Письма, связанные с распространением информации

Письма, связанные с выражением внимания и участия

Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Письма-ответы

Письма претензионного характера

Информационное письмо

Письмо-просьба

Письмо-согласие

Письмо-напоминание

Письмо-поздравление

Письмо-извещение

Письмо-заявка

Письмо-отказ

Письмо-требование

Письмо-благодарность

Письмо-приглашение

Гарантийное письмо

Письмо-подтверждение

Претензионное (рекламационное) письмо

Письмо-соболезнование

Письмо-уведомление

Письмо-запрос

Письмо-извинение

Письмо-сообщение

Письмо-заказ

Рекомендательное письмо

Письмо-предложение

Сопроводительное письмо

Рекламное письмо

Рис. 1. Виды и разновидности деловых писем.

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражает различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем-требований и рекламационных писем).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

5. Образцы текстов писем служебные (административные) деловые письма

Инициативные письма. Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются вид, заголовок и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Направляем Вам "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994г. №173. Учитывая, что инструкция вводится в действие с 1 января 1995 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 47 л. в 1 экз.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письмо-приглашение. Письмо-приглашение — деловое письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие. Приглашения могут оформляться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия. В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: Уважаемый ....!» и ключевым глаголом является глагол «приглашаем».

« ... приглашает Вас принять участие в ...».

«Приглашаем Вас посетить выставку ...».

«Приглашаем Вас принять участие в ...».

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи). Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустима в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.). В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение мероприятия: «Оргкомитет» или «Оргкомитет конференции» и т. п. Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организаторов мероприятия несколько, или одним лицом — руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную полнись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.

17—18 июня 1998 г. фирма "Метатехнология" и издательский дом "Открытые системы "проводят семинар "Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом". Для участия в семинаре необходимо перечислить $100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (2О%) на счет: ...и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам…

Персональное письмо-приглашение

Уважаемый Владимир Петрович!

Приглашаем Вас на торжественное собрание сотрудников и партнеров компании «Светозар», посвященное 10-летию со дня создания компании.

Собрание состоится в конференц-зале главного офиса компании по адресу: Волжская ул., 10. Начало в 16.00.

Письмо-приглашение для любого заинтересованного лица

Приглашаем Вас принять участие в семинаре Правовые аспекты документирования внешнеэкономической деятельности», который состоится 17 марта 2005 г. в конференц-зале гостиницы «Центральная» (схему проезда прилагаем).

Начало семинара в 10.00, регистрация участников — с 9.30.

Справки по телефону: 34-45-79.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение с информацией о программе мероприятия

Приглашаем Вас посетить выставку «Капитальное строительство / Concrete-Russia — 2004», проводимую с 28.09.2004 по 1.10.2002 в ЛФК ЦСКА (г. Москва).

Выставка проводится при содействии Госстроя РФ, Британского сообщества бетона и и Cpi (Международное бетонное производство).

Тематические разделы выставки:

• строительство: гражданское, малоэтажное, промышленное;

• коммуникационные и инженерные решения зданий и объектов;

• проектные работы и архитектурные решения;

• центральное кондиционирование, канализация, отопление;

• лифтовое оборудование;

• подъемно-транспортное оборудование;

• земельные, дренажные работы в строительстве;

• строительные леса, опалубки, лестницы, лебедки, трубопровод; Бетон, камень, кирпич;

• полы, стены, перекрытия, оборудование для их производства;

• кровельные, гидро- и теплоизоляционные, защитные покрытия;

• кабельно-проводниковая продукция;

• оборудование для производства строительных материалов;

• лестницы, лестничные ограждения;

• работы по бетонированию, кладке камня и кирпича;

• системы утепления фасадов зданий;

• цемент, сухие смеси, гипс;

• строительный и измерительный инструмент;

• строительная техника;

• экскаваторы, краны, бульдозеры;

• строительство мостов, тоннелей, дорог;

• асфальт, дорожные покрытия, технологии;

• оборудование для производства;

• дорожно-строительная техника.

Справки по телефону: 428-71-00

Оргкомитет выставки

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:

ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез" подготовила к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-9261.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2004 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "Напоминаем".

Напоминаем Вам, что в соответствии с контрактом №24/91 от 17.03.2004г. работа по монтажу оборудования должна быть завершена до 17.06.2004г.

Просим Вас сообщить состояние работы.

***

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 02.06.2004г. истек 01.09.2004г.

