5. Інтерпретація

Порівняйте отримане значення психологічного віку з Вашим реальним паспортним віком. Якщо психологічно Ви набагато старіші свого віку, то необхідно більше уваги приділяти життєвій перспективі, замислюватися над новими життєвими планами, сподіваннями.

Якщо ж психологічно Ви набагато молодші, це може свідчити про надмірний оптимізм, тому що Ваша перспектива розрахована на більший діапазон часу, ніж той, який Ви маєте насправді в дійсності. На питання, що ж краще, відчувати себе молодшим чи старішим за свої роки, правомірною буде така відповідь: значення психологічного та хронологічного віку не повинні бути дуже далекими одне від одного (оптимальний розрив не повинен перевищувати 3-4 років). І якщо для молоді більш природно почувати себе дещо старшими, а в похилому віці - молодшими, то в зрілості головною є - гармонія перспективи та досвіду.

Тема 3.3. Планування особистої роботи менеджера Тестові завдання 3.3. Оберіть правильну відповідь:

1- Правильна послідовність аналізу робочого часу менеджера:

і. Інвентаризація часу - вимірювання витрат часу (з визначенням часу продуктивної діяльності та перешкод, перерв у роботі) -визначення джерел втрат часу - аналіз причин втрат часу.

118

119

2. Інвентаризація часу - самофотографія робочого дня - _ан рутинної праці - визначення резерву часу. ³

3. Визначення резерву часу - прийняття рішень по пріоритетах передорученню - визначення джерел втрат часу.

4. Складання переліку завдань - визначення витрат часу _Дій проведення окремих робіт - прийняття рішень по пріоритетах контроль (урахування незробленого).

2. За періодом планування виділяють такі плани особистої роботи менеджера:

і. Планування часу - оперативні (тижневі плани-графіки та щоденні графіки робочого дня), планування результатів перспективні (річні плани) та середньострокові (квартальні та місячні плани)

2. Поточні та перспективні.

3. Перспективні (п'ятирічні) та поточні (щоденні) плани.

4 Оперативні - планування результатів (річні плани) середньострокові (місячні плани) та короткострокові.

3. Складаючи річний план особистої роботи, менеджер повинен перш за все занести до плану

1. Очікувані неперіодичні незафіксовані у часі справи.

2. Поточні справи.

3. Фіксовані періодичні справи

4. Справи за власною ініціативою.

4. Співвідношення між жорстко запланованим та резервним часом при складанні оперативного плану особистої роботи менеджера повинно перебувати у межах:

1.80% до 20% 2.50% до 50%

3. 60% до 40%

4. плануються всі 100% робочого часу

5. Оберіть найбільш вдале формулювання запису діяльності У денному плані особистої праці менеджера:

1. "14 год. - зателефонувати п. Сидоренку".

2. "14 год. - зателефонувати до банку п. Сидоренку".

3. "14 год. - узгодити з банком попередні умови пролонгаци кредиту.

120

планування робочого часу (тайм-менеджмент) включає такі

\ Інвентаризація часу - вимірювання витрат часу (з визначенням часу продуктивної діяльності та перешкод, перерв у роботі) -визначення джерел втрат часу - аналіз причин втрат часу.

2. Складання переліку завдань - визначення витрат часу для проведення конкретних робіт - прийняття рішень по пріоритетам та передорученню - контроль (урахування незробленого).

3. Самофотографія робочого дня - визначення резерву часу -визначення джерел втрат часу - складання плану у щоденнику -контроль (урахування незробленого).

4. Складання переліку завдань - визначення витрат часу на проведення конкретних робіт - розрахунок резерву часу -прийняття рішень по пріоритетам та передорученню — контроль (урахування незробленого).

7. У першу чергу до ділового щоденника на наступний день заносять:

1) розгляд пошти, складання бізнес-плану;

2) підписання листів, прийом з особистих питань;

3) бесіду з порушником дисципліни;

4) наради та зустрічі за межами підприємства, прийом з особистих питань.

8. Плануючи свою особисту працю, менеджер складає плани:

1) у довільній послідовності;

2) починаючи з щоденних - узагальнює до тижневих - далі до місячних - завершує річним;

3) починаючи із річних - конкретизує до місячних - далі - до тижневих - завершує щоденними;

4) залежно від того, перспективні або поточні справи він планує.

9' Шд час складання оперативних планів особистої роботи менеджера Заховується така закономірність:

1) 40% часу планується, 60% — залишається для несподіваних справ (резервний час);

2) 80% часу планується, 20% - залишається для пауз;

3) 60% часу планується, 40% — залишається для несподіваних справ (резервний час);

4) планом охоплюються всі 100% робочого часу

121

10. До плану особистої роботи менеджера спочатку заносять

1) справи, які мають певні часові рамки;

2) справи, які жорстко фіксовані у часі;

3) поточні справи;

4) комплексні справи.

