7.18. Командировочные, хозяйственные и прочие расходы,

произведенные подотчетными лицами

Отражение в бухгалтерском учете выдачи (возврата) из кассы организации денежных средств подотчетным лицам.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при выдаче денег под отчет
1	71	50-1	Выданы из кассы организации суммы денежных средств работникам под отчет, на служебные командировки, хозяйственные и прочие расходы
Бухгалтерские проводки при возврате неиспользованной подотчетной суммы
1	50-1	71	Внесены (возвращены) в кассу неиспользованные суммы денежных средств работниками организации, полученные ими под отчет, на служебные командировки, хозяйственные и прочие расходы
Бухгалтерские проводки при возврате перерасхода подотчетной суммы
1	71	50-1	Погашена задолженность работникам по перерасходу (согласно расчетным документам) подотчетной суммы денежных средств из кассы организации

Отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче аванса на командировку.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при выдаче аванса на командировку наличными денежными средствами
1	71	50-1	Выдан из кассы организации аванс работнику на командировку
Бухгалтерские проводки при получении работником билетов для проезда в командировку и обратно, приобретенных организацией
1	71	50-3	Выданы билеты под отчет командированному работнику
Бухгалтерские проводки при перечислении денег для командировочных расходов на банковские карты работников
1	71	51, 52	Аванс на командировку перечислен на банковскую карту работника организации
Бухгалтерские проводки при получении денег на командировочные расходы с использованием работником корпоративной карты организации
1	71	55, субсчет "Специальный карточный счет"	Отражены денежные средства на корпоративной карте, снятые работником организации со специального карточного счета на служебную командировку

Отражение в бухгалтерском учете списания сумм командировочных расходов, произведенных подотчетными лицами.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки в производственной организации
1	20, 23, 25, 26, 29	71	Списаны на себестоимость продукции (работ, услуг) документально подтвержденные командировочные расходы
Бухгалтерские проводки в производственной организации при командировках, связанных со сбытом/закупкой материально-производственных запасов
1	44, субсчет "Коммерческие расходы"	71	Списаны на коммерческие расходы организации документально подтвержденные командировочные расходы
Бухгалтерские проводки в организации торговли
1	44, субсчет "Издержки обращения"	71	Списаны на издержки обращения организации документально подтвержденные командировочные расходы
Бухгалтерские проводки при отражении НДС по командировочным расходам, если организация применяет счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
1	19, субсчет "НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"	76	Учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах и одновременно
2	76	71	Списан НДС по произведенным командировочным расходам на расчеты с подотчетными лицами
Бухгалтерские проводки при отражении НДС по командировочным расходам, если организация не применяет счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
1	19, субсчет "НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"	71	Учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах
Бухгалтерские проводки при предъявлении НДС к вычету из бюджета
1	68, субсчет "Расчеты по НДС"	19, субсчет "НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"	Принята к вычету из бюджета документально подтвержденная сумма НДС по командировочным расходам после утверждения авансового отчета по командировке

Отражение в бухгалтерском учете списания отдельных расходов, произведенных работником организации за время нахождения в служебной командировке, по представлении им авансового отчета.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при отражении суточных по командировкам
1	20, 26, 44 и др.	71	Списаны суточные по командировке
2	70	68, субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"	Удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника
Бухгалтерские проводки при списании расходов на железнодорожные билеты (НДС выделен отдельной строкой)
1	20, 26, 44 и др.	71	Списана стоимость железнодорожных билетов без НДС
2	19, субсчет "НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"	71	Отражен НДС со стоимости железнодорожных билетов
3	68, субсчет "Расчеты по НДС"	19, субсчет "НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"	Предъявлен к вычету НДС со стоимости железнодорожных билетов после утверждения авансового отчета по командировке
Бухгалтерские проводки при списании платы за пользование постельными принадлежностями, не включенной в стоимость железнодорожных билетов
1	20, 26, 44 и др.	71	Списана стоимость постельного белья
Бухгалтерские проводки при списании стоимости найма жилого помещения (НДС выделен отдельной строкой)
1	20, 26, 44 и др.	71	Списана стоимость услуг гостиницы без НДС
2	19, субсчет "НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"	71	Отражен НДС со стоимости услуг гостиницы
3	68, субсчет "Расчеты по НДС"	19, субсчет "НДС по выполненным работам (услугам) сторонних организаций"	Предъявлен к вычету НДС со стоимости услуг гостиницы после утверждения авансового отчета по командировке
Бухгалтерские проводки при списании расходов по проезду на общественном транспорте
1	20, 26, 44 и др.	71	Списана стоимость проезда общественным транспортом

Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных со служебными загранкомандировками работников организации.

┌──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┐

│ N│ Дебет │ Кредит │ Содержание операции │

├──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┤

│ Бухгалтерские проводки на дату получения наличной иностранной валюты в │

│ кассу организации на служебную загранкомандировку │

├──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┤

│ 1│ 50, субсчет "Касса│ 52-1 │Отражено поступление валютных │

│ │ организации в │ │денежных средств для │

│ │ валюте" │ │загранкомандировок в кассу │

│ │ │ │организации с текущего │

│ │ │ │валютного счета одновременно в│

│ │ │ │валюте расчетов и в рублевом │

│ │ │ │эквиваленте (руб. экв.) по │

│ │ │ │курсу ЦБ РФ на дату выдачи │

│ │ │ │банком денежных средств │

│ │ │ │(совершения операции в │

│ │ │ │иностранной валюте) │

├──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┤

│ Бухгалтерские проводки на последний день отчетного периода при отражении│

│ курсовой разницы по наличной иностранной валюте в кассе организации │

├──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┤

│ 1│ 50, субсчет "Касса│ 91-1 │Отражена положительная │

│ │ организации в │ │курсовая разница в составе │

│ │ валюте" │ │прочих доходов организации при│

│ │ │ │переоценке валютного остатка в│

│ │ │ │кассе по курсу ЦБ РФ на │

│ │ │ │отчетную дату бухгалтерской │

│ │ │ │отчетности │

│ │ │ │или │

│ │ 91-2 │ 50, субсчет "Касса│Отражена отрицательная │

│ │ │ организации в │курсовая разница в составе │

│ │ │ валюте" │прочих расходов организации │

│ │ │ │при переоценке валютного │

│ │ │ │остатка в кассе по курсу ЦБ РФ│

│ │ │ │на отчетную дату бухгалтерской│

│ │ │ │отчетности │

├──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┤

│ Бухгалтерские проводки на дату выдачи иностранной валюты из кассы │

│ организации под отчет │

├──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┤

│ 1│ 71, субсчет │ 50, субсчет "Касса│Отражена выдача валютных │

│ │ "Расчеты с │ организации в │денежных средств работнику под│

│ │подотчетными лицами│ валюте" │отчет на служебную │

│ │ в валюте" │ │загранкомандировку │

│ │ │ │одновременно в валюте расчетов│

│ │ │ │и в рублевом эквиваленте (руб.│

│ │ │ │экв.) по курсу ЦБ РФ на дату │

│ │ │ │расхода денежных средств из │

│ │ │ │кассы организации (совершения │

│ │ │ │операции в иностранной валюте)│

├──┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────────┤

│ 2│ 50, субсчет "Касса│ 91-1 │Отражена положительная │

│ │ организации в │ │курсовая разница в составе │

│ │ валюте" │ │прочих доходов организации при│

│ │ │ │переоценке валютного остатка в│

│ │ │ │кассе по курсу ЦБ РФ на дату │

│ │ │ │совершения операции в │

│ │ │ │иностранной валюте │

│ │ │ │или │

│ │ 91-2 │ 50, субсчет "Касса│Отражена отрицательная │

│ │ │ организации в │курсовая разница в составе │

│ │ │ валюте" │прочих расходов организации │

│ │ │ │при переоценке валютного │

│ │ │ │остатка в кассе по курсу ЦБ РФ│

│ │ │ │на дату совершения операции в │

│ │ │ │иностранной валюте │

├──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┤

│ Бухгалтерские проводки на последний день отчетного периода при выявлении│

│ курсовой разницы по кредиторской задолженности подотчетного лица │

