Создание таблицы
Прежде чем создать таблицу, необходимо открыть базу данных, в которой MS Access будет хранить эту таблицу. Затем в окне базы данных следует выбрать закладку “ТАБЛИЦА”, нажать кнопку "Создать", и в открывшемся окне диалога выбрать необходимый режим создания таблицы: Мастер или Конструктор.
MS Access предлагает большое количество таблиц-примеров, содержащих данные из различных областей. В списке “Образцы полей” появится список полей данных, которые можно выделить и поместить в список “Поля новой таблицы”. Если имена полей недостаточно информативны, их можно изменить.
Далее в режиме Мастер MS Access предлагает установить первичный ключ.
Для изменения структуры таблицы необходимо воспользоваться режимом Конструктор. Поля таблицы расположены друг под другом. Для каждого поля – имя, тип и описание. Поле первичного ключа таблицы, как правило, может иметь тип данных "Счетчик" (AutoNumber). Этот тип данных гарантирует, что во время ввода данных MS Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности.
В режиме Конструктора можно изменить имеющиеся поля и добавить новые. Если таблица уже содержит данные, то при изменении структуры таблицы они теряются только в исключительных случаях. MS Access предупреждает об этом соответствующим сообщением.
В именах полей запрещено использовать символы ‘!’ , ’.’ , ’[’ , ’]’. Максимальная длина имени 64 символа. Не рекомендуется использовать в именах полей пробелы, т.к. в дальнейшем могут некорректно выполняться запросы.
В качестве типа данных поля можно использовать следующие стандартные типы: числовой, текстовый, счетчик, поле MEMO, денежный, логический, дата/время, поле объекта OLE. Для каждого поля можно ввести произвольный комментарий, относящийся к полю данных. Типичным комментарием является описание назначения поля.
Для каждого поля можно задать дополнительные характеристики. Например, для текстовых полей можно определить размер поля, а для числового определить длину разрядной сетки и количество разрядов после запятой.
При создании таблиц с помощью Конструктора MS Access автоматически задает первичный ключ. Чтобы определить в качестве первичного ключа иной набор полей, следует выделить соответствующие поля и нажать пиктограмму “ОПРЕДЕЛИТЬ КЛЮЧ” на панели инструментов. Во время ввода данных в поля, определенные в качестве первичного ключа, MS Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. МЕМО-поля и поля объекта OLE не могут быть первичными ключами.
Таблица как объект проектирования в MS Access
Каждая таблица имеет свойства, значения которых определяют ее вид и поведение. Ниже приведены все имеющиеся свойства таблицы/
1. AllowZeroLength (Пустые строки) |
8. FieldSize (Размер поля) |
15. Required (Обязательное поле) |
2. DataType (Тип данных) |
9. Format (Формат поля) |
16. SortOrder (Порядок сортировки) |
3. Caption (Подпись поля) |
10. IgnoreNulls (Пропуск пустых полей) |
17. Unique (Уникальный индекс) |
4. DecimalPlaces (Число десятичных знаков) |
11. FrozenColumns (Зафиксированные столбцы) |
18. ValidationRule (Условие на значение) |
5. DefaultValue (Значение по умолчанию) |
12. Indexed (Индексированное поле) |
19. ValidationText (Сообщение об ошибке) |
6. Description (Описание объекта) |
13. InputMask (Маска ввода) |
|
7. FieldName (Имя поля) |
14. Primary (Ключевое поле) |
|
В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Для быстрого перехода из одного
Ключевое поле. Установка ключевых полей.(2)
Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.
Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:
Включить в таблицу поле счетчика.
Задать для него автоматическое увеличение на 1.
Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).
Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).
Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:
Открыть таблицу в режиме Конструктора.
Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.
Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design)
Отношения между таблицами: главная и связанная таблицы.(1)
Для реляционных СУБД данные разных категорий хранятся в разных таблицах. Это позволяет исключить избыточность информации. Различают несколько типов реляционной связи.
На практике наиболее часто встречается связь “один-ко-многим” (1:М). При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей, так называемой, подчиненной таблицы.
Для создания связи необходимо определить первичный ключ, как для главной так и для подчиненной таблиц. Определение первичного ключа для подчиненной таблицы хотя и не является обязательным, но значительно увеличивает скорость работы. Для подчиненной таблицы надо определить поле вторичного ключа, тип данных и размер, которые совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Вторичные ключи отличаются от первичных тем, что для них допускаются наличие одинаковых значений полей.
MS Access автоматически следит за обеспечением целостности данных. Если редактировать запись в подчиненной таблице, то эта запись может быть сохранена лишь в том случае, если значение связующего поля присутствует в главной таблице. При редактировании главной таблицы можно удалить запись лишь в том случае, если эта запись не связана с записями подчиненной таблицы.
Таблицы связываются в режиме формирования схемы БД, при этом для установления связи 1 : М необходимо установить мышь на первичный ключ главной таблицы и потом протащить линию связи до подчиненной таблицы. Характеристики связи задаются дополнительно.
Формы, назначение, процесс создания, режимы.(1)
Во многих СУБД имеются мастера, с помощью которых можно создать экранную форму. Генераторы экранных форм – это компоненты языка и поколения, т.е они позволяют почти без программирования создать системы обработки данных с пользовательским интерфейсом. Экранные формы м. использовать для ввода и корректировки данных, для создания заставок и меню. Сегодня в экранной форме присутствует управляющие элементы, с помощью которых м. выполнять какие – то действия.
Рекомендации по созданию форм
Порядок размещения элементов в форме зависит от типа и назначения форм
Если форма предназначена для ввода данных, из неё можно исключить поля автоматически (счётчик)
Средства современных СУБД разнообразны по оформлению экрана, но желательно:
не злоупотреблять использованием цвета, шрифта, эффектов, чтобы оформление экрана не отвлекало от основных функций.
красный цвет использовать только для привлечения внимания
использовать на разных экранах одного приложения один стиль не только в оформлении, но и в расположении инфо.
не перегружать форму большим количеством элементов управления, лучше использовать несколько страниц формы
Некоторые СУБД, в т.ч Access, позволяют выводить отдельный элемент всегда (н-р режим ввода). Такие действия выполнять можно, но соблюдать следующее: для того, чтобы пользовательская форма открывалась сразу, используется макрос Auto Exec
При проектировании системы необходимо спланировать, какие будут ограничения целостности, т.е часть полей будут явл. обязательными, а часть нет, значит обязательные м. выделить цветом.
Выбор типа экранной формы влияет на возможности организации ввода инфо
Во всех формах одного приложения одни и те же действия д. выполняться одинаково.
Запросы, назначение, основные типы запросов, процесс создания.(2)