11. Після складання переліку передбачуваних на завтра подій процесі планування особистої роботи та підсумовування очікувано" тривалості менеджер отримав загальний необхідний час 7 годин ЗО хвилин. Оберіть подальші раціональні кроки у плануванні:

1. Перенести всі справи до ділового щоденника (по годинах) з урахуванням їх характеристик (з чиєї ініціативи, фіксовані у часі чи ні, терміновість, важливість).

2. Встановити пріоритети, делегувати частину справ або скоротити відпущений на них час. Залишок справ перенести до ділового щоденника з урахуванням їх характеристик.

3. Залишити тільки перспективні та невідкладні справи і перенести їх до ділового щоденника.

12. Якщо у результаті контролю виконання денного плану особистої роботи менеджера виявлені невиконані справи, їх треба

1. Обов'язково перенести до плану на наступний робочий день.

2. Проаналізувати необхідність її виконання і, залежно від результату або перенести на наступний день, або делегувати, або відмовитися від виконання

3. Перенести на наступний день всю невиконану діяльність, фіксовану у часі.

4. Визначити невідкладні поточні справи і перенести їх до плану на наступний день

13. Основними критеріями визначення пріоритетності справ при складанні плану особистої роботи менеджера є:

1. Зміст справи та характер ініціативи.

2. Важливість, терміновість та фіксованість у часі.

3. Періодичність повторення, зміст справи та предмет діяльності.

4. Період, який охоплює справа, періодичність повторення, тривалість.

14. Послідовність занесення справ до ділового шестиденника або щоденника у процесі складання оперативного плану особистої роботи менеджера є такою:

122

і Спочатку до шгану-графіку вносять всю операторську діяльність, фіксовану у часі, потім - справи з ініціативи підлеглих, тривалість яких підказана досвідом. Далі - нефіксовані у часі справи.

2. Спочатку до плану-графіку вносять роботи з зовнішньої ініціативи, час початку яких фіксований, очікувана тривалість -підказана досвідом. Потім - звичайні цільові заходи, фіксовані у часі. Далі - нефіксовані у часі справи.

3. Перш за все до плану-графіку вносять звичайні цільові заходи, фіксовані у часі. Потім - перспективні справи, далі -евристичні, вже потім - операторські.

4. Перш за все до плану-графіка вносять перспективні та евристичні справи, потім - роботи з зовнішньої ініціативи, час початку яких фіксований, очікувана тривалість підказана досвідом. Далі - операторська діяльність.

15. Найбільш важливі та складні, а також неприємні справи слід планувати:

1. На несприятливу для особистої працездатності менеджера частину доби або на кінець дня.

2. На найбільш сприятливу для працездатності менеджера частину доби.

3. Обов'язково на ранок.

4. На післяобідні найбільш спокійні години.

16. Щовечора при складанні плану особистої праці на наступний день менеджеру рекомендується:

1) розпланувати 8 годин повністю;

2) розпланувати передбачуваними справами не більше 5-ти годин, залишавши решту часу на несподівані справи;

3) розпланувати половину часу передбачуваними справами, а решту лишити на несподівані;

4) розпланувати 3 години на перспективні справи, 3 години - на поточні, 2 години - на справи з ініціативи підлеглих.

І?' Основні напрямки аналізу часу на основі обліку:

1) самофотографія, визначення перешкод та втрат, складання плану на наступний період;

2) визначення, який час є у розпорядженні менеджера і прийняття рішень по пріоритетах;

123

3) фіксування всіх подій робочого дня у спеціальній таблиці статистична обробка і складання звіту; '

4) підсумовування витрат часу на кожний різновид робіт розрахунок структури за окремими видами робіт, окремий аналіз втрат, порівняння ритму службового навантаження власним індивідуальним ритмом працездатності.

18. Під час планування особистої праці, визначаючи пріоритетність менеджер приймає рішення:

1) про те, які справи перспективними, а які - поточними;4

2) про першочерговість та другорядність справ;

3) про евристичний або операторський зміст праці;

4) про загальну підсумкову тривалість запланованих справ.

19. У першу чергу до плану особистої праці менеджера заносять:

1) справи з власної ініціативи;

2) справи з ініціативи підлеглих;

3) справи з зовнішньої ініціативи;

4) перспективні справи

20. У робочій ситуації менеджера принцип Парето означає, що...

1.40% витрат праці на вирішення дійсно важливих проблем

забезпечують 60% результату, на решту 60% витрат праці

витрачених на другорядні проблеми припадає 40% результату.