***

Уважаемый Алексей Николаевич!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 02.02.2002 № 88 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок истек две недели назад. Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примите необходимые меры и сообщите нам о результатах.

***

Напоминаем Вам, что, в соответствии с условиями (пунктом...) договора № ... от... по... Вы должны... Срочно сообщите нам состояние дел.

***

Вторично высылаем Вам сведения (заявку, смету и т.д.) на ... Просим подтвердить факт их получения как можно скорее.

Письмо-просьба. Письма просьбы – это едва ли не самая распространенная группа официальных посланий. И легко понять, почему, - в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой личной или, к примеру, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж, действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила (об остальных будет сказано далее).

Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Прошу, просим» - благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали с адресатом). Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее, так как для этого существует особый вид писем – благодарственных. Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным, не зависящим от него причинам получатель письма решительно не в состоянии помочь вам. Что же, отзывать (отсылать) в таком случае «авансированные» благодарности обратно? Так что старайтесь поблагодарить человека тогда, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

Во-вторых, начинайте письмо с обоснованных мотивов вашего обращения с просьбой. Обоснованием может быть ссылка на факт и/или документ.

Образец вступления. Обоснование - ссылка на документ

В соответствии с договором от 01.03.2004 №15/83, заключенным между акционерным обществом «Сахалин-рыба» и Дальневосточным пароходством Департамента морского транспорта, пароходство до мая текущего года должно было выделить 500 пятитонных контейнеров.

Однако до настоящего времени контейнеры не выделены. В связи с коротким сроком навигации и из-за отсутствия контейнеров под угрозой срыва поставка жителям Магадана товаров первой необходимости...

***

В соответствии с договором о сотрудничестве от 15.04.2004 № 15/04 Вы приняли на себя обязательства по частичному финансированию работ по восстановлению зоны отдыха «Красное»...

***

Отделом разрабатывается проект стандарта «КС. УКП. Порядок проведения технологического контроля конструкторской документации»...

Образец вступления. Обоснование - изложение факта

В связи с разработкой институтом Генеральной схемы застройки Фабричного района города Костромы...

***

Администрацией города 12.02.2004 принято решение о перерегистрации малых предприятий, действующих на его территории...

Письмо-просьба, состоящее из одного абзаца

В связи с тем, что износ медицинской техники в больнице нашего района составляет 80% и средства на ее ремонт отсутствуют в бюджете района, просим Вас предусмотреть в бюджете области на 2004 г. 1,5 млн руб. на приобретение новой медицинской техники и ремонта действующей.

***

Просим выслать в наш адрес счет на приобретение Правил безопасной эксплуатации и охраны груда для нефтеперерабатывающих производств (НБЭ НП-200 1) в количестве 30 шт.

В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер «Стинол».

***

В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесен- ной в уставный фонд ЗАО «Сервис», в также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению.

***

Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации импортеров льготного кредита в сумме... на закупку продовольствия у фирмы «Food House» для реализации в Москве и других городах России.

***

Просим Вас сообщить реквизиты вашего предприятия для возврата денег по заявке за методическую литературу.

***

Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 экз. 6-го издания книги-методики: Викентьев И.Л. Приемы рекламы и public relations: 400 примеров, 200 учебных задач и 20 практических приложений. — СПб.; «ТРИО-ШАНС», 2002.

***

Благодарим Вас за предоставленные нам информационные материалы по вопросам делопроизводства, а также просим сообщить дополнительные сведения о базе данных «Нормативные акты в области работы с документами», в частности:

- состав базы, объем памяти, который она занимает;

- вид поставки (на дискете, в системе электронной почты);

- возможность обновления базы (внесение изменений и дополнений);

- возможность поставки демонстрационной версии;

- стоимость.

***

Для прокладки водовода диаметром 150мм от ЦТП-2 в микрорайоне «Кутузове» просим согласовать вопрос о прекращении движения транспорта по ул. Брянская в ночное время.

***

Префектурой Центрального административного округа заключен генеральный договор с (наименование организации) на разработку концепции реконструкции города и создание информационных систем управления недвижимостью. В настоящее время в офисе фирмы (наименование) отсутствуют телефоны, что делает невозможным выполнение ею взятых на себя обязательств.

Просим изыскать возможность установки пяти телефонных линий, в том числе одну для телефакса, по адресу: пр-т Буденного, 15.

***

В связи с тем, что котельная комбината № 15 потребляет незначительное количество газа (менее 3,5 млн куб. метров в год), просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2004-2005 годов.