├──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┤

│ 1│ 71, субсчет │ 91-1 │Отражена положительная │

│ │ "Расчеты с │ │курсовая разница в составе │

│ │подотчетными лицами│ │прочих доходов организации при│

│ │ в валюте" │ │переоценке кредиторской │

│ │ │ │задолженности, выраженной в │

│ │ │ │иностранной валюте по курсу ЦБ│

│ │ │ │РФ на отчетную дату │

│ │ │ │бухгалтерской отчетности │

│ │ │ │или │

│ │ 91-2 │ 71, субсчет │Отражена отрицательная │

│ │ │ "Расчеты с │курсовая разница в составе │

│ │ │подотчетными лицами│прочих расходов организации │

│ │ │ в валюте" │при переоценке кредиторской │

│ │ │ │задолженности, выраженной в │

│ │ │ │иностранной валюте по курсу ЦБ│

│ │ │ │РФ на отчетную дату │

│ │ │ │бухгалтерской отчетности │

├──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┤

│ Бухгалтерские проводки на дату утверждения авансового отчета │

├──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┤

│ 1│ 71, субсчет │ 91-1 │Отражена по курсу ЦБ РФ │

│ │ "Расчеты с │ │положительная курсовая разница│

│ │подотчетными лицами│ │по счету 71 с момента │

│ │ в валюте" │ │возникновения кредиторской │

│ │ │ │задолженности по │

│ │ │ │загранкомандировке (или даты │

│ │ │ │последней переоценки) до │

│ │ │ │момента утверждения авансового│

│ │ │ │отчета │

│ │ │ │или │

│ │ 91-2 │ 71, субсчет │Отражена по курсу ЦБ РФ │

│ │ │ "Расчеты с │отрицательная курсовая разница│

│ │ │подотчетными лицами│по счету 71 с момента │

│ │ │ в валюте" │возникновения кредиторской │

│ │ │ │задолженности по │

│ │ │ │загранкомандировке (или даты │

│ │ │ │последней переоценки) до │

│ │ │ │момента утверждения авансового│

│ │ │ │отчета │

├──┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────────┤

│ 2│ 20, 26, 44 и др. │ 71, субсчет │Отражено списание расходов по │

│ │ │ "Расчеты с │загранкомандировке │

│ │ │подотчетными лицами│одновременно в валюте расчетов│

│ │ │ в валюте" │и в рублевом эквиваленте (руб.│

│ │ │ │экв.) по курсу ЦБ РФ на дату │

│ │ │ │утверждения авансового отчета │

├──┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────────┤

│ 3│ 50, субсчет "Касса│ 71, субсчет │Отражен возврат │

│ │ организации в │ "Расчеты с │неиспользованных валютных │

│ │ валюте" │подотчетными лицами│денежных средств работникам │

│ │ │ в валюте" │одновременно в валюте расчетов│

│ │ │ │и в рублевом эквиваленте (руб.│

│ │ │ │экв.) по курсу ЦБ РФ на дату │

│ │ │ │утверждения авансового отчета │

│ │ │ │(прихода денежных средств в │

│ │ │ │кассу организации) │

├──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┤

│ Бухгалтерские проводки на дату возврата перерасхода подотчетной суммы. │

│ Валютные денежные средства были получены с валютного счета в кассу │

│ организации в день погашения долга подотчетному лицу │

├──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┤

│ 1│ 71, субсчет │ 91-1 │Отражена по курсу ЦБ РФ │

│ │ "Расчеты с │ │положительная курсовая разница│

│ │подотчетными лицами│ │по счету 71 с момента │

│ │ в валюте" │ │утверждения авансового отчета │

│ │ │ │(или даты последней │

│ │ │ │переоценки) до момента │

│ │ │ │погашения долга подотчетному │

│ │ │ │лицу │

│ │ │ │или │

│ │ 91-2 │ 71, субсчет │Отражена по курсу ЦБ РФ │

│ │ │ "Расчеты с │отрицательная курсовая разница│

│ │ │подотчетными лицами│по счету 71 с момента │

│ │ │ в валюте" │утверждения авансового отчета │

