Вопрос 2
Как я уже сказала, деловое общение может быть как письменным, так и устным.
Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и другие.
Устные виды делового общения некоторые исследователи подразделяют на «монологические» и «диалогические» и к монологическим относят: приветственную речь, рекламу, информационную речь, доклад (на заседании, собрании). Жанры, основанные на диалоге, - это разговор, беседы, интервью, дискуссия, переговоры, совещание, пресс-конференция и т. д.
Деловая беседа, таким образом, относится к устному диалогическому виду общению.
Что представляет собой деловая беседа как разновидность делового общения?
Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.
В современном понимании деловая беседа - устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Деловая беседа отличается от иных видов официального общения присущими ей соответствующими функциями, а именно:
начало перспективных мероприятий и процессов;
контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;
обмен информацией;
взаимное официальное общение работников из одной сферы деятельности;
поддержание деловых контактов;
поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и планов;
стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.
Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, письма, телефонные разговоры. Деловые беседы, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, то есть позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.
Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Как правило, одна из главных задач беседы - убедить собеседника принять конкретное предложение.
Важным свойством деловой беседы является и то, что во время беседы, кроме выполнения запланированных функций, можно получить оперативную деловую информацию. Беседа способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.
Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:
поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
обмен информацией;
контроль начатых мероприятий;
взаимное общение работников из одной деловой среды;
поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.
Можно выделить три этапа подготовки и проведения деловой беседы: докоммуникативный, коммуникативный (собственно, беседа) и посткоммуникативный.