8.3. Організація складського господарства та забезпечення виробництва ресурсами.

Складське господарство на підприємстві виконує чи не найголовнішу роль у логістиці, сутність якої полягає в оптимальній організації постачання з метою без перебійного забезпечення потреб виробництва необхідними ресурсами.

Постачання відчутно впливає на конкурентоспроможність підприємства через:

• рівень собівартості закупок і транспортних витрат;

• асортимент продукції та забезпечення його виконання (пошук і необхідність доставки нових ресурсів);

• строки доставки ресурсів;

• якість закуплених;

• підготовка ресурсів до їх споживання у виробництві.

Здійснення основної діяльності неможливе без наявності засобів для виробничого процесу – устаткування, складських приміщень, процесу постачання, постійного спостереження за рухом запасів у системі фінансового й управлінського обліку.

Завдання процесу постачання повинно стати правило: мати більше постачальників, компонентів для виробництва з метою попередження можливих збоїв та розробити систему поставок мінімальними партіями і в строк.

Процес постачання є дуже динамічним, оскільки реагує на зміну потреб виробничого процесу. Необхідно стежити за обсягом виробництва й тривалістю його процесу, щоби точно визначити кількість, якість і періодичність поставок. Оптимізація запасів вимагає від персоналу знання та застосування економіко-математичних методів розрахунків партій доставки, вибору вигідного маршруту доставки, мінімізації витрат на зберігання тощо.

Раціональне використання матеріалів, мінімальний розмір витрат на їх зберігання, операційний контроль за рухом і залишками матеріальних цінностей великою мірою залежить від організації складського господарства.

Залежно від товарних характеристик матеріальних цінностей, що зумовлюють умови їх зберігання поділяються на:

• відкриті (естакади, майданчики, термінали);

• закриті (більшість матеріальних запасів зберігається в закритих приміщеннях);

• напівзакриті (з піддашшям, де зберігаються запаси, які не потребують захисту від природного середовища).

Залежно від розміщення на території склади поділяються на:

• центральні (базові);

• перевалочні (в місцях прибуття вантажів – залізничні, причальні, припортові);

• цехові (комори).

Складські приміщення повинні відповідати вимогам правильного зберігання запасів, для чого вони оснащаються стелажами, полицями, шафами, ящиками, бункерами та іншими пристосуваннями, які полегшують пошук при відпуску на виробництво. На кожний вид матеріальних цінностей виписується ярлик із зазначенням на ньому найменування цінностей, марки, розмірів, сортів, одиниці виміру, мінімальної та максимальної норми запасу та інші характеристики.

Кожному складу і коморі присвоюється номер, який обов’язково вказується при оформлені первинних документів із надходженням чи відпуску матеріальних цінностей, що необхідно для групування документів у розрізі відповідальних осіб.

Склади повинні забезпечуватися ваговими і вимірювальними приладами, мірною тарою для сипучих матеріалів, механізмами з переміщення вантажів та вантажно-розвантажувальних робіт.

За правильний облік руху матеріальних цінностей, їх належне оснащення та правильне зберігання запасів відповідальність покладена на завідувача складу (комірника). Положення про права, обов’язки і відповідальність завідувачів складів передбачено проходження інструктажу про порядок оформлення, зберігання й обліку матеріалів на складі при оформлені на роботу.

У завідувача складу береться підписка про ознайомлення з правилами й укладається з ним договір про матеріальну відповідальність. Завідувачі складами повинні щоденно слідкувати за цілісністю приміщень, наявністю протипожежного інвентарю, збереженням цінностей, дотриманням правил техніки безпеки, правильність оформлення документів із надходження і витрачання цінностей, ведення картотеки (аналітичного обліку) на складі; контролювати роботу осіб, що обслуговують складське господарство(вантажники, транспортні працівники, обліковці).

Завідувачі складами повинні вимагати від адміністрації створення умов, які гарантують надійне зберігання цінностей, забезпечують умови для правильного функціонування складів. Однією з функцій завідувачів складами є правильне і своєчасне документальне оформлення руху та виведення залишків на кожний день за всією номенклатурою цінностей, що знаходяться на зберіганні. Ведення аналітичного обліку за кожним найменуванням цінностей здійснюється самим завідувачем або обліковцем у картках складського обліку за формою.

