63

№	Раздел дисциплины	Лекции, час.	ПЗ, час.
4.	Документирование справочно-информационных материалов	2	2

Раздел 4. Документирование информационно-справочных материалов. Справки. Докладные и объяснительные записки. Акты. Телеграммы.

Тема 4. Документирование информационно-справочных материалов

1. Справки

2. Докладные и объяснительные записки

3. Акты

4. Телеграммы

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений.

Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме:

исполнитель – руководитель – структурного подразделения – руководитель организации.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Многие информационно-справочные документы — докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.

1. Справки

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такие справки оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, ре­гистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машине.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана...", "Настоящим подтверждается, что... действительно работает..." и т. д.

СПРАВКА

97. №113

г. Новосибирск

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад — 600 тыс. рублей в месяц.

Начальник отдела кадров Подпись А.В.Иванов

Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.