1.3. Первичный учет материалов

Поступление и расход материальных ценностей оформляется соответствующими первичными документами. Подотчётные лица при приобретении материалов в торговле, на колхозных рынках или у населения сдают ценности по товарному счёту или акту (справке), составляемому при покупке материалов за наличный расчёт у частных лиц. Поступление на склад материалов собственного изготовления, материалов оприходованных после демонтажа оборудования, возврат материалов подразделениями на склад,сдача отходов, брака оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов (форма М-13).

При поступлении материалов от поставщиков основными документами для оприходования являются товарно-транспортные накладные форм ТТН-1 и ТН-2. Первичные документы фиксируются в журнале учета поступающих грузов (форма М-1). Для получения материалов со склада поставщика уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и выписывается доверенность на получение материалов.

Если при приемке материалов не обнаружены расхождения между данными поставщика и фактическими данными, то в момент их оприходования составляется приходный ордер ( форма М-4 ). Вместо приходного ордера на документах поставщика проставляется штамп, в оттиске которого указываются те же реквизиты, что и в приходном ордере.

При установлении несоответствия поступивших материалов данным указанным в документах поставщика приемку осуществляет комиссия и оформляет акт о приемке материалов ( форма М-7 ). Акт служит основанием для предъявления претензий к поставщикам или транспортным организациям.

Материалы, поступающие на ответственное хранение фиксируются заведующим складом в специальной книге ( карточке ).

Отходы, образующиеся в подразделениях, собираются и сдаются на склад по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества. Стоимость отходов определяется исходя из цен возможного приобретения или продажи. Стоимость отходов относится на уменьшение стоимости материалов, отпущенных в производство.

Отпуск материалов в производство оформляется в зависимости от специфики производства: лимитно-заборными картами ( форма М-8 ), требованиями-накладными ( форма М-11 ), актами, при реализации на сторону – накладными на отпуск материалов на сторону, накладными ( форма М-15 ). Организации могут самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы.

Лимит на отпуск распространяется на основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и инструменты.

Материалы могут отпускаться в производство сверх лимита по особому требованию, при наличии соответствующего письменного разрешения ( например,на исправление брака ). На требованиях проставляется штамп «сверх лимита».

При замене материала, предусмотренного технологией, другим материалом оформляется требование на замену.

Пришедшие в негодность материалы по истечении сроков хранения списываются на основании составленных актов на списание материалов. В актах указывается:

наименование списываемых материалов;

количество;

фактическая себестоимость;

срок хранения;

дата поступления материалов;

причина списания;

информация о взыскании с виновных лиц материального ущерба.

Списание материалов , передаваемых по договору дарения или безвозмездно, производится на основании заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск материалов, товарно-транспортных и товарных накладных и др.

На основании первичных документов материально ответственными лицами производятся записи в карточке складского учёта материалов ( форма М-17 ), в которой после каждой записи определяется остаток. Карточка открывается на календарный год на каждый номенклатурный номер материала. Карточки регистрируются в специальном реестре (книге), а при автоматизированной форме учета - на машинном носителе.