Коммерческие письма Инициативные коммерческие письма

Письмо-запрос. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркнем, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить...», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от просьбы, в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.

Письмо-запрос о высылке информационных материалов о товаре

Мы были бы Вам признательны, если бы Вы прислали нам ... (каталог, прей­скурант, полную информацию) о ... (товар).

Письмо-заявка на высылку образцов

Мы признательны за сообщение Вашего адреса фирме «Агропром» в Во­логде, которая информировала нас, что Вы являетесь единственными постав­щиками элитного посадочного материала овощей из Тамбовской области. Мы являемся постоянными покупателями этого товара и просим Вас по­слать нам образцы различных сортов посадочного материала для картофеля с указанием самых низких цен и благоприятных условий платежа. Мы хоте­ли бы добавить, что в настоящее время заинтересованы в немедленной по­ставке примерно 30 тонн посадочного материала для рано созревающего картофеля.

Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

• качества товара, например, в случае несоответствия качеству, указанному в контракте;

• количества товара, например, в случае недокомплектации, несоответствия количеству, указанному в упаковочном листе или в других соответствующих документах;

• сроков поставки, например, в случае просрочки в поставке товара;

• упаковки и маркировки, например в случае недоброкачественной упаковки и ошибок в маркировке;

• платежа, например в случае просрочки платежа;

• других условий контракта.

Рекламация содержит следующие данные:

• основания для предъявления претензии;

• доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, нормативный акт);

• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (замена некачественного товара качественным; уценка товара, возврата части уплаченной суммы; допоставка недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара; увеличение скидки с общей стоимости товара; расторжение контракта и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта).

Результатом обоснованной рекламации может быть:

• замена дефектного товара новым;

• допоставка недостающего товара;

• процентная скидка со стоимости товара;

• уплата денежного штрафа, пени или неустойки;

• предупреждение.