Образцы текстов писем-рекламаций

Сообщаем Вам, что партия лакокрасочных материалов, отгруженных Вами на судне "Ленинград" по контракту 27-005/40289, к сожалению, не соответствует по качеству нашим спецификациям, на основании которых был заключен контракт.

Согласно §... в договоре, мы имеем право отказаться от приемки этой партии товара. Однако, принимая во внимание наши длительные деловые отношения и то обстоятельство, что предыдущие поставки лакокрасочных материалов в счет данного контракта были произведены в соответствии с условиями договора и надлежащего качества, мы согласны принять эту партию товара, если Вы предоставите нам скидку в 10 %.

Приложение: акт экспертизы № 228, о несоответствии товара качеству по условиям договора.

***

Ставим Вас в известность, что вес сыров, отгруженных Вами 15 мая с.г. в вагоне № 149230 в счет контракта №02-02/4172, не отвечает железнодорожной накладной № 101235.

***

При приемке товара была обнаружена недостача 100 кг сыров. Недостача товара была установлена в исправном вагоне, за исправными пломбами станции назначения. На основе этого приемщики пришли к выводу, что недостача произошла по вине Вашего экспедитора. На основании вышеизложенного просим Вас допоставить недостающий товар или перевести деньги за него на наш расчетный счет. Двусторонний акт приемки №105 товара по количества о несоответствии условиям договора.

Просим направить ответ с обратной почтой.

Приложение:__________________________________________________________

***

Уважаемые господа!

Направляем Вам акты - извещения на недостачу__________________

_____________________________________________________________

(наименование товара)

рейс ________________________________________________________.

Вышеуказанная недостача была зафиксирована официальными портовыми и таможенными властями в порту ______ в присутствии капитана судна, который подписал указанные акты-извещения.

Наши убытки от недостачи товара составили ________ руб.

Просим Вас рассмотреть нашу претензию и перевести указанную сумму на наш счет в возможно короткий срок. Приложение: акты - извещения №847—852.

Коммерческие письма-ответы

Письмо ответ на оферту

С благодарностью подтверждаем получение вашей оферты, условия которой в целом нас устраивают. Однако нам бы хотелось, чтобы вы увеличили размер аванса, если это возможно. Напоминаем, что за нашу предыдущую работу был установлен аванс в размере 50%, и полагаем, что эта величина должна быть сохранена.

Мы бы хотели получить ваше подтверждение возможности выплаты нам аванса в размере 50% после подписания договора с окончательным расчетом по завершении работы.

Ждем вашего ответа и уверены, что сможем прийти к соглашению по данному вопросу.

Желаем Вам и Вашим коллегам доброго здоровья, семейного благополучия и счастья в новом году!

Ответ на рекламацию. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

В ответе на рекламацию сообщается о том, что:

• информация принята к рассмотрению

• претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения);

• если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают;

• денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения).

Письмо-отказ на рекламацию

Стандартные выражения ответа на рекламации:

• Приносим свои извинения за...

• Подтверждая получение Вашего письма о..., сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)…

• В ответ на Ваше письмо о..., сообщаем, что в связи… согласиться с Вашим предложением не можем.

• ... Ваша претензия признана необоснованной.

Письмо-согласие на рекламацию

• Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам...

• После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом производителем…

Письмо-подтверждение на рекламацию

Уважаемые__________________________________

Подтверждаем получение рекламации на партию асбеста и сообщаем, что Ваша рекламация принята нами к рассмотрению.

Ответ на письмо-запрос. Ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу). В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обеих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.

Письмо подтверждение (на запрос)

Уважаемые_____________________________________________________

С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения о закупке ___________________________________________

(наименование товара)

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого вами товара.

Письмо-запрос

Уважаемые __________________________________________________

Благодарим за ваше предложение о закупке________________________

^{(наименование товара)}

и сообщаем, что в закупке вышеуказанного товара мы не заинтересованы.

Письмо-сообщение в ответ на запрос о наличии товара

Благодарим за Ваш запрос и рады выслать Вам почтой два эк­земпляра общего каталога офисных товаров. Мы отметили имеющиеся сейчас в продаже типы копировальной техники, и если Вы сообщите нам, какие модели Вас интересуют, будем рады выслать Вам подробные описания.

Письмо-сообщение в ответ на запрос о присылке каталогов и прейскуранта

Мы получили Ваше письмо от 11 мая сегодня и прилагаем к нашему письму каталоги и прейскурант, которые Вы запрашивали.

Все указанные в них товары имеются в наличии и могут быть отгружены не­замедлительно по получении заказа.

Письмо-сообщение на просьбу о высылке образцов продукции

Мы рады были узнать, что Вы видели нашу продукцию на Московской между­народной книжной ярмарке, и нам очень приятно выслать с этим письмом об­разцы наших полиграфических изделий, которые охватывают ассортимент това­ров, в которых Вы заинтересованы.

Письмо-согласие на поставку товара с условиями поставки и приложением образца

Благодарим Вас за заявку от 23 ноября 2004 г. Одновременно посылаем Вам образец ежедневника, который Вы запрашивали. Мы можем предложить Вам это изделие на следующих условиях: ежедневники на 2005 г. в партиях размером 50 шт. Минимальный заказ: 3 партии. Упаковка: бесплатно. Оплата: безотзывным аккредитивом. Мы будем рады получить Ваш заказ и гарантируем быстрое его выпол­нение.

Приложение: 1 образец.

Поиск компромисса. Если в процессе коммерческой деятельности изменились какие-либо условия, возникает необходимость в поиске компромисса.

Уважаемые господа!

Благодарим за заказ № 25/14 от 12.05.2004 на системы вентиляции. Однако напоминаем, что письмом от 2б.04.2004 мы сообщили Вам об изменении цен с 1.05.2004 и приложили к нему новый прейскурант. К сожалению, в полученном нами заказе указаны цены по старому прейскуранту.

В случае согласия с новыми ценами просим подтвердить Ваш заказ, а в случае несогласия разъяснить Вашу позицию.

Отказ. Если достичь компромисса не удалось, нужно выразить отказ в вежливой форме.

Уважаемые господа!

Мы еще раз внимательно изучили наши финансовые возможности и пришли к выводу, что условия оплаты, предложенные Вами, для нас неприемлемы и не могут быть нам приятны.

В данном письме отказ не мотивируется подробно.

Рекламное письмо. Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

— письма с предложением товаров или услуг;

— письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:

1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так как больший по объему текст рекламы скорее всего прочитан не будет.

2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятным, информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.

3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить заслуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.

5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розочек, веточек и т. п.).

6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.

При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.

Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме:

1. Обращение к адресату (например, «Уважаемые господа» или «Уважаемые коллеги»). 2. Краткая характеристика компании.

3. Представление товаров или услуг с перечислением их основных достоинств.

4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.

5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т. п.).

6. Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и ответить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.

7. Выражение надежды на сотрудничество.

8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме:

1. Обращение к адресату.

2. Краткая характеристика компании.

3. Сведения об основных направлениях деятельности компании, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в сравнении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.

4. Предложение о конкретных формах сотрудничества.

5. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к сотрудничеству вопросы.

6. Выражение надежды на сотрудничество.

7. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера, лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать самим руководителям или одним из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Примеры рекламных писем