5.18. Створення запитів для пошуку даних за допомогою фільтрів

За допомогою фільтрів можна вибрати записи бази даних, які відповідають введеним критеріям пошуку даних.

Фільтри бувають двох типів: Автофільтр і Розширений фільтр.

Автофільтр може працювати з простими критеріями (одна умова), складними критеріями (максимум дві умови за одним полем) і складеними критеріями, які можуть містити стільки умов, скільки полів у списку, але при цьому використовують максимум дві умови за одним полем. Критерії заносяться під час роботи Автофільтра, а результати запиту для подальшого збереження користувач може самостійно скопіювати в інше місце поточного робочого аркуша або на новий аркуш.

Розширений фільтр може працювати з усіма перерахованими типами критеріїв. При цьому кількість умов у складних і складених критеріях необмежена, а результати запиту за бажанням користувача можуть бути автоматично скопійовані у вказане місце поточного робочого аркуша.

5.18.1 Автофільтр та його застосування

У вікні команди „Форма”, (рис. 5.93) критерії пошуку записів із метою їх переглядання і редагування вводилися вручну. Разом із тим в MS Excel є спеціальна програма автоматизації введення критеріїв, яка називається Автофильтр і запускається командою Данные  Фильтр  Автофильтр.

Рис. 5.93. Виклик команди „Автофільтр”

При цьому у всіх полях заголовного рядка бази з'являється кнопка виклику списку - (рис. 5.94)

Рис. 5.94. База „Замовлення” в режимі автофільтра

К лацання мишею на кнопці обраного поля, спричиняє появу на екрані низпадаючого списку автофільтра, у якому містяться різні значення критеріїв вибраного поля і три спеціальні команди-опції: «Все», «Первые 10...» та «Условие ...» (рис. 5.95).

Рис. 5.95. Низпадаючий список автофільтру

Пункт Все виводить усі значення з позначеного поля.

Пункт (Первые 10…) виводить до десяти записів з максимальним або мінімальним значеннями з позначеного поля (рис. 5.96):

Рис. 5.96. Накладення умов по списку

Пункт (Пустые) виводить тільки ті записи, де в зазначеному полі є порожні комірки, а пункт (Непустые) виводить тільки ті записи, де в зазначеному полі відсутні порожні комірки. Ці пункти з’являються у меню Автофільтра, тільки у випадку, якщо у полі є порожні комірки.

При виборі одного з наведених значень (наприклад, прізвища Замяткин), список буде відфільтрований за простим критерієм – вказаним значенням, а таблиця набуде вигляду (рис. 5.97):

Рис. 5.97. Відфільтрований список по простому критерію

Так само можна одночасно вибрати складений критерій. Наприклад, потрібно отримати дані про клієнтів, які не сплатили замовлення. Стрілка на кнопці і номери рядків стануть блакитними – це ознака того, що дані у списку відфільтровані (рис. 5.98).

Рис. 5.98. Відфільтрований список за складеним критерієм

Для відновлення показу всіх записів списку можна або поступово із меню кнопки зі стрілкою у полях, де визначався критерій, вибирати пункт Все, або одразу вибрати в меню пункт Данные  Фильтр  Отобразить все.

Стрілки на кнопці і номери рядків списку знову стануть чорного кольору – це означає, що показані усі записи.

Пункт „Условие” використовується для створення запиту із складним критерієм (максимум дві умови) за вказаним полем. Наприклад, треба відшукати дані про вироби, які замовлялися до 2003 року.

Н атискається кнопка зі стрілкою у полі „Дата замовлення”, пункт „Условие”, де можна зазначити одну умову – тоді заповнюється тільки перший рядок, або дві умови – заповнюється і перший і другий рядок.

Кнопка „И” використовується, коли потрібно одночасне виконання обох введених умов, а кнопка „ИЛИ” – у випадку, коли має виконуватися одна з двох умов (рис. 5.99):

Рис. 5.99. Користувальницький автофільтр (одна умова)

К ритерій пошуку має містити тільки одну умову – дані за датами до 2003 р., тому значення критерію заноситься тільки у перший рядок, при цьому оператор умови вибирається зі списку операторів першого рядка (рис. 5.100):

Рис. 5.100. Користувальницький автофільтр (одна умова - дані по датах до 2003 року).

Після натиснення кнопки „ОК” будуть показані результати запиту (рис. 5.101):

Рис. 5.101. Результати запиту за однією умовою

Для пошуку клієнтів Замяткина та Корнийчук, які замовляли вироби протягом 1-го півріччя 2002 р., створюється складений критерій за двома полями: полю „Прізвище клієнта” і полю „Дата замовлення”.

Для поля „Прізвище клієнта” критерій має містити дві умови, поєднаних зв’язкою ИЛИ, бо для перегляду потрібні записи з цього поля з прізвищем Замяткин або Корнийчук:

Рис. 5.102. Користувальницький автофільтр (дві умови поєднаних зв’язкою „ИЛИ”)

Рис. 5.103. Результати запиту за двома умовами поєднаних зв’язкою „ИЛИ”

Для поля „Дата замовлення” критерій також має містити дві умови, проте вони мають бути поєднані зв’язкою „И”, бо для перегляду потрібні записи з цього поля, де дати одночасно і менші за 01.07.2003, і більші 01.02.2003:

Рис. 5.104. Користувальницький автофільтр (дві умови поєднаних зв’язкою „И”)

Результатом запиту буде запис:

Рис. 5.105. Результати запиту за двома умовами поєднаних зв’язкою „И”

Кожний отриманий результат запиту можна скопіювати у визначене місце робочої книги, зробити при цьому відповідні підписи, а в основній таблиці скасувати результати запитів і за необхідності продовжити створювати нові запити для пошуку даних.

Скасовують призначений для користувача автофільтр клацанням мишею на кнопці «Отмена». Результат фільтрування запису бази даних можна зберегти у файлі (Файл  Сохранить как...), або роздрукувати (Файл  Печать).

Якщо робота із запитами стане непотрібною, автофільтр можна закрити. Для цього вибирається пункт меню Данные  Фільтр  Автофильтр – кнопки зі стрілками на назвах полів списку зникнуть, і таблиця набуде попереднього вигляду. Для подальшої роботи із запитами Автофильтра, його знову потрібно викликати за допомогою пункту меню Данные  Фильтр  Автофильтр тощо.