Спочатку - нечисленні життєво важливі справи, а вже потім -

численні другорядні. 2. 20% робочого часу залишаються в резерві для непередбачених

справ, а 80% - треба розпланувати. Спочатку - евристичні

справи, потім - операторські. 3.20% витрат праці на вирішення дійсно важливих проблем

забезпечують 80% - результату, на решту 80% витрат праці

витрачених на другорядні проблеми припадає 20% результату.

Спочатку — нечисленні життєво важливі справи, потім -

численні другорядні.

Рольова вправа 3.3.1. " СКЛАДАННЯ РІЧНОГО ПЛАНУ РОБОТИ "

(виконується на окремих аркушах у клітинку)

вихідна інформація:

Минуло 15 років, як Ви закінчили університет. Ви - голова правління великого торговельного центру. Працюєте з заступником, секретарем. Дія відбувається у грудні.

Загальна характеристика об'єкту

ВАТ універмаг (продаж більшості груп непродовольчих товарів широкого вжитку та основних продовольчих товарів). Основна будівля - окреме спеціально побудоване чотириповерхове приміщення. Мережа - 6 філій. Окреме складське приміщення.

Завдання

1. Скласти річний план особистої роботи менеджера на наступний рік, максимально узгодивши ділові та особисті інтереси.

2. Визначити, хто виконуватиме обов'язки керівника підприємства під час Вашої відсутності.

! Увага! Завдання виконується по варіантах (І, II, III), кількісні значення наведено у дужках поряд з кожним показником.

Інформаційне забезпечення

Передбачувані події: 1. Звітність

1.1. - статистична: строки подання — річна — до. 10.01, квартальна — до 10,04, ..07. ..10.

1-2.- баланс річний - до 15.01, квартальні до 10.04. ..07., ..10.

1-3. - податкова - строки подання до інспекції: річна до 20.01, квартальні до 15 першого місяця нового кварталу. (Звітність готує апарат управління, менеджер - підписує, але максимально вдумливо, перевіряючи та контролюючи, орієнтовна тривалість — два-три дні на вивчення і підпис).

^•4. - щомісячна підсумкова нарада апарату управління та керівників лінійних підрозділів - 4-5 число кожного місяця.

124

125

2. Щоквартальне засідання правління акціонерц_Ог товариства - другий тиждень місяця, наступного за кінцевим кварталі. (Звітна доповідь).

3. Річні збори акціонерів- традиційно другий / ц _ третій, III - другий) тиждень лютого. (Звітна доповідь правлінню десь за два тижні до зборів. Доповідь на зборах)

4. Колективний договір- укладання та підписання на зборах трудового колективу. Домовленість по остаточних строках буде досягнута з профспілками пізніше, але традиційно відбуваються в кінці січня (останній тиждень) /II - перший тиждень лютого, Щ -другий тиждень лютого/.

(Менеджер при підготовці спілкується з юристом, з профспілковими лідерами. Готує співдоповідь на зборах).

5. Торговельно-промислова палата України -підприємство є її членом. Загальні річні збори відбуваються традиційно у першій декаді /ІІ,Ш - у другій декаді/ квітня. (Підготовки ніякої не потребує, суто представництво. Звітуватиме палата. Контакти з конкурентами, постачальниками).

6. Міжнародна асоціація універмагів-передбачена щорічна конференція у другій половині липня у Амстердамі /II - друга половина жовтня, Мілан; III - друга половина жовтня, Осло/.

7. Очікується запрошення на участь у святкуванні ювілею Братиславського універмагу, приблизний термін - 10-15 березня. ЛІ -Прага, 10-15 листопада, III - Будапешт, 15-20 вересня /

8. Зміни у матеріально-технічній підсистемі: Заплановано ремонт одного зі складів - саме того, що в

окремому приміщенні (з квітня по вересень). /II- ремонт однієї з філій, з квітня по липень; III - з жовтня по грудень/.

(Вчасно звільнити склад /філію/ від товарів, укласти договір з будівельно-ремонтною організацією. Контролювати об'єкти. Посилений контроль перед здачею. Контроль за початком функціонування).

9. Комерційна діяльність.

Ярмарки оптові. Протягом всього року, але найбільш інтенсивні періоди традиційного укладання угод:

9.1.3 оптовими базами - вересень-жовтень - листопад.

9.2. З місцевими підприємствами-виробниками - щоквартально, останній місяць кварталу - на наступний квартал.

9.3. Традиційний "Контрактовий ярмарок" - вересень, 5-Ю. ЯІ -₂5-30; ПІ -15-20/

9.4. Міжнародні ярмарки Асоціації універмагів - 11-14 квітня у Вільнюсі, 3-8 жовтня - у Варшаві. /II - 21-24 квітня у Відні, 8-12 листопада у Мінську; III - 1-4 квітня у Таллінні, 18-22 листопада _ у Ганновері/.

Підготовчу роботу виконують комерційні та юридичні служби, підписання договорів - на ярмарках, у постачальників, в самому універмазі.

