Памятка для составления делового письма
1. Придерживайтесь дружественного тона.
2. Начинайте с утверждения, с которым адресат обязательно согласится.
3. Указывайте на ошибки адресата не прямо, а косвенно. Прежде, чем критиковать адресата, укажите на собственные ошибки.
4. Умейте понять точку зрения вашего собеседника (адресата) и старайтесь смотреть на вещи прежде всего с его точки зрения.
5. Делайте все, чтобы выполнение вашей просьбы казалось человеку нетрудным.
6. Будьте убедительным.
7. Информация должна предназначаться конкретному адресату.
8. Письмо должно быть кратким, но в нем должна содержаться вся необходимая информация.
9. Избегайте фраз-пустышек и многословия в тексте письма.
10. Задавайте все необходимые вопросы.
Дайте все необходимые ответы.
Никогда не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить.
13. Помните! Цель вашего письма достичь хороших деловых взаимоотношений и поддерживать их.
14. Проверьте, чтобы ваше письмо не было:
бесполезным неаккуратным неверно адресованным
амбициозным неверно составленным многословным
нудным «цветистым» слишком длинным
покровительственным трудным для понимания незаконченным
грубым запутанным оскорбительным
неподготовленным неграмотным трудно читаемым
беспорядочным плохо оформленным с ошибками
15. Убедитесь, что ваше письмо:
аккуратно хорошо оформлено легко для понимания
представительно практично содержит правильную пунктуацию
вежливо информативно ясно стилистически верно
уважительно грамматически верно написано по существу
впечатляюще правильно адресовано разделено на абзацы
легко читаемо достигает своей цели не содержит жаргона и сленга
логично не содержит ошибок приятно получателю
хорошо подготовлено уместно поучительно лаконично и убедительно
5 Классификация деловых писем
Классификация деловых писем весьма условна ввиду их массового использования и широкого разнообразия. Внутри всего массива внешней деловой переписки, в зависимости от характера деловой переписки организации можно выделить следующие группы деловых писем:
Внешняя
деловая переписка
Служебные
(административные) деловые письма
Коммерческие
деловые письма
Деловые финансовые
письма
Этикетно-имиджевые
и частные деловые письма (приветствия,
поздравления, соболезнования)
Рекламные деловые
письма
Существуют несколько видов классификации деловых писем, в их основе лежат различные классификационные признаки.
По тематическому признаку
Деловые служебные письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Деловое служебное письмо – всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в нем, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
Деловые коммерческие письма представляют собой переписку по вопросам материально-технического характера.
Деловые финансовые письма несут оперативно-финансовую информацию.
Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.
Деловые письма можно классифицировать по конкретным целям (стержневому глаголу). Можно выделить следующее в содержании деловых писем: письмо-напоминание, письмо-подтверждение, информационное письмо, письмо-приглашение, сопроводительное письмо, письмо-предупреждение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-разрешение, письмо-подтверждение.
Деловые письма можно разделить на две большие группы:
инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
письма-ответы – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Одно и тоже письмо может содержать просьбу и напоминание, т.е. быть многоапектным и одноаспектным (одна или несколько конкретных целей).
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы и так, как это представлено на рисунке (см. рис. 1).