5. Побудова таблиць, створення діаграм, робота зі списками

5.1. Узагальнена технологія роботи у ms Excel

Хоча робота у кожній електронній таблиці (ЕТ) має свої особливості, однак можна вести мову й про узагальнену технологію роботи з нею.

На першому етапі формується структура таблиці (рис. 5.1). Структура включає: визначення заголовка таблиці (заноситься заголовок та „шапка” майбутньої таблиці), назви рядків і стовпців, а також введення в комірки початкових даних, формул та функцій.

Формування структури електронної таблиці

Введення заголовку і шапки таблиці

Введення вхідних (початкових) даних

Введення формул

Робота з даними

Робота з даними

Моделювання

Одночасна робота з декількома таблицями

Робота з базами даних

Задачі:

“Що буде, якщо?

“Як зробити, щоб?

Аналіз чутливості

Статистичний аналіз та прогноз

Аналіз за допомогою вбудованих

функцій

Задачі

оптимізації

Представлення вихідних даних в графічному вигляді

Друк

Р ис. 5.1. Формування структури таблиці

З ЕТ легше працювати, якщо їх елементи компактно згруповані і розроблена стандартна схема розміщення інформації в таблицях. Складові елементи ЕТ можна розташовувати у будь-якій частині аркуша.

При розв’язанні невеликих задач дотримуються такої схеми розташування: у верхній частині розташовують заголовки, під ними – вхідні величини, ще нижче – параметри, під параметрами (у нижній частині аркушу) знаходяться формули і результати (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Варіант №1 побудови ЕТ

Такий підхід має безперечні переваги, тому що кожний наступний розділ розташовується нижче попереднього, а саму таблицю при цьому легко читати. Поруч з тим, результати обчислень знаходяться на певній відстані від вхідних величин. Саме через цей недолік може значно ускладнюватись підготовка звіту, у якому одночасно можна було б переглядати вхідні величини і результати.

Р ис. 5.3. Варіант №2 побудови ЕТ

У варіанті №2 (рис. 5.3) вхідні величини розташовуються поруч з результатами, однак таблицю складно читати, оскільки інформація рухається доволі складним шляхом.

Рис. 5.4. Варіант №3 побудови ЕТ

Ще один варіант розташування елементів ЕТ (рис. 5.4) використовується у випадку, коли вхідні величини включають в себе набір даних.

Якщо вирішувана задача потребує на аркуші багато місця (декілька екранів), тоді вхідні величини, значення параметрів, формули і результати доцільно розташовувати на окремих аркушах однієї і тієї ж книги (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Варіант №4 побудови ЕТ

У загальному випадку, користувач сам обирає схему розташування інформації. Однак, краще це виконувати обмірковано, щоб ЕТ було легше створювати і в подальшому використовувати.

На другому етапі здійснюється робота з даними, яка складається з дослідження таблиці. Таке дослідження може бути пов’язано з використанням конкретних математичних моделей (моделюванням), методів одночасної роботи з декількома таблицями та методів роботи з базами даних.

Математичні моделі допомагають користувачу отримувати нову інформацію на основі наявної таблиці, шляхом розв’язання типових задач комп’ютерного моделювання. Розв’язання задач типу: „Що буде, якщо?” дає можливість користувачеві дізнатися, як зміняться вихідні параметри, при зміні однієї або декількох вхідних змінних (умов).

Розширенням таких задач є задачі аналізу чутливості, які дозволяють визначити, як зміниться розв’язок задачі при зміні однієї або декількох вхідних величин із заданим кроком у визначеному діапазоні значень.

Зворотною, відносно до задачі „Що буде, якщо?”, є задача „Як зробити, щоб?”. Вона виникає у тому випадку, якщо метою є досягнення визначеного значення моделі і здійснюється пошук значень вхідних (початкових) параметрів, які забезпечують досягнення певної цілі. Різноманітні види аналізу даних, які містяться у початковій таблиці, можна проводити з використанням вбудованих функцій та процедур. Наприклад, статистичні функції, які входять до програмного забезпечення електронної таблиці, можуть використовуватись у статистичному аналізі або для прогнозування даних, які містяться у таблиці. Використання фінансових функцій дозволяє провести аналіз ефективності запланованих капіталовкладень, розрахувати вартість цінних паперів або розмір амортизаційних відрахувань тощо.

Для розв’язання задач оптимізації використовуються спеціальні методи математичного моделювання. Наприклад, досить часто підприємство має центральний офіс і декілька філій. В таких умовах актуальною є задача об’єднання різноманітних документів та звітів, які надходять з цих філій. Розв’язання подібної задачі потребує використання спеціальних багатотабличних зв’язків і програмних методів, для маніпулювання з файлами та генерації звітних форм. Одночасна робота з декількома таблицями – це одна з можливостей роботи з даними в електронній таблиці.

Іноді при роботі з великими електронними таблицями виникає необхідність відсортувати той чи інший рядок (стовпець) у певному порядку. Для цього в ЕТ передбачений програмний інструментарій СУБД, який дозволяє маніпулювати рядками і стовпцями, як компонентами бази даних.

На третьому етапі технологія створення електронних таблиць дозволяє в графічному режимі представити результати, які були зроблені на першому і другому етапах і наочно їх інтерпретувати.

Четвертий етап забезпечує виведення результатів на друк. При цьому результати можуть бути надруковані як в табличному вигляді, так і у вигляді графічних діаграм (графіків).