10. З річного плану виставок Торговео-промислової палати Ви зацікавлені у таких:

10.1. "Товари широкого вжитку з Італії" - 10-16 травня; ЯІ -10-16 листопада; III - 10-16 жовтня/

10.2. "Товари широкого вжитку з Ірану" - 14-18 вересня /II -2-8 травня; III -14-18 травня/.

10.3. "Реклама та дизайн" - листопад, 2-8. /II - вересень 2-8; III -вересень, 22-28/

10.4. "Господарчі товари" - жовтень, 7-11. /II - квітень 11-14; III - жовтень 7-11/.

10.5. "Торговельне обладнання" - листопад, 20-25. /II - липень 20-25; III-липень, 10-15/

Підготовчу роботу виконують комерційні та юридичні служби, підписання договорів - на ярмарках, у постачальників, у самому підприємстві.

11. Виставка торговельного обладнання у Ризі - липень, 14-18. /П - у Кишиневі, липень 4-8; III - у Мінську, квітень 4-8/.

12. Традиційні періоди активного продажу, сезонні кампанії:

12.1. Новорічний базар - кінець листопада-середина січня.

12.2. Шкільний базар - кінець липня — початок вересня.

12.3. Короткочасні але різкі "сплески" попиту перед традиційно подарунковими" святами - тривалістю приблизно тиждень.

Підготовка починається заздалегідь - нарада по підготовці, накопичення запасів відповідних товарів. Нарада перед початком — яро готовність, напруження під час проведення, підсумкова нарада.

Взагалі вплив свят:

Новорічні - різдвяні - 8 березня - пасхальні - 1-2 травня - День йезалежності - 7 листопада.

126

127

§

о

о

о

Оі

о

н

►в-

а « н о

3ЛЛ

План особистої роботи директора універмагу на 20... рік

(рекомендується використання лінійного календарного планування, в якому довжина лінії пропорційна

тривалості планованих справ)

Очікувані заходи

Січень

Лютий

Березень

Квітень

Травень

Червень

Липень

Серпень

Вересень

Жовтень

Листопад

Грудень

1. Звітність

1.1. статистична

...

1.5.Нарада

2.3асідання правління

6.1. Ремонт складу

8.Активний сезон продаж

9.3. Зустріч випускників

Рольова вправа 3.3.2. "СКЛАДАННЯ ТИЖНЕВОГО ПЛАНУ»

! Увага! Завдання виконується по варіантах (І, II), кількісв¹ значення наведено у дужках поряд з кожним показником.

Вихідна інформація

Ви - заступник директора універмагу. Щотижня ви складаєте план особистої роботи на тиждень (ділову шестиденку).

Ви працюєте з секретарем, у Вашому розпорядженні службовий автомобіль з водієм. Режим роботи апарату управління підприємства

- з 9 до 18, перерва з 13 до 14. Умовні відстані /в один кінець/: до фі_р. ми-постачальника - /І - 35 хв.; II - 45 хв./, до складу - /1-30 хв.; Ц _ 15 хв./, до банку - /І - 20 хв.; II - ЗО хв,/ до райдержадміністрації та податкової інспекції Я -15 хв., II - 10 хв./, до філії /І - 40 хв, Н-30 хв./, до Торгово-промислової палати - /1-20 хв., II - ЗО хв./.

Протягом наступного тижня Ви маєте намір підготувати до засідання правління доповідь щодо /І - стратегії розвитку підприємства на наступне п'ятиріччя; II - впровадження на підприємстві ряду інновацій протягом наступного року/. Підготовка доповіді потребує зустрічі з Я - начальником планово-економічної служби -очікувана тривалість приблизно година; II - з начальником планово-економічної служби - очікувана тривалість приблизно півгодини, зустрічі з начальником відділу маркетингу - півгодини/ та наради з начальниками структурних підрозділів апарату управління -орієнтовно 2—2,5 години. Належна підготовка до наради зумовлює можливість її скликання не раніше ніж у четвер-п'ятницю.

За встановленим регламентом /І - щопонеділка, II -щовівторка/ об 11 год. - оперативна нарада апарату управління з обговорення поточних питань (тривалість - 1 година).

Надвечір в п'ятницю вам відомо:

- Зателефонував податковий інспектор і домовився про зустріч /у підприємстві/:

На Я - понеділок на 11 годин, очікувана тривалість 20 хв.; П

- вівторок на 12 год., тривалість ЗО хв./.

- Надійшло запрошення на презентації:

І - Четвер, початок о 17 год.; II - П'ятниця, початок о 16 год.

- За незадовільними результатами інвентаризації в одному ³ підрозділів заплановано засідання балансової комісії:

І - Вівторок о 16 год., очікувана тривалість Ігод; II - Четвер ° 15 год., очікувана тривалість 1 год. 20 хв.

