4. Системи табличної обробки даних. Табличний процесор ms excel

Основною перевагою електронних таблиць над іншими програмами, є можливість автоматичного перерахування результатів при зміні значень або формул. Будь-яку виявлену в електронній таблиці помилку, можна легко виправити, не перераховуючи при цьому всі інші значення вручну.

Електронні таблиці досить зручні при виконанні наступних операцій:

 багатократне виконання однотипних обчислень;

використання табличних даних;

 створення графіків;

 аналіз залежності від параметра (дослідження типу „що буде, якщо...”

Крім того, електронні таблиці (ЕТ) можна використовувати для багатьох додатків інженерно-технічної діяльності.

Широке поширення програм обробки ЕТ багато в чому пояснюється універсальними можливостями їхнього застосування, оскільки без обчислень не обійтися у будь-яких сферах нашого життя. Однак, на практиці така перевага, за даними розробників програмного забезпечення, нерідко призводить до того, що „середній користувач” використовує не більше 5% функціональних можливостей, закладених в MS Ехсеl, хоча платить за всі 100%.

MS Ехсеl можна використовувати як для розв’язання простих задач обліку, так і для складання різних бланків, ділової графіки і навіть повного балансу фірми. Наприклад, на підприємстві за допомогою MS Ехсеl можна опрацьовувати замовлення і планувати виробництво, вести розрахунок податків і заробітної плати, облік кадрів і витрат, здійснювати управління збутом і майном тощо.

Однак, сфера застосування програми не обмежується тільки сферою ділового життя. Завдяки могутнім математичним і інженерним функціям за допомогою MS Ехсеl можна вирішувати безліч задач також в галузі природних і технічних наук. Можливості використання цієї програми, безумовно, далеко виходять за рамки згаданих і Ви, неодноразово зможете переконатися у цьому.

4.1. Загальні відомості

MS Excel – це пакет прикладних програм, орієнтований на обробку даних, поданих у табличній формі. Саме тому його часто називають табличним процесором, або електронною таблицею.

MS Ехсеl входить до складу пакета Місrosoft Office і дає змогу розв'язувати багато видів складних фінансово-економічних задач та здатний задовольнити потреби фахівців з економіки, банківської справи, менеджменту, маркетингу, землевпорядкування, ГІС, водопостачання і водовідведення та багатьох інших спеціальностей.

Як і в програмі Microsoft Word, в MS Ехсеl можна створювати текстові документи, бланки, проводити сортування, здійснювати відбір групування даних, аналізувати їх тощо. Крім обробки та аналізу табличних даних, MS Ехсеl може:

• надавати користувачу контекстозалежну допомогу;

• подавати дані в наочній графічній формі у вигляді гістограм, графіків і будь-яких діаграм;

• переглядати велику кількість варіантів розв’язання поставленої задачі і вибирати оптимальний варіант для розв’язання та використовувати принцип „What If Else”, тобто продивитися, яким чином на вихідні результати впливають нові вхідні результати;

• працювати зі списками (базами даних) – створювати, форматувати та сортувати списки, шукати і вибирати їх елементи за заданими критеріями-автофільтрами;

• оперативно аналізувати економічну діяльність будь-яких об'єктів (організацій, підприємств, бірж, банків тощо), сприяти прийняттю правильних рішень;

• сортувати табличні дані за алфавітом, за зростанням (спаданням), за датами, місяцями тощо;

• обмінюватися даними з іншими програмами та додатками за технологією ОLE;

• формувати зведені таблиці, звіти і навіть карти з географічним прив'язуванням даних;

• створювати макроси, тобто макрокоманди, які використовуються для автоматизації процедур розв'язання задач, що часто повторюються, тощо.

Excel має інтерфейс, який автоматично надбудовується, вдосконалені засоби формування ділової графіки, розширений буфер обміну, розвинуті засоби взаємодії усіх додатків Windows з мережною технологією Інтернет/Інтранет.

В основу функціонування MS Excel, як і решти елементів програмного середовища Місrosoft Оffice, покладено відомий принцип WYSIWYG („What Уои Sее іs What Уоu Get”, тобто „що ви бачите, те й отримуєте”) тим самим, даючи змогу аналізувати результати роботи і бачити їх на екрані у такій формі, у якій вони будуть надруковані на папері.

До складу MS Excel входить декілька десятків керуючих програм. Для їх розміщення необхідна пам'ять ємністю щонайменше 40...20 Мбайт (залежно від комплектації).

Основою будь-якого табличного процесора є електронна таблиця (ЕТ). За термінологією, прийнятою в середовищі MS Excel, вона називається робочим аркушем, або просто аркушем.

Сукупність аркушів, розміщених в одному файлі, прийнято називати робочою книгою.

Книга MS Excel може включати робочі аркуші; аркуші діаграм; аркуші діалогу; аркуші макросів. Книги MS Excel зберігаються на дисках у папках, які за своєю суттю є каталогами та підкаталогами.

Послідовність папок, яка вказує, де знаходиться книга, називається шляхом до книги. Усі книги-файли MS Excel мають розширення .хls.