Подготовка к выставке

Участие в выставке может быть индивидуальным, со своим стендом, что дает наибольшие шансы на успешную презентацию. Также можно участвовать в качестве субэкспонента на стенде компании-партнера. Такое участие полезно для начинающих, так как позволяет ознакомиться с практикой проведения выставок. Кроме того, можно совместно с другими экспонентами разместиться на общем стенде на территории госучреждения, которое представляет на выставке страну или отрасль. Такая форма также позволяет набраться опыта без значительных финансовых затрат.

Планирование участия в выставке начинается с составления бюджета рекламы на выставке. В перечень расходов включаются денежный взнос организаторам выставки, расходы на экспонаты, расходы на монтаж и обеспечение работы стенда, расходы на рекламные материалы, работу с прессой и мероприятия по стимулированию сбыта, затраты на персонал.

Усредненная цена кв. метра начинается от 100-150 долл. и доходит до 300-400 долл.(иногда намного больше). Размеры, занимаемые стендом могут быть от 3 до 200 квадратных метров. Расходы компаний (стенд, промоушн, раздаточный материал, угощение и пр.) могут составлять от 100 до десятков тыс. американских долларов.

В среднем, около пятнадцати процентов общих расходов составляет арендная плата за стенд, около 5 % - эксплуатационные расходы. На монтаж, оснащение и оформление стенда приходится около 40%, на транспорт и удаление отходов - около 3 %. Заработная плата и командировочные составляют 21 %, остальные расходы составляют около 5 процентов.

Потом организовывается программа выставки. Она зависит от маркетинговых целей компании, и отбираются экспонаты. Например, если цель участия в выставке - демонстрация достижений технического прогресса, то вся продукция должна действительно соответствовать новейшим техническим стандартам и быть применима на практике.

Кроме перечня экспонатов, составляется подробный список предметов, которые должны находиться на стенде. Это упорядочивает их хранение и учет, а также своевременное пополнение (рекламных и презентационных материалов, еды и напитков).

После регистрации и оплаты места для стенда необходимо оборудовать сам стенд, который на время проведения выставки станет визитной карточкой компании.

Существует несколько базовых конструкций стендов:

- открытый (нет наружных поверхностей, стенд проглядывается насквозь и все экспонаты видны);

- полуоткрытый (стенд включает наружные поверхности, внутренняя часть не видна);

- закрытый (стенд состоит только из наружных поверхностей, для осмотра экспозиции нужно зайти внутрь).

Стандартные размеры стендов - 3×3 м, 4×3 м, 6×3 м, 6×4 м, 6×6 м. Каждый стенд независимо от размера включает три функциональные зоны:

- презентационную (все поверхности для экспонатов, демонстрационных, информационных и рекламных материалов, место для проведения мероприятий);

- переговорную (информационная служба стенда, столики для гостей, кабины для переговоров);

- подсобную (склад, кухня, технические подсобки, место для персонала, гардероб и т. д.).

Оформление стенда должно быть выдержано в фирменном стиле и характерной для компании цветовой гамме, выделяться среди стендов других экспонентов, чтобы посетители могли опознать его издалека. Мебель (столы, стулья, шкафы, витрины и т. п.) и презентационный инвентарь (стенды, стойки, диспенсеры для информационных материалов) также подбирают в едином стиле. При этом стенд должен быть не перегружен мебелью и инвентарем, чтобы посетителям не было тесно, и хорошо освещен, чтобы были видны не только экспонаты, но и информационные и рекламные материалы.

В оформлении стенда можно использовать плакаты, диаграммы, фотографии, дисплеи, кинопроекторы со звуком или без и т. д. Но информации не должно быть слишком много, так как при переизбытке посетители перестают ее воспринимать. Привлекает посетителей использование диапозитивов, видеозаписей, а также акустические эффекты - голоса птиц, шум воды и т. д.

Особенно выигрышно смотрится стенд, оформленный дизайнером с использованием яркой авангардной идеи.

Экспонаты необходимо разместить наиболее привлекательным образом, они должны быть хорошо освещены и снабжены поясняющими надписями. Желательно, чтобы экспонаты были представлены в действующем виде.