_ І - Збори у Торгово-промисловій палаті - п'ятниця, , _гОд., орієнтовна тривалість 2 години.

- II - Зустріч на складі з представниками будівельної фірми , _од_О передбачуваного ремонту) - п'ятниця, о 10 год, орієнтовна І,_йвалість - 40 хвилин.

- Зателефонував колишній однокурсник з іншого міста, він має бути У Вашому місті у короткочасному відрядженні - орієнтовно у д - середу; П - понеділок/.

В день прибуття однокурсник має зателефонувати, узгодити можливість зустрічі, але вже зараз відомо, що звільниться не раніше ніж перед обідньою перервою.

- З п'ятниці у Вас залишилися ненаписаними 3 листи. З них два залишилося відредагувати та підписати /по 15 хв. на кожний /, а один потребує консультації з юристом та керівником комерційного відділу /приблизно 40 хв. на обговорення і 1,5 на складання /. Це відповідь діловим партнерам з Вільнюса (вхідний лист додається, зразок 3.3.2.1).

- Надійшло запрошення-виклик до відділу райдержадміністрації:

І - На понеділок на 15 год., тривалість 40 хв.; II - На середу на 9 год., тривалість 30 хв.

- Є необхідність особисто відвідати банк, орієнтовна тривалість візиту - 1 година.

- Надійшла телефонограма з університету - група студентів-практикантів має з'явитися на виробничу практику у /І - у середу о 9 год.; II - вівторок о 9 год. /- вступна бесіда приблизно 20 хвилин.

- Щоденний розгляд пошти займає приблизно 30 -40 хв.

- Отримана та вимагає ретельного опрацювання важлива інструкція: година - самостійне ознайомлення,- потім передати на ознайомлення юристу та головному бухгалтеру - не менше ніж на °Дин робочий день, спільне обговорення приблизно протягом години. Примірник - один, обсяг - досить великий, на етапі ознайомлення ксерокопіювати недоцільно.

Одна година у плані на ознайомлення - інтервал не менше двох Днів - один юристу, один - бухгалтеру - спільне обговорення -

^година.

- Збори трудового колективу однієї з філій - конфліктна ^Сіітуація - треба визначити час проведення і узгодити з колективом ^ підрозділу.

130

131

їх пропозиції:

І - Вівторок або середа з 9 до 10; II - понеділок з 16 до 17 або 9 до 10.

Завдання до ситуації:

1. Скласти план, попередньо класифікувавши передбачувану діяльність. Не може залишитися невиконаною жодна справа у випадку фізичної неможливості її виконання делегувати (зазначити кому) або перенести на майбутнє, зазначивши термін.

2. Написати відповідь на лист діловим партнерам до Вільнюса, в якому дати стислу характеристику Вашого підприємства, товарну спеціалізацію, умови постачання та розрахунку.

___ _______________Зразок 3.3.2.1

четвер

Заместителю директора

универмага"......"

г.Крокодилову О.А.

Открьітое акционерное товарищество Торгово-посредническая фирма "Вилия"

г. Вильнюс,

ул. Чюрлениса, 16

Тел.44- 23-45

№122 от 01.11.99

Предложение о сотрудничестве

Уважаемьій г.Крокодилов О.А.! Информацию о Вашем универ-маге я получил от Вашего сокурсника по институту г.Зайчикова А.Ю., с которьім познакомился на ярмарке в Риге в сентябре зтого года. Мне кажется, мьі могли би наладить сотрудничество в направлений взаимньїх поставок товаров.

Наша фирма занимается торгово-посреднической деятельностью с 1989 года, налажено сотрудничество с 16 фирмами Европн и 9 фирмами СНГ, в том числе ВАТ "Детский мир" (г.Киев), ТОО "Прибой" (г.Одесса). Восновном поставляєм трикотаж, шерстяньїе ткани, иг-рушки. Заинтересованьї в поставках товаров легкой промьшшенности Украинн.

Фирма "Вилия" - открьітое акционерное товарищество, числен-ность персонала около 50 человек, филиальї в Каунасе и в Клайпеде-

Заранее благодарим за оперативньїй ответ, надеемся сотрудничество.

Глава правлення А.Н.Чебурашкин

Маркина

44-21-42_______________________

132

на

Алгоритм виконання завдання 3.3.2

Накреслити бланк шестиденки (табл.3.3.2.1). Зазначити у першу чергу справи, які відбуваються з зовнішньої ініціативи і зафіксовані у часі, далі - з власної ініціативи і зафіксовані у часі, далі - ті, час яких залежить тільки від самого керівника.

2. Визначити необхідне делегування.