Одновременно просим рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 15 на отопительный сезон 2004-2005 годов к системе централизованного теплоснабжения.

***

По имеющимся у нас данным, на сахароперерабатывающих заводах (Московском, Курском, Белгородском), являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, планируется проведение профилактических работ с остановкой отдельных установок, при этом графики проведения этих работ не согласованы между заводами.

В связи с тем, что одновременное проведение профилактических работ приведет к значительному снижению поступления сахаре потребителям, и принимая во внимание, что сахаропврерабатывающие заводы находятся в ведении вашего министерства, просим провести рабочее совещание с участием Правительства Москвы по вопросу производства сахара и его поставок в московский регион на период частичной остановки заводов.

Письмо-просьба, состоящее из нескольких абзацев, с опровержением (многоаспектное)

При прокладке канализации и устройстве канализационных камер по адресу ул. Гоголя, 10 на колодцы были установлены крышки, не соответствующие размеру обечаек, что приводит к сдвигу и переворачиванию крышек при проезде автомашин. Мы неоднократно устно и письменно обращались к начальнику участка Агафонову А.И. с просьбой устранить неполадки, однако меры до сих пор не приняты. Так как открытые колодцы могут привести к несчастным случаям, просим Вас принять неотложные меры по устранению неполадок.

В противном случае мы снимаем с себя ответственность за несчастные случаи, которые могут произойти по вине ОКСа ЗИЛа (опровержение)

Письмо-просьба, обосновывающее выгоду партнера

Для оперативного решения Ваших предложений и замечаний и с целью учета аналитических данных по качеству и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации просим высылать в адрес института «Точная оптика» отчеты по работе к 10-му числу каждого месяца.

Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.

Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заявление по конкретному поводу – к примеру, в поддержку делового партнера и пр.). Стандартное начало такого письма – «Настоящим посланием заявляем (заявляю) о...» Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок – например, «Просим принять данное заявление к сведению для...»

Служебные (административные) письма-ответы. Содержание писем-ответов носит зависимый характер от содержания инициативного письма, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. При составлении письма-ответа должен использоваться принцип языкового параллелизма, т.е. следует использовать ту же лексику, которую использовал автор инициативного письма. Не следует ссылаться на дату и № поступившего письма, т.к. для этого существует реквизит в составе бланка.

Письмо-разрешение (согласие). Письмо-согласие — это положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Если в письме-просьбе было обоснование, ответное письмо-согласие также нужно начинать с обоснования. Если в письме-просьбе не было обоснования, письмо-согласие нужно начинать непосредственно с изложения необходимой информации:

Сообщаем Вам, что...

Доводим до Вашего сведения, что...

Извещаем Вас о...

Готовы принять ваши условия на...

Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...

***

Сообщаем, что после получения Вашей рекламации от 27.01.2004 № 231/06-12 о недопоставке штапика AG 8с (арт. 05 05 3539) в количестве 672 м на складе нашего предприятия была проведена инвентаризация, в результате которой были выявлены излишки штапика AG 8с в количестве 600 м, что свидетельствует о недопоставке данного товара.

Приносим Вам наши извинения за допущенную ошибку и в ближайшее время обязуемся произвести допоставку штапика AG 8с (арт. 05 05 3539) в количестве 600 м.

Надеемся, что данный инцидент не отразится на ходе нашего дальнейшего сотрудничества.

***

Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы городского пассажирского транспорта в ночь с 6 на 7 января 2004 г. до двух часов ночи в связи с проведением торжественных Рождественских богослужений будет удовлетворена.

***

Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработанному вашим институтом, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве государственного стандарта.

***

Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Москве осенью будущего года международной специализированной выставки «Экология города». Тематика выставки представляет особый интерес для городского хозяйства Москвы — крупного промышленного города с многомиллионным населением. Привлечение зарубежных фирм для экспонирования своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовыгодного сотрудничества и в конечном итоге — внедрению передовых мировых технологий в отрасли городского хозяйства. Кроме того, в работе выставки смогут участвовать промышленные предприятия и научные организации России и других стран СНГ.

Правительство Москвы готово оказать содействие Всероссийскому выставочному центру и «Мессе Мюнхен» в вопросах организации и проведения выставки.

***

Рассмотрев Ваше обращение по вопросу закрытия вещевого рынка у станции метро «Черкизовская», сообщаем, что в соответствии с программой организации оптово-розничных рынков за пределами жилой зоны Москвы в 1 квартале текущего года планируется открытие оптово-розничного рынка в промзоне «Ново-Косино» для организации продажи товаров частными лицами с рук, а также с лотков и автомашин, в связи с чем вещевой рынок у станции метро - Черкизовская» будет закрыт.

