4. Организация безналичных расчетов с покупателями в аптечной организации

К наиболее распространенному способу расчетов между аптекой и лечебно-профилактическим учреждениям относятся зачеты взаимных требований и плановые платежи. Зачеты могут носить постоянный и разовый характер, производиться между двумя предприятиями или их группой. Для проведения зачета каждому его участнику открывается отдельный счет, с которого совершаются платежи и на который зачисляются поступления. Если поступления превысят платежи, образуется сальдо, сумма которого зачисляется на расчетный счет. Сумма дебетового сальдо, образовавшегося в результате превышения платежей над поступлениями, оплачивается с расчетного счета или за счет банковского кредита.

Плановые платежи применяются в расчетах между предприятиями, имеющими постоянные и относительно равномерные отношения по поставкам продукции, каковыми являются аптеки и прикрепленные к ним на снабжение лечебно-профилактические учреждения.

Поступление денег на счет аптеки осуществляется в процессе расчетов лечебно-профилактических учреждений за приобретенные лекарственные средства и другие товары. Отпуск товаров из аптеки в лечебно-профилактические учреждения оформляется следующими документами:

1. Для обеспечения лечебно-диагностического процесса лечебно-профилактические учреждения получают лекарственные средства из аптечной организации согласно требованиям-накладным.

Требование должно иметь штамп, круглую печать ЛПУ, подпись его руководителя или его заместителя по лечебной части.

В требовании указывается наименования лекарственного средства на латинском языке, дозировка и форма изготовления (таблетки, ампулы, мази, суппозитории и т.д.), общее количество и вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и пр.), способ применения: для инъекций, для наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т.д.

Требования на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются на отдельных бланках требований для каждой группы препаратов со штампом, круглой печатью лечебно-профилактического учреждения и подписью руководителя учреждения или его заместителя по лечебной части.

Требования структурного подразделения ЛПУ (кабинета или отделения) на лекарственные средства, направляемые в аптеку этого учреждения, оформляются за подписью руководителей соответствующих подразделений и штампом ЛПУ.

В тех случаях, когда в накладной (требовании) не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, заведующий аптекой или другое материально ответственное лицо, отпускающее товар, обязано при выполнении заказа дописать во всех экземплярах необходимые данные или внести соответствующие исправления, согласовав эти данные с покупателем. Исправления должны быть оговорены и подписаны материально ответственными лицами.

Категорически запрещается исправление количества в сторону увеличения. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества. Дописывание лекарственных средств в накладной (требовании) запрещается. Пропущенные медикаменты должны выписываться в новой накладной (требовании).

На поступивших накладных (требованиях) заведующий аптекой проставляет количество и цены товаров по розничной стоимости, подлежащих отпуску, а затем их таксируют до полной копейки по каждому наименованию.

2. Оформленная накладная (требование), протаксированная и подсчитанная по розничным ценам, регистрируется заведующим или лицом, производившим отпуск товара, в Журнале учета оптового отпуска и расчетов с покупателями по форме № 22-АП. В этом журнале каждому покупателю, с которым аптека имеет постоянную связь, открывается отдельный лицевой счет.

3. На основании требований-накладных за определенный период (неделю, декаду, полмесяца), по которым были отпущены товары, аптека предъявляет ЛПУ счет с приложенными к нему копиями требований-накладных с указанием даты, номера и суммы каждой требовании-накладной, а также общей суммы по счету.

На основании счетов, выписанных лечебно-профилактическим учреждениям и другим покупателям, составляется Реестр выписанных покупателям накладных-требований (счетов) по отпущенным из аптеки товарам согласно форме № 18-АП.

4. Отпуск товара лечебно-профилактическим учреждениям производится при наличии авансов или соответствующей недоиспользованной суммы, а прочим покупателям - после предварительной оплаты счета. Предварительно оплаченные товары должны быть получены (вывезены) в течение трех дней после поступления предварительного платежа или сумма платежа полностью (частично) возвращается плательщику.

Ввиду того, что расчеты с лечебно-профилактическими учреждениями носят систематический характер, оплата стоимости полученных лекарственных средств может производиться на основе плановых платежей (авансов) с заключением договора (соглашения) на год.

5. Ежемесячно производится уточнение расчетов в Оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам по форме № 23-АП. Не реже одного раза в квартал составляется Акт выверки взаимных расчетов. Недоплаченную сумму учреждение должно перечислить на счет аптеки или вышестоящей организации до наступления очередного месяца (квартала), но не позднее, чем за 3 дня до окончания месяца (квартала). В этот же срок излишне полученные суммы должны быть возвращены аптекой по требованию учреждения или засчитаны в счет дальнейшего отпуска товаров.

При этом дебиторская и кредиторская задолженность на начало следующего месяца в целом по аптеке не должна превышать суммы однодневной реализации.

6. Для получения заказанных товаров представитель лечебно-профилактического учреждения должен предъявить доверенность.

Доверенность на получение лекарственных средств, подлежащих ПКУ, действует в течение 15 дней и является однократной. Срок действия доверенности на все остальные средства составляет, как правило, 1 год.

Получение лекарственных средств подтверждается распиской на всех экземплярах требований - накладных. В случае расхождения данных об отпуске лекарственных средств по требованиям-накладным сразу же производится исправление количества по фактическому получению. Работник аптеки расписывается в выдаче товаров и правильности таксировки требований - накладных.

7. В аптечных организациях требования ЛПУ на отпуск лекарственных средств, подлежащих ПКУ, хранятся в течение 5 лет.

Требования на остальные группы лекарственных средств хранятся в течение одного календарного года. Все требования ЛПУ хранятся в томах в сброшюрованном виде и оформляются с указанием месяца и года.