3. Скласти лист-відповідь немов би на бланку

Рольова вправа 3.3.3. КОНАННЯ ДЕННОГС

(виконується на окремих аркушах у клітинку).

"складання і виконання "денного плану роботи "

! Увага! Завдання виконується по варіантах, кількісні значення наведено у дужках поряд з кожним показником.

Вихіднаінформація:

Кожен студент очолює відповідне торговельне підприємство: Варіанти: А - АТ універмаг "Дитячий світ", Б - АТ "Спорттовари", В - міську асоціацію "Універсам".

Працює з секретарем, заступником, у розпорядженні - службовий автомобіль з водієм. Режим роботи апарату управління - з 9 до 18, обідня перерва з 13 до 13.45.

Таблиця 3.3.1 Умовні витрати часу на переміщення у один кінець, хв.

Переміщення		Варіанти
	А	Б	В
-^постачальників	40	50	40
іі°£айадміністрації	20	10	15
-Й2_[юдаткової інспекції	15	10	20
Дофілії	ЗО	ЗО	20
^аіскладу	10	15	10
іінгце	ЗО	ЗО	ЗО

133

.3 а.

Субота

П'ятниця

Четвер

Середа

Вівторок

Понеділок

Години

00

о 1—1

■>* і—!

>л г-Н

\О

!^

00 г-Н

<^

134

І етап

Заздалегідь відомо:

1. Згідно з тижневим планом особистої роботи на цей день -івторок - заплановано таке:

варіант А - об 11 - щотижнева оперативна нарада апарату -очікувана тривалість -ЗО хв., о 17 - запрошення до участі у презентації фірми-постачальника (до кінця робочого дня);

варіант Б - з 9 - засідання балансової комісії за результатами інвентаризації - 60 хв., з 14 - візит до одного з філіалів -60 хв, потім -о 15.30 - до банку - ділова зустріч -ЗО хв;

варіант В - о 9 - нарада у райадміністрації (торговий відділ) -приблизно 40 хв,, о 16.30 - прийом з особистих питань до 18.

2. Розгляд пошти - тривалість: (варіанти) А - ЗО хв, Б - 25 хв, В-35 хв.

3. Стратегічне завдання на ці дні (для всіх варіантів) - підготовка доповіді до річного збору акціонерів - планується приблизно 2 години приділити цьому.

Далі вся група студентів поділяється на варіанти 1 і 2 - у аудиторії утворюється 6 варіантів - А1,А2, Б1, Б2, В1, В2.

Очікувана тривалість у подальшому зазначається за варіантами 1 і 2.

4. З минулого дня залишилися незробленими такі справи:

4.1. Підписання листів: 1-10 хв. ,2-15 хв.

4.2. Зателефонувати до постачальника з приводу узгодження зустрічі на наступний тиждень: 1, 2- по 5 хв.

4.3. Бесіда з порушником трудової дисципліни — його робоче місце тут, у апараті управління: 1 - по 10 хв.; 2- 20 хв.

4.4. У заступника сьогодні день народження.

Завдання до І етапу: Скласти план роботи на день.

5. Додаткова інформація: самофотографія робочого дня та Досвід свідчать:

відносно "спокійні" години: 1 -11.30-13,2-15.30-17;

години "перешкод": 1 - з 9 до 11, 2 - з 9 до 10 і з 14 до 15.

індивідуальна працездатність - така, як у кожного студента Особисто - студенти повинні зазначити її у зошитах ("жайворонок", "^с°ва", "голуб")

135

Форма плану - сторінка ділового щоденника. Але для подальщ₀--

роботи ЗруЧНО РОЗМІСТИТИ ЙОГО ВЗДОВЖ рОЗГОрнуТОЇ СТОрІНКИ ЗОЩЦха

та слід залишити вільним достатньо місця праворуч (робоча таблиця) План складається кожним студентом у колонці 2.

2 етап

Надалі викладач буде диктувати реальні події, які трапилися за кожну годину. Студенти їх фіксуватимуть у чернетці, прийматимуть рішення щодо кожної справи (виконати, делегувати, перенести та ін) та послідовно заноситимуть у відповідну годину до щоденника Відповідно коригується денний план особистої роботи на день. Кожен студент у ролі менеджера демонструє вміння визначати пріоритети та делегувати діяльність. -³

Таблиця 3.3.2

Діловий щоденник

Год.	План	Коригування	Фактично	Розрахунки
1	2	3	4	5
До 9
9-Ю
10-11
11-12
12-13
13-14
14-15
15-16
16-17				_————~
17-18
18-19				______

136

! Якщо відбуваються якісь події, а керівник відсутній, то студент зазначає, що відбуватиметься з кожним видом діяльності (залишиться невиконаною, чекатиме на повернення, делегована секретарю тощо).

Реальний день менеджера складається таким чином.