Після кожної операції з надходження чи витрачання дощок соснових на підставі первинних документів робиться запис у картці складського обліку і виводиться залишок матеріалу вкінці робочого дня. На основі карток відділ постачання може здійснювати операційний контроль за повнотою оприбуткування вантажів і дотримання норм запасів. Як видно з картки, норма запасу знаходиться в діапазоні від 100 до 120 кв. м . аналіз показує що норма запасу була перевищена станом на 04.05, 15.05 та 21.05. перевищення норм запасу можна пояснити тим, що відділ постачання мав лише двох постачальників (м. Брошнів і м. Хуст) і отримував від них матеріали великими партіями та із значними інтервалами, що дає підстави оцінити їх роботу як не досконалу.

Функціонування складу вимагає значних витрат, пов’язаних із утриманням приміщення, устаткування складу (до розміщення матеріалів, перевезення, укладки в місця зберігання); внутрішньо-складськими витратами на опалення, освітлення, ремонт приміщень; утримання транспортних засобів; нарахуванням заробітної плати персоналу складу і відрахувань на соціальне страхування; охороною складів; витратами матеріалів при зберіганні на складі та від псування; витратами на зв’язок, канцелярські потреби та ін.

На жаль, до цього часу такі витрати відносилися до складу адміністративних, тому вони збираються по дебету рахунка 92 „Адміністративні витрати”, що з економічної точки зору недоречно.

Витрати на утримання складського господарства не є управлінськими, а відносяться до процесу постачання. Тому вони, подібно до транспортно-заготівельних витрат, повинні обліковуватися на окремому рахунку і включатися у фактичну собівартість витрачених матеріалів.

Автор рекомендує такі витрати відносити на резервний рахунок 29 „Витрати постачання”, хоча логічно було б обліковувати їх на одному з рахунків класу 9. оскільки рахунки класу 9 повністю задіяні в системі фінансового обліку й у цьому класі немає резервного рахунка, то залишається використати рекомендований рахунок 29 „витрати постачання”. Це логічно ще й через те, що у рахунках класу 2 відображаються витрати, пов’язані з виробничою діяльністю (23 „Виробництво, 24 „Брак у виробництві”, 25 „напівфабрикати”), а процес постачання пов’язаний із виробництвом безпосередньо, оскільки забезпечує його необхідними для виробничого процесу ресурсами.

І, нарешті, якщо виправданим є введення рахунка 93 „витрати на збут” та організація системного обліку (як синтетичного, так і аналітичного) збутових витрат, які у повній собівартості продукції становлять досить скромну частку (2-3%), то тим більш доцільно узагальнювати витрати постачання, частка яких на порядок вища (20-30% в окремих галузях промисловості ). До них належать заготівельні, складські, частина загально-виробничих й адміністративних витрат (утримання цехових комор, вихідний контроль якості ресурсів, витрати на утримання відділу постачання).

Отже, фінансовий облік витрат постачання треба організувати на підприємствах, де ці витрати досягають значних розмірів (складне складське господарство, проблеми з поставками, необхідні пошуки шляхів зниження витрат у процесі постачання тощо).

Концептуально облік ґрунтується на таких засадах:

• введення до плану рахунків додаткового рахунка 29 „Витрати на постачання”

• розробка регістру обліку, в якому відображається витрати на підтримання запасів (за статтями), витрати, пов’язані з замовленням і доставкою вантажів (за статтями);

• розробка методики розподілу витрат на постачання і включення їх у собівартість запасів.

Треба наголосити на тому, що введені в практику обліку національні стандарти регламентують лише порядок отримання інформації для складання фінансової звітності. Стандарти не виконують роль інструкції, а лише в загальному, концептуальному аспекті зазначають методологічні підходи до організації обліку. Головний бухгалтер може конкретизувати методологічні підходи. Розкрити їх в обліковій політиці. Наприклад, якщо у стандарті 16 немає навіть згадки про процес постачання, то це не означає, що його не потрібно обліковувати. Вести такий облік чи не вирішує керівник разом із головним бухгалтером. Справа лише в тому , чи розуміють вони роль і значення такої інформації для управління, чи розуміють цінність інформації для прийняття рішень.