5

Тема 14. Основы проектирования организационных систем

План

1. Сущность и специфика проектирования организационных систем.

2. Содержание и методы проектирования организационной структуры.

3. Оценка эффективности и корректировка организацион­ных проектов.

1. Сущность и специфика проектирования организационных систем

Проектирование организационной системы — исключительно важная и ответственная задача, предполагающая создание модели бу­дущей организации, описание механизмов ее внутреннего функцио­нирования и взаимодействия с внешней средой, а также составление прогноза ее развития. Механизм внутреннего функционирования вклю­чает элементы, необходимые для производственной и управленческой деятельности (определение и ранжирование целей, оптимизация со­става подразделений, структуры управления и коммуникаций, распре­деление задач, функций, полномочий по всем звеньям, упорядочение информационных потоков и совершенствование документооборота). Механизм отношений с внешней средой включает элементы, необходи­мые для формирования и поддержания необходимых связей организа­ции с поставщиками, клиентами, посредниками, а также учета специ­фики конкурентной борьбы и действия факторов макросреды (поли­тических, правовых, демографических, культурных).

Проектирование новой организационной системы — сложный процесс, включающий несколько этапов и типовых процедур.

1-й этап: определение главной цели организации с учетом факто­ров внешней среды и потребностей общественного развития.

2-й этап: конкретизация целей-ориентиров, направленных на дос­тижение главной цели.

3-й этап: разработка общей стратегии развития.

4-й этап: разработка тактических способов реализации стратегиче­ской концепции в различных условиях внешней среды (стандартных, благоприятных, неблагоприятных).

5-й этап: создание организационной модели — схемы взаимодей­ствия всех структурных элементов.

6-й этап: создание организационной структуры управления.

7-й этап: анализ и уточнение персонального (пофамильного) рас­пределения специалистов по «рабочим местам» (РМ).

2. Содержание и методы проектирования организационной структуры

В процессе проектирования и создания организационной структу­ры и систем управления можно выделить три стадии.

Первая стадия процесса проектирования заключается в фор­мировании организационно-управленческой структуры как своеоб­разной «матрицы», в которой функциональная составляющая может быть представлена в виде «вертикали», отражающей полный перечень всех операций (функций), реализуемых организацией в процессе ее жизнедеятельности (функционирования), и «горизонтали», отражаю­щей организационные структуры (отделы, группы, подразделения), которым будет поручено их непосредственное выполнение.

В итоге формирования организационно-функциональной струк­туры (рис. 1) должны быть определены основные подразделения ор­ганизации и очерчены совокупности их функциональной деятельно­сти как системы операций с четко обозначенными границами функ­ций и ответственности за стадию работы с товаром или услугой. Организационно-функциональная структура считается завершенной тогда, когда определены системная совокупность основных подразделений (кто кому подчиняется) и все основные операции, выполняемые под­разделениями (кто что делает). Функции и подразделения образуют состав и содержание организационно-функциональной структуры.

Вторая стадия процесса связана с созданием управленческой структуры (офиса), адекватной организационно-управленческой структуре, т.е. в составе офиса должно быть такое число специалистов и такой управленческой квалификации, которое способно в заданные рыночными условиями сроки эффективно управлять функциональ­ной деятельностью организации (кто, кем и в какие сроки должен быть способен управлять). Техническое оснащение рабочих мест (РМ) мо­жет сыграть определяющую роль в обеспечении своевременности про­цесса управления.

Рис. 1. «Матрица» организационно-функциональной структуры фирмы

К числу характерных для данной стадии действий относится и оценка и распределение информационных потоков офиса по РМ по критериям объема информации и своевременности (скорости) ее об­работки на РМ с учетом предоставленных сотруднику технических средств и технологий управленческой деятельности.

Третья стадия процесса является наиболее важной и преду­сматривает детальный анализ (проверку) степени соответствия лично­стей сотрудников (конкретных менеджеров и исполнителей) специфи­ческим рыночным требованиям по каждому РМ (с учетом пола, воз­раста, уровня образования и квалификации, профессиональной ак­тивности, способности к межличностным коммуникациям и пр.).

Подводя итоги, отметим, что если первая и вторая стадии призва­ны обеспечить условия для эффективной деятельности организации, то третья стадия направлена на создание «достаточных» возможностей при персональном распределении сотрудников (ФИО, возраст, обра­зование, опыт работы, активность и т.д.) по РМ в организации и обес­печение приемлемого уровня совместимости психологических харак­теристик в системах соподчинения и/или сотрудничества (равных — «по горизонтали»).

проектирования организационных систем

Проектирование организационно-функциональных и управленче­ских структур осуществляется с использованием различных методов, которые дополняют друг друга. По мнению специалистов, наиболее эффективными являются методы:

- аналогий;

- экспертно-аналитический (экспертные опросы и оценки, графиче­ские и табличные описания организационных структур;

- структуризации целей (разработка системы («дерева») целей, экс­пертный анализ вариантов организационной структуры, составление карт прав и ответственности за достижение целей);

- организационного моделирования (математико-кибернетические, ма-тематико-статистические, графоаналитические и натурные модели) (См. подробнее: Мильнер Б. 3. Теория организации: учебник. 3-е изд. М. : ИНФРА-М, 2003. С. 388-393.).