Тема 2.6.Тайм-менеджмент. Техніка взаємодії менеджера з відвідувачами
План
Особливості часу як ресурсу.
Тайм-менеджмент.
Управління потоком відвідувачів, техніка їх прийому.
Особливості прийому з особистих питань.
Раціоналізація телефонних розмов.
Особливості часу як ресурсу
|
На відміну від інших ресурсів, його Неможливо |
Купити |
|
Зберігати |
|
|
Накопичити |
|
Час – унікальний ресурс |
Замінити чимось іншим |
|
|
Передати |
|
|
Примножити |
|
|
Збільшити обсяг |
Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя. Той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя».
(Алан Лекейн)
«Немає нічого більш легкого, ніж бути зайнятим, і немає нічого більш важкого, ніж бути результативним».
(Аллен Маккензі)
«Кожна робота потребує стільки часу, скільки є на її виконання».
(Паркінсон)
«Час – самий обмежений капітал, і якщо не можеш розпоряджатися ним, не зможеш розпоряджатися нічим іншим».
(Пітер Друкер)
Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент - керування часом. А якщо простіше - це уміння так розподілити свій час, щоб не доводилося працювати по вечорах і по вихідним. Cуть поняття Тайм-менеджмент передбачає вирішення двох ключових завдань. Перша - грамотне планування робочого часу. Друга - раціональний розподіл обов'язків між співробітниками. Не бійтеся давати відповідальні доручення своїм підлеглим. Можливо, у чомусь вони навіть більш кваліфіковані, ніж ви.
Контроль
Приблизно раз на місяць важливо аналізувати, як співробітники використовують свій робочий час. Це неважко. Найголовніше - постійно коригувати розпорядок дня в фірмі слідом за зміною виробничої ситуації.
Плюси
Ви зможете контролювати всі поточні справи і забудете, що таке цейтнот. Ви зможете сконцентруватися на найважливіших завданнях, більше часу проводити з сім'єю і друзями.
Мінуси
Щоб навчитися планувати час, доведеться зупинитися і об'єктивно оцінити все, що ви робите. Для багатьох це складно. Адже доведеться довірити часткове управління своїм бізнесом іншим людям. Для справи це буде корисно, але, можливо, для вас - емоційно важко.
Важливі поради
Складіть план робочого дня. Він допоможе вам розумно розподілити час і виділити першочергові завдання.
Визначте години, коли вам легше всього сконцентруватися, і заплануйте найважчу роботу саме на цей час.
Відкладіть усі справи, які можуть вас відволікти. Виділіть спеціальний час для перегляду електронної пошти.
Всі наради намагайтеся починати точно в призначений термін і не чекайте спізнілих.
Найбільш важливими справами займайтеся вранці. Це найпродуктивніший час доби.
Ділові зустрічі найкраще проводити вдень.
Регулярно коректуйте свій бізнес-план слідом за зміною ситуації.
Плануючи день, постарайтеся передбачити різні випадковості, які можуть перешкодити роботі.
Техніка контактів з підлеглими
У діяльності керівника найбільше значення мають контакти з підлеглими, їхня ефективність багато в чому визначається станом відносин між керівником і підлеглими. Ці відносини грунтуються на таких принципах, дотримання яких полегшує контакти керівника, знижує рівень протистояння адміністратора і виконавця, створює передумови для об’єктивної оцінки діяльності працівника і її результатів:
Функції, обов’язки, права і відповідальність працівника точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах.
Кожен працівник підлеглий одній особі, тобто своєму безпосередньому керівникові; передавання розпоряджень без відома керівника не допускається.
Кожне завдання містить вказівку про те, хто його виконує, хто за нього відповідає, що і за який час повинно бути зроблено, яким має бути результат.
Цілі організації, досягненню яких сприяє своєю працею виконавець, вищі за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника. Зазначені принципи є основними. Разом з тим є безліч рекомендацій, які дають змогу за умови дотримання їх підвищити ефективність взаємодії з підлеглим, посилити вплив керівника. Розглянемо деякі з них.
Спілкуючись з підлеглими, слід мати на увазі, що їх з погляду сприйняття інформації, яка надходить від керівника, поділяють на три групи:
– активні - виявляють ініціативу, добре розуміють вказівки, точно і акуратно виконують усі елементи завдання, цікавляться метою організації, прагнуть брати активну участь у їх досягненні;
– пасивні - байдуже сприймають вказівки, байдужі до змісту роботи і справ організації;
– резистентні - чинять опір дії, часто і без підстав сперечаються з керівником, критикуючи організацію, не намагаються брати участь у її справах.
Діапазон впливу на підлеглих великий. Можна виділити, наприклад, серед них такі:
– переконання (порада, рекомендація);
– спонукання (прохання, пропозиція);
– примушування (наказ).
Досвід і підготовка керівника, стиль поведінки, характер, темперамент, відносини, що склалися в колективі, і багато інших причин визначають вибір тієї чи іншої форми впливу.
Підлеглих слід орієнтувати на надання допомоги керівнику. Допомога може бути різною: поради, рекомендації, дострокове виконання завдання, розробка варіантів вирішення, не передбачених завданням, пошук додаткової інформації, аналогій (наприклад, повідомлення про те, як на іншому підприємстві вчинили в подібній ситуації, тощо), передбачення можливих наслідків.
Використання цих та інших форм залучення працівників до управління вимагає від них розуміння завдань, поставлених перед організацією (керівником), самостійного мислення, ініціативи, творчого підходу до виконуваних функцій, зацікавленого ставлення до праці і її результатів.
Керівник, у свою чергу, також допомагає підлеглому. Проте ця допомога не повинна призводити до ситуації, коли підлеглий перекладає виконання своїх функцій на керівника. Керівник підрозділу, наприклад, не повинен звертатися до керівників інших підрозділів з питань, які мають вирішувати його підлеглі. Винятки з цього правила можливі, проте їх слід уникати.