6 Методические указания по прохождению практики

Методические рекомендации студенту по деловому общению с руководителями, специалистами и служащими предприятия изложены в приложении И.

Работу по анализу любой подсистемы управления целесообразно начинать с выявления структуры подсистемы, состава, связей, штатов подразделений системы, положений о подразделениях и должностных инструкций, с выявления функций, операций, сделок, задач управления, процедур управления, наиболее характерных для данной структуры, ознакомления с положениями о премировании и оценке качества труда работников подсистемы. При анализе результатов надо обратить особое внимание на выявление причин расхождений фактических и нормативных показателей деятельности подразделений или предпри­ятия. Причины выявляются и в процессе бесед с руково­дителями и сотрудниками соответствующих управленческих подразделений.

При анализе распределения задач и работ по подразделениям и исполнителям исполь­зуются положения о подразделениях и должностные инструкции или, при их отсутствии, результаты опроса руководителей и специалистов. Недостатки в распределении и перераспределении работ и задач выявляются исходя из целевой направленности дея­тельности подразделений, сложившейся и оптимальной структуры делегирования полномочий, ликвидации параллелизма, повышения уровня централизации и специализации работ.

В процессе анализа стиля управления очерчивается наиболее характерный для данной подсистемы управления комплекс решений, выявляются порядок и последовательность принятия в подразделении управленческих решений. Выявление недостатков в последовательности и обоснованиях управленческих решений проводится с целью оптимизации процесса принятия управленческих решений по последовательности, срокам, исполнителям и результатам.

При исследовании информационного обеспечения управления анализируются: потоки входящей и исходящей информации; назначение, источник, периодичность, количественные характеристики информации; комплекс документов, сопровождающих выполнение ос­новных и наиболее массовых видов управленческих функций и работ подразделения предприятия. В эти комплексы включают: 1) основной документ; 2) приложения и пояс­нения к создаваемому документу; 3) запросы и ответы по ходу работы: 4) документы, создаваемые на основании данных основного документа; 5) регистрационные и все документы, в которых фиксируется выполнение данной работы. При изучении комплекса документов определяются функции каждого структурного подразделения (исполнителя), связанного с обработкой этих документов с помощью графика состава документации, документограмм и символических оперограмм. При анализе выявляются документы, несущие однородную информацию и выявляются возможности совмещения документов, сокращения количества операций и работ, устранения ненужных реквизитов.

Маршруты движения основных и наиболее массовых потоков документов изучаются путем составления принципиальных маршрутных схем движения документов, позволяющих изучить общую протяженность маршрутов документов. При этом ставятся следующие вопросы: 1) через какие структурные подразделения (каких исполни­телей) проходит определенная группа документов и в какой последовательности; 2) сколько раз документ попадает в одно и то же подразделение и зачем; 3) каков состав операций, выполняемых с документами в каждом структурном подраз­делении; 4) какова общая протяженность маршрутов доку­ментов в процессе их разработки и обработки; 5) каковы способы передачи или транспортировки документов. Повто­ряемость реквизитов выявляется с помощью документограмм шахматного типа (по горизонтали – наименование документов по вертикали – наименование реквизитов). Для анализа характера информации переписываемой из одного документа в другой, и степени использования показателей составляются документограммы взаимосвязей и маршрутов реквизитов.

При проведении анализа организации труда специалистов управления изучаются: функции и работы, выполняемые работниками подсистемы управления; соответствие выполняемых работ занимаемой должности; нормирование и планирование труда работников подсис­темы управления; условия труда и организация рабочих мест; обеспеченность и использование средств оргтехники.

При изучении положений и должностных инструкций выявляются недостатки в их структуре и содержании. Важно проверить или убедиться в том, что в каждом документе имеются следующие элементы.

1. Общее описание функций и место подразделения в организационной структуре предприятия. 2. Место руководителя подразделения в линейно-функциональной (или иной) структуре управления. 2. Сфера ответственности, четко определяющая конкретные конечные результаты деятельности подразделения и его руководителя. 3. Ответственность руководителя подразделения за выполнение задач, которые выполняет подразделение предприятия. 4. Количественные и качественные критерии, по которым оценивается деятельность подразделения. 5. Количественные и качественные критерии, по которым оценивается деятельность управленческого аппарата подразделения, его руководители и сотрудники. 6. Система и распределение прав в подразделении предприятия. 7. Культурные и этические ценности коллектива подразделения.

При анализе оценки качества труда работников той или иной под­системы управления необходимо рассмотреть действующую на предприятии систему контроля за исполнением решений, показатели оценки качества труда в подсистеме управления и организацию стимулирования повышения качества труда работников, занятых в аппарате управления. Рекомендации должны быть направлены на повышение исполнительской дисциплины, обеспечение более полной и достоверной оценки качества труда работников, занятых в управлении, и улучшение системы стимулирования их труда.

Студенту предоставляется право проанализировать и другие интересующие его проблемы в области менеджмента предприятия и его подразделений.

Студент во время экономической и практики менеджмента должен иметь представление, что собранные и анализированные им материалы будут иметь большое значение в написании курсовых и контрольных работ, а также в аналитической и проектной части его дипломного проекта.