В інтервалі з 9 до 10 трапилося таке:

Варіант 1 Захворіла дитина у секретаря (вона зателефонувала) - лікарняний. Прийняти рішення - заміна та інструктаж (15 хв.). Телефонні розмови - 10 хв. Телеграма від постачальника - потрібне обговорення з юристом та керівником торгового відділу - 15 хв.

Варіант 2. Вийшла з декретної відпустки начальник торгового відділу - 15 хв., телефонні розмови - 15 хв., з'явилася перший день група студентів-практикантів - коротка бесіда 10 хв.

Інтервал з 10 до 11.

Варіант 1. Зателефонували з філії - там аварія системи опалювання - прийняти рішення, викликати відповідні служби -15 хв. Головний бухгалтер зайшов підписати платіжні документи - 10 хв. Телефонні розмови — 5 хв.

Варіант 2. Візит податкового інспектора - 20 хв., юрист з терміновою справою — оформлення претензії - 10 хв. Телефонні розмови - 10 хв. Одна з них - від сокурсника, який прибув до Києва у відрядження. Домовитися про можливість зустрічі на сьогодні. Має бути на вокзалі о 19.

Інтервал з 11 до 12.

Варіант 1. Постачальник (у відрядженні) - ділова бесіда, 20 хв.

Перевірка комітетом захисту справ споживачів - 20 хв. Телефонні розмови — 5 хв.

Варіант 2. Закінчилася інвентаризація в одному з підрозділів -прийняти рішення. - 10 хв. Телеграма від постачальника - рішення -5 хв. Телефонні розмови - 10 хв.

Інтервал з 12 до 13.

Варіант 1. Прибув вагон товару - розпорядитися, куди і як розвантажувати - 10 хв. Прийняти претендента на посаду начальника. "ІВДілу організації торгівлі - 15 хв. Телефонні розмови - 5 хв.

Варіант 2. Перевірка комітету цін - 20 хв. Постачальник (у Урядженні) - 15 хв. Телефонні розмови. - 5 хв. Зателефонувала °аша дитина - вона занедужала, відправлена зі школи. Бажано °^бідати вдома.

Інтервал з 13 - 13.45 - обідня перерва

137

Інтервал з 14 до 15

Варіант 1. Головний бухгалтер - підписати накази про інвентаризації у підрозділах - 10 хв. Візит податкового інспектора -20 хв. Телефонні розмови -5 хв.

Варіант 2. Прибув вагон товару - 10 хв., раптово зубний біль у секретарки - відпустити, найти заміну - 10 хв. Телефонні розмови -10 хв.

Інтервал з 15 до 16

Варіант 1 Нещасний випадок - вантажник і ліфт - рішення - 15 хв. Телефонні розмови - 10 хв.

Варіант 2. Головний бухгалтер - підписати накази про інвентаризації - 15 хв. Телеграма від постачальника - 5 хв. Телефонні розмови -10 хв.

Інтервал з 16 до 17

Варіант 1. Невідкладна справа у юриста - позов до арбітражу -25 хв. Телефонні розмови -5 хв.

Варіант 2. Аварія опалювальної системи на складі - рішення, термінова зустріч з головним інженером - 20 хв. Термінова телефонограма з податкової інспекції - завтра бути о 10 з головним бухгалтером - узгодити - 5 хв. Телефонні розмови - 10 хв. Інтервал з 17 до 18.

Варіант 1 Телефонограма з відділу боротьби з економічною злочинністю. Узгодження стосовно візиту на завтра - 10 хв. Телефонні розмови - 5 хв.

Варіант 2. Телефонні розмови 10 хв.

З етап

Самостійно:

Проаналізувати фактичний робочий день керівника (фактично, зроблено фотографію робочого дня). Структура за видами діяльності. Аналіз втрат часу. Що було делеговано, що залишилося невиконаним? Висновки.

Самостійна робота 3.3. "Самофотографія робочого дня" "а!

1. Проведіть самофотографію робочого дня. *

Передумовою того, що Ви почнете використовувати час саме як ресурс, є перш за все уява про те, куди витрачається Ваш час, ія° конкретно і як Ви робите.

