4 Протокольные вопросы приема зарубежных делегаций

(К12) Форма приема делегации зависит от цели приезда делегации и ранга ее главы. Целью визита представителей иностранных фирм может быть:

• выяснение возможностей установления контактов;

• проведение переговоров;

• подписание документов;

• организация семинаров, ярмарок, выставок и т.д.

4.1 Подготовка программ пребывания

(К13) До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать 2 программы ее пребывания в стране:

4.1.1 Общая программа, предназначенная для гостей:

• встреча делегации;

• деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);

• приемы (завтраки, обеды и т.д.);

• культурная программа;

• поездки по стране;

• проводы делегации.

2. Программа, включающая технические детали, необходимые для принимающей стороны, во избежание срывов и накладок:

(К14)

• персональный состав встречающих;

• участие представителей СМИ (в случае необходимости);

• преподнесение цветов;

• приветственные речи;

• обеспечение транспортом;

• размещение в гостинице и т.д.

В случае если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу и для неё.

Делегации, прибывающие с краткосрочным визитом на 2—3 дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.

Вечерние прогулки по западным столицам обычно приятны, что не всегда скажешь о прогулках вечером по нашим городам. Поэтому, приглашая иностранцев в свой город, желательно продумать, чем их занять по вечерам.

Вместе с тем, при составлении программы внимание принимающей организации должно быть, конечно, сосредоточено на основной цели визита делегации (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе — это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам членов делегации, а с другой — носить и общеобразовательный характер.

4.2 Порядок встречи делегации

(К15) Итак, программа составлена, пора ехать встречать зарубежную делегацию. Здесь также следует иметь в виду необходимость соблюдения некоторых протокольных правил.

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации. Другими словами, если приезжает глава иностранной фирмы, то его должен также встретить глава фирмы принимающей.

Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2—3-х человек. Если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава нашей делегации также с супругой.

4.3 Приветствия и представления

(К16) 4.3.1 Приветствия при встрече делегации

1. Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала его супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее.

2. Вторым представляется гость — глава иностранной фирмы и представляет свою супругу.

3. Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников — членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют в первую очередь. Если женщин несколько, то их представляют по рангам, а затем мужчин — также по рангам.

4. После этого глава приехавшей делегации таким же образом представляет и членов своей делегации.

5. Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибывшим вместе с членами делегации. Причем при встрече и проводах в аэропорту или на вокзале уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан (мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилеев).

Очевидно, что теплая встреча и прощание — важный элемент во взаимоотношениях между людьми, который способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы. Поэтому зарубежных гостей, приезжающих на фирму по приглашению или для ознакомления с ее деятельностью, глава фирмы должен встретить, проводить и приветствовать на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники фирмы.