5.2.8. Метод матричного моделирования.

Информационная модель служит основным, завершающим обследование документом, отражающим во взаимоувязанной форме деятельность как любого подразделения (отдела), выполняющего определенные функции управления, так и всего предприятия в целом [8], [14]. Матричная информационная модель обеспечивает:

- выражение в наглядной форме процесса формирования и движения показателей и документов;

- отражение в единообразной комплексной форме всех данных о деятельности каждого из подразделений;

- возможность представления в комплексной форме необходимых данных о деятельности всей обследуемой системы в целом;

- выяснение структуры и функций отдельных подразделений предприятия в условиях комплексной системы обработки данных.

Матричная информационная модель представляет собой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи всех подразделений предприятия и его окружения (через движение документов и показателей), а также формирование новых данных в процессе функционирования системы управления. Это - модель выявления потоков информации предприятия или любого ее подразделения, выражающая количественно и качественно все их внешние и внутренние характеристики. Модель состоит из четырех квадрантов и трех вспомогательных разделов. Каждый из квадрантов и разделов имеет свое специфическое содержание и назначение.

В 1 квадранте информационной модели отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Этот квадрант имеет шахматную композицию, т. е. одинаковое наименование документов и показателей по строкам и столбцам. Квадрант характеризует и процессы проведения всех планово-экономических расчетов в подразделении: формирование документов (показателей) и их использование.

Столбцы квадранта I содержат сведения о том, какие документы (показатели) используются для формирования других документов (показателей), а строки показывают, сколько раз и для формирования каких документов (показателей) используются показатели из документов данного подразделения. Каждый из блоков, расположенных по основной диагонали I квадранта, отражает формирование показателей данного документа.

Итоговые результаты I квадранта характеризуют: по столбцу — количество разработанных в подразделении показателей, используемых для формирования показателя данного столбца; по строке — степень использования данного показателя в формировании других показателей этого документа или показателей каких-либо других документов подразделения.

Во II квадранте наименование строк совпадает с наименованием строк I квадранта, по столбцам дается наименование потребителей документации. Во II квадранте, следовательно, отражается передача документов, разработанных данным подразделением, в другие отделы заводоуправления и цехи, во внешние организации, а также в архив подразделения.

Каждый столбец квадранта отражает степень заполнения документов, разрабатываемых в подразделениях и передаваемых другим службам. Строки характеризуют распределение показателей из данных документов по подразделениям-потребителям.

Итоговые результаты характеризуют по столбцу — количество показателей, передаваемых данным подразделением всем другим; по строке — использование показателей или документов данного подразделения во всех других подразделениях.

В III квадранте наименование столбцов совпадает с наименованием столбцов I квадранта; наименование строк — входящие документы и показатели в разрезе подразделений-поставщиков, В III квадранте отражаются все документы, поступающие из других подразделений и внешних организаций, а также направления их использования. Следовательно, квадрант характеризует связи данного подразделения со всеми другими по линии получения необходимой документации, т. е. вход данного подразделения.

Столбцы III квадранта характеризуют использование получаемых от других подразделений сведений для формирования новых документов или показателей. Строки характеризуют использование поступающих документов и показателей в данном подразделении.

Итоговые результаты характеризуют: по столбцу — применяемость поступающих показателей; по строке — количество входящих показателей для формирования показателя I квадранта или простую их переписку в новый документ.

В IV квадранте содержание строк совпадает с третьим квадрантом, а столбцов — со вторым. IV квадрант отражает передачу входящих документов, данные которых используются в подразделении и передаются для последующей обработки в другие подразделения, т. е, он характеризует проходящие через рассматриваемое подразделение документы.

Итоговые результаты характеризуют: по столбцу — использование поступающих показателей или документов, передаваемых другим подразделениям, по строке — количество поступающих показателей или документов, передаваемых другим подразделениям.

Кроме квадрантов, имеются три вспомогательных раздела — левый, нижний и правый.

Левый раздел отражает признаки как составные элементы показателей каждого из документов, которые разрабатываются или поступают в данное подразделение. Каждый отдельный столбец раздела характеризует применяемость признака в различных документах и показателях (разрабатываемые и поступающие) данного подразделения. Строка отражает набор тех признаков, которые включаются в каждый из документов данного подразделения.

Левый вспомогательный раздел, в свою очередь, делится на две части — подразделы А и Б. Подраздел А отражает те признаки, которые имеются в разрабатываемых данным подразделением документах, подраздел Б —признаки поступающих документов.

Правый вспомогательный раздел содержит обобщающую характеристику разрабатываемых показателей информационной модели.

I и II квадранты, вместе взятые, показывают процесс создания показателей и документов и передачи их в другие подразделения, внешние организации или в свой архив.

I и III квадранты отражают процесс формирования показателей и документов в данном подразделении; I квадрант — показатели, разработанные в отделе, III — входящие показатели, которые используются для формирования создаваемых данным подразделением показателей и документов.

II и IV квадранты отражают выход всех документов и показателей, которые создаются в подразделении или поступают от других. Они дают полное представление о связях данного подразделения со всеми другими (внутренними и внешними) через документооборот, т. е. о потоках информации.

III и IV квадранты, вместе взятые, отражают использование, контроль или простую переписку документов и показателей, необходимых в деятельности данного подразделения.

Подраздел Б и III квадрант отражают процесс поступления документов и показателей и дальнейшее их использование в данном подразделении.

Существует ряд вариантов этой основной модели, каждый из которых имеет свои особенности классификации позиций, заполнения и т. д. Выбор конкретных видов классификации и, следовательно, форм информационных моделей осуществляется в соответствии с задачами и средствами анализа. Метод матричного моделирования применим главным образом на промышленных предприятиях, где опрос сотрудников относительно характера решаемых задач обычно мало результативен, а процессы обработки данных занимают большую часть времени работников управления.