1.4. Организация документов в пределах архива.

Организация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

---------------------------------------

Дайте определение архивного фонда и архивной коллекции:

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам.

Назовите виды архивных фондов:

1. архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2. o объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

3. архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Что такое обьединенный архивный фонд?

Объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Назовите признаки образования объединенного архивного фонда:

- Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Назовите признаки образования коллекций:

Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования. В названии архивной коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости – её составитель (лицо, учреждение, в том числе – государственный архив).

Технология классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ (перечислите):

1. изучение истории фондообразователя;

2. ознакомление с основными категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.)

3. составление исторической справки

Назовите признаки определения фондовой принадлежности документов:

входящих - документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

исходящих - копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов

внутренних - документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

Впишите правила определения хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов:

Вид фонда	Хронологические даты
Архивный фонд учреждений	устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;
Архивный фонд личного происхождения	даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
Объединенный архивный фонд	даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

Крайние даты документов фондов:

Вид фонда	Крайние даты документов
Архивный фонд учреждения	единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
Архивный фонд личного происхождения	единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.