Аналіз використання часу

Таблиця 3.3.1

Самофотографія робочого дня студента__гр.___курсу___

______________________(прізвище та ініціали)

	Види діяльності	Інтервал часу (з до)	Тривалість [хв)	А	Б	В	Г	Важливість	Фік-со-ва ніст	Іні-ціа-тив-ність	Тер-мі-но-вість
	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
	Уточнення плану дня	8.45-9.00	15	т	т	т	н	важл.	не-фік-сов.	власна	не-тер.
	Іідготовка до емінару	9.00-9.30	30	т	н	т	т	важл.	не-фік-сов.	власна	термін.
	Домашні справи	9.30-10.15	45	т	н	т	н	важл.	не-фік-сов.	власна	не-тер.
	Лекція	16.10-17.30	80	т	т	н	т	важл.	фікс	зов.	не-тер.
	Дорога з університету	17.30-18.20	50	т	н	н	т	не важл.	не-фік-сов.	зов.	не-тер
	Підсумки 1-го дня, хв	8.30-19.30	660	н 140	н 210	н 180	н 250	вж 430	фк 310	вл 190	н/т2 60
_	%		100	21	32	27	38	65	47	29	39
—-	... другий день,
	Підсумки II дня, хв
	%
	- третій день, ЩдсумкиШдня
	%
	^у середньому 2їЛЕидні,%

138

139

Проведіть інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб виявити причини дефіциту часу.

Перший крок - складання інвентарного опису всіх виді_в діяльності, в яких Ви берете участь. Заповніть, будь ласка, послідовно без пропусків 1-4 стовпчики табл. 3.3.1 на прикладі трьох типових днів на наступному тижні.

Залишайтеся при цьому якомога чесними та самокритичними Прагніть провадити негайну реєстрацію, уникайте більш пізніх

записів по пам'яті.

Фіксуйте всі види діяльності у формі результату за п'ятнадцятихвилинні відрізки часу. Робочим днем вважатимемо час після сніданку та самообслуговування і до 21-22 годин.

Обробка даних:

1. Оцініть кожну виконану Вами діяльність за такими

критеріями (стовпчики 5-8):

А - Чи була робота необхідною? Так/ Ні

Відповідь "Ні" занесіть також у графи "Б" і "В". Б - Чи були виправдані витрати часу? Так/ Ні

(Зіставлення з досягнутим результатом, чи він вартий витраченого на нього часу?) В - Чи було доцільним виконання роботи? Так / Ні

(Як вона виконувалася, чи була добре організованою?) Г- Чи було свідомо визначено відрізок часу (інтервал) для виконання роботи?

(Робота планувалася чи ні) Так / Ні

Занесіть відповіді, які відповідають кожному запису, до окремого відповідного стовпчика ("т" - "н").

2. Визначте загальну тривалість роботи відповідного дня

(2ТрД).

3. Підрахуйте по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких

Ви дали відповідь "Ні" (2 Ан; 2 Бн; £ Вн; 2 Гн).

4. Проведіть розрахунки за такими співвідношеннями:

4.1. ^-----• 100 %. Якщо виявиться, що більше ніж на 10%

2^трД

4.1 ^

діяльність була необов'язковою, то це свідчить, що у Вас проблем передорученням справ (делегування) і зі встановленням пріоритетів-

4.2. ^^он «100% Якщо більш ніж у 10% випадків витрати часу 2^ТрД

були надто великими, то це може бути наслідком недосконалих технічних навичок у роботі, недосконалої концентрації та самодисципліни тощо.

4.3. £_ ^я_. 100% Якщо більш ніж у 10% випадків виконання

було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.

100% Якщо більш ніж у 10% випадків момент

4.4.

140

виконання роботи було визначено спонтанно (без плану), то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу та підготовкою до роботи.

4.5. Відповідні розрахунки зробіть у середньому за три досліджуваних дні в цілому

5. Розрахуйте структуру робочого часу за показниками: характер ініціативи, фіксованість у часі, важливість, терміновість (стовпчики 9-12)

6. Проаналізуйте втрати часу. Спробуйте визначити фактори, які відволікали Вас, та причини перешкод.

Перелік найпоширеніших поглиначів часу менеджера:

* нечітка постановка мети;

' відсутність пріоритетів у справах;

* намагання надто багато зробити за один раз;

* погане планування робочого дня;

* особиста неорганізованість;

* невпорядковане робоче місце, "завалений" робочий стіл; ' недоліки кооперації та поділу праці;

' недостатнє делегування; ' телефонні розмови;

незаплановані відвідувачі;

^здатність сказати "ні";

відсутність самодисципліни;

шумові відволікання;

тривалі очікування;

Розпорядок денний не співпадає з

продуктивності;

до організація зберігання документів;

141

індивідуальним ритмом

• безсистемне формування справ;

• нестача мотивації (байдуже ставлення до справи);

• безсистемне ведення робочих нотаток,

• безладна фіксація адрес та телефонних номерів;

• затягнуті наради;

• недостатня підготовка до бесід та обговорень;

• балаканина на приватні теми;

• надмірна комунікабельність;

• невміння довести справу до кінця, синдром відкладання;

• надмірне читання;

• відсутність сучасних технічних засобів (уточнити, яких саме)

7. Зробіть стислі висновки.

8. Оформіть роботу у вигляді таблиці з супроводжувальною запискою на окремих аркушах. У записці дотримуйтесь нумерації пунктів!