│ │ │ │(или даты последней │

│ │ │ │переоценки) до момента │

│ │ │ │погашения долга подотчетному │

│ │ │ │лицу │

├──┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────────┤

│ 2│ 50, субсчет "Касса│ 52-1 │Отражено поступление валютных │

│ │ организации в │ │денежных средств в кассу для │

│ │ валюте" │ │выдачи перерасхода │

│ │ │ │одновременно в валюте расчетов│

│ │ │ │и в рублевом эквиваленте (руб.│

│ │ │ │экв.) по курсу ЦБ РФ на дату │

│ │ │ │выдачи банком денежных средств│

│ │ │ │(погашения долга подотчетному │

│ │ │ │лицу) │

├──┼───────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────────┤

│ 3│ 71, субсчет │ 50, субсчет "Касса│Отражено погашение │

│ │ "Расчеты с │ организации в │задолженности работнику по │

│ │подотчетными лицами│ валюте" │перерасходу (согласно │

│ │ в валюте" │ │расчетным документам) │

│ │ │ │подотчетной суммы валютных │

│ │ │ │денежных средств из кассы │

│ │ │ │организации одновременно в │

│ │ │ │валюте расчетов и в рублевом │

│ │ │ │эквиваленте (руб. экв.) по │

│ │ │ │курсу ЦБ РФ на дату погашения │

│ │ │ │долга подотчетному лицу │

│ │ │ │(расхода денежных средств из │

│ │ │ │кассы организации) │

├──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┤

│ Бухгалтерские проводки при возврате перерасхода подотчетной суммы в │

│ рублях по договоренности с работником организации │

├──┬───────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────────┤

│ 1│ 71, субсчет │ 50-1 │Отражена выплата суммы │

│ │ "Расчеты с │ │перерасхода денежных средств │

│ │подотчетными лицами│ │из кассы организации в │

│ │ в валюте" │ │рублевом эквиваленте (руб. │

│ │ │ │экв.) по курсу ЦБ РФ на дату │

│ │ │ │погашения долга подотчетному │

│ │ │ │лицу (расхода денежных средств│

│ │ │ │из кассы организации) │

└──┴───────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────────┘

Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами при приобретении активов.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при покупке внеоборотных активов, с оплатой их через подотчетных лиц
1	08	71	Отражена (начислена) покупная стоимость объекта, включая НДС
2	08	71	Отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС
Бухгалтерские проводки при покупке активов, относящихся к оборотным средствам, с оплатой их через подотчетных лиц
1	07, 10, 41, 15	71	Отражена (начислена) покупная стоимость товарно-материальных ценностей, включая НДС
2	07, 10, 41, 15	71	Отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС, если они включены в фактическую стоимость приобретения товарно-материальных ценностей
Бухгалтерские проводки при покупке денежных документов (с НДС), с оплатой их через подотчетных лиц
1	50-3	71	Отражено поступление денежных документов в кассу организации от подотчетных лиц в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС)
Бухгалтерские проводки при приобретении ценных бумаг, с оплатой их полной стоимости за наличный расчет
1	58	71	Начислена фактическая первоначальная стоимость ценных бумаг, принятых на баланс организации. Стоимость приобретения ценных бумаг оплачена через подотчетных лиц
Бухгалтерские проводки при отражении расходов организации по безвозмездно полученным активам
1	91-2	71	Стоимость произведенных расходов подотчетных лиц с НДС по безвозмездно полученным активам списана на прочие расходы организации

Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами при оплате работ (услуг) сторонних организаций.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки в промышленных предприятиях при отражении работ (услуг) сторонних организаций, с оплатой их через подотчетных лиц
1	20, 23, 25, 26, 29	71	Списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для промышленных предприятий
Бухгалтерские проводки в предприятиях торговли при отражении работ (услуг) сторонних организаций, с оплатой их через подотчетных лиц
1	44, субсчет "Издержки обращения"	71	Списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для предприятий торговли

Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами по операциям, связанным с оплатой труда.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при выплате заработной платы работникам по платежным ведомостям на почте
1	70	71	Списана сумма выплат заработной платы по платежным ведомостям на почте
Бухгалтерские проводки по удержаниям из заработной платы работников по исполнительным листам
1	70	71	Удержана из заработной платы работника сумма по исполнительным листам
Бухгалтерские проводки при перечислении удержаний почтовым переводом
1	76	71	Отражена сумма почтового перевода подотчетного лица (бухгалтера), ответственного за удержания по постановлению судебных органов (другие удержания)

Отражение в бухгалтерском учете списания сумм расходов, произведенных подотчетными лицами по прочим операциям.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при отражении оказанных услуг по исправлению брака в производстве, с оплатой их через подотчетных лиц
1	28	71	Списана стоимость потребленных работ (услуг) с НДС на затраты текущего периода (месяца)
Бухгалтерские проводки при списании на издержки обращения транспортно- заготовительных расходов подотчетных лиц в оптовой и розничной торговле
1	44, субсчет "Издержки обращения"	71	Отражены (начислены) расходы с НДС по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), если они включены в состав расходов на продажу в организациях торговли
Бухгалтерские проводки при списании транспортно-заготовительных расходов без расчетных документов через подотчетных лиц на отгрузку продукции (товаров)
1	45	71	Стоимость транспортно- заготовительных расходов с НДС включена в себестоимость отгруженной продукции (товаров)
Бухгалтерские проводки при погашении кредиторской задолженности через подотчетных лиц
1	76	71	Списана полностью или частично сумма кредиторской задолженности организации на расчеты с подотчетными лицами
Бухгалтерские проводки при списании расходов по чрезвычайным обстоятельствам с оплатой их через подотчетных лиц
1	91-2	71	Произведена оплата чрезвычайных расходов через подотчетных лиц организации
Бухгалтерские проводки при реализации ценных бумаг на сторону через подотчетных лиц
1	91-2	71	Отражены расходы подотчетных лиц по продаже ценных бумаг в составе прочих расходов организации-продавца. Продажа ценных бумаг не является основной деятельностью организации
Бухгалтерские проводки при отражении расходов будущих периодов, произведенных через подотчетных лиц
1	97	71	Начислена стоимость произведенных расходов будущих периодов с НДС

Отражение в бухгалтерском учете зачетов задолженностей организации и работников по суммам, выданным под отчет в российской валюте.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при погашении долга подотчетного лица организации
1	70	71	Погашена полностью или частично сумма задолженности за работником
Бухгалтерские проводки при погашении долга организации подотчетному лицу
1	71	76	Погашена полностью или частично сумма задолженности за организацией
2	76	70	Отражена сумма выплаты физическому лицу за выполненные работы (оказанные услуги)
3	70	50-1	Отражена сумма к выдаче (выплате)

Отражение в бухгалтерском учете удержания из заработной платы работников невозвращенной подотчетной суммы.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
1	73-2	71	Отражена задолженность работнику организации по не возвращенной им неиспользованной (или документально не подтвержденной) подотчетной сумме
2	70	73-2	Возмещена (погашена) из заработной платы работника невозвращенная сумма (часть суммы), полученная им под отчет

Отражение в бухгалтерском учете сумм, не возвращенных подотчетными лицами в срок.

N	Дебет	Кредит	Содержание операции
1	94	71	Списана подотчетная сумма денежных средств, не возвращенная в срок работником организации
2	70, 73-2	94	Невозвращенная сумма денежных средств погашена за счет виновных лиц