94

№	Раздел дисциплины	Лекции, час.	ПЗ, час.
9.	Составление текстов служебных документов	1	1

Раздел 9. Рекомендации по составлению текстов служебных документов. Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля. Употребление прописных и строчных букв. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Корректурные знаки и правила их применения.

Тема 9. Составление текстов служебных документов

1. Язык и стиль служебных документов

2. Особенности официально-делового стиля

3. Употребление прописных и строчных букв

4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

5. Оформление дат и чисел в документах

Требования к тексту документа. Текст документа выражает содержание управленческого действия. Он может быть представлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных до­кументов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

Текст документов, используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон допускает "в необходимых случаях официальное дело­производство в субъектах Российской Федерации, на­ряду с государственным языком Российской Федера­ции, может вестись на языках субъектов Российской Федерации на территориях их компактного проживания" [Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" // Ведомости СНД И ВС РСФСР. 1991. №50. Ст. 1740; СЗ РФ. 1998. №31. Ст. 3804.]. Только на русском языке текст составляется при направлении документов:

— в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражаются существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("были", "находились", "имеете"). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков.

Таблица — перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположен­ных по графам. Форма таблицы используется при из­ложении цифровой или словесной информации о не­скольких объектах по ряду признаков. Таблица позво­ляет представить информацию в более компактном виде, применяют таблицы для лучшей наглядности и удоб­ства сравнения показателей.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф — строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в прило­жения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Над таб­лицей слева пишется "Таблица 1". Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пи­шется над серединой таблицы с прописной буквы.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или созда­ния документа, а во второй — просьбу.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзац­ным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов, которые могут подразделять­ся на пункты, подпункты и др. Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдель­ные части текста нумеруются арабскими цифрами. Но­мер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Например: текст состоит из трех разделов, каждый из которых включает два подразде­ла, в этом случае нумерация текста выглядит следующим образом: Раздел 1, подраздел 1.1 и 1.2; Раздел 2, подраздел 2.1 и 2.2; Раздел 3, подраздел 3.1 и 3.2.

К текстам управленческих документов предъявля­ют требования, которые должны обеспечить объектив­ность и достоверность информации — краткость, точ­ность, рациональность построения, логичность изложе­ния, простота стиля. В современном русском языке насчитывают 600 тыс. слов, имеющих 7 млн значений. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, который использует значительно меньший словарный состав, т. к. этот язык применяется в замкнутых сферах общественной жизни.

Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку. Это же отно­сится и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. Однако восприятие профессиональных терминов может быть затруднено. Если термин может оказаться непо­нятным адресату, следует дать пояснение в скобках.

Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование трафаретных текстов — заранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета — справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.