В настоящее время режим работы рынка у стадиона «Локомотив» сокращен до двух дней в неделю (суббота, воскресенье). Окружным УВД и префектурой административного округа периодически проводятся мероприятия по наведению порядка на территории, прилегающей к вещевому рынку.

***

Сообщаем о готовности предоставить вашей компании в аренду 20 м выставочной площади для организации экспозиции на Всероссийской выставке фарфоровых и фаянсовых изделий с 13 июня по 13 июля этого года.

***

Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту, разработанному вашим институтом, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект.

***

Сообщаем, что строительство на территории района вам разрешено.

Письмо-отказ. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Никогда не начинайте письмо с отказа, а заканчивайте им. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор такой информацией располагает.

В связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов запрашиваемая Вами реставрационная бумага в оговоренные ранее сроки поставлена быть не может.

***

С целью увеличения выпуска конических шестерен завод «Прогресс» вводит новую линию фрезерных станков. Освоение нового оборудования потребует значительных затрат времени.

В связи с этим Вашу просьбу о дополнительной поставке конических шестерен в количестве 400 штук в III квартале с.г. удовлетворить не можем.

Письмо-отказ с компенсацией

В связи с изданием Указа Президента Российской Федерации о размещении в комплексе зданий Мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному адресу в настоящее время не представляется возможным.

На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать".

Подтверждаем участие двух специалистов в проводимом Вами семинаре. Деньги за участие в размере 3 тыс. руб. переведены на указанный Вами расчетный счет.

***

Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме №02-06/124 от 15.03.2004. Решение Правления будет принято не позднее 12.04.2004 и сообщено Вам.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату сиять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-ответ на информационное письмо

Уважаемые господа!

Мы были рады узнать об открытии нового представительства Вашей фирмы в Москве.

Желаем Вам успехов и надеемся на продолжение нашего сотрудничества в той же атмосфере взаимного доверия.

Инициативные финансовые письма. Переписка по финансовым вопросам (платежи, кредиты, отношения с банками) явля­ется неотъемлемой частью ведения деловой деятельности.

Письмо-сообщение о невозможности полной оплаты

Мы ссылаемся на Ваш счет-фактуру № 493-04 на сумму 3 500 000 руб. Вы­нуждены сообщить, что из-за непредвиденных обстоятельств, связанных с от­меной проведения торговой ярмарки, мы смогли продать только часть товара и поэтому попросили бы Вас предоставить нам продление кредита. Вы вскоре по­лучите уведомление из Вашего банка, что мы перевели сумму в 2 500 000 руб. и, если Вы примете ее в качестве частичной оплаты, мы сможем выслать Вам остаток до 14 ноября.

***

Письмо-предложение о переговорах в связи с образовавшейся задолженностью

Информируем Вас, что Ваш текущий счет у нас просрочен. Прилагает выпис­ку из него, в которой указана балансовая задолженность в размере 800 000 руб. Если задержка с перечислением выплаты обусловлена какой-либо причиной, сообщите нам, и мы готовы обсудить эту проблему. Благодарим Вас за должное внимание к этому вопросу.

***

Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем поступление аванса в размере 42 тыс. рублей на наш счет в банке «Русский стандарт».

В дальнейшем платеж за поставку товара по вашему заказу от 15.03.2004 может производиться ежемесячно в течение полугода после поступления товара на ваш склад.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется.

Директор М. П Н.И. Лядов

Гл. бухгалтер И.Ю. Лидева

***

АО "Интермаш" подтверждает готовность принять двух ваших представителей в период с … по …. Гарантируем предоставление гостиницы и оплату транспортных расходов.

Директор М. П Н.И. Лядов

Гл. бухгалтер И.Ю. Лидева

***

В связи с изменением по РФ банковских реквизитов просим направить в наш адрес новые данные о вашем расчетном счете для выписки счетов.

Директор М. П Н.И. Лядов

Гл. бухгалтер И.Ю. Лидева

***

Сообщаем новые платежные реквизиты для перечисления денежных средств за предоставленные услуги: Р/с 0000000 банк «Факел» г. Энск К/л 00000000000000 МФР 000000000 БНК 0000000 ИНН 0000000.

Директор М. П Н.А. Петров

Гл. бухгалтер Ю.И. Голева

Гарантийные письма имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.