на эти счета перечисляются деньги. Однако есть другая ситуация - под корпоративный счет не открывается отдельный субсчет, он может быть привязан к основному, но тогда предоставляются лимиты, чтобы работник не гульнул всю сумму, которая есть у вас на расчетном счете.