2.2.1.2. Информационная поддержка подготовки к презентации, реализованная в программе Microsoft PowerPoint

Информационная поддержка подготовки к выступлению на презентации заключается в наличии шаблонов слайдов для проведения различных видов презентации. Разработчики программы предлагают для различных видов презентаций «традиционные» наборы слайдов, позволяющие не пропустить какого-либо из важных моментов, требующих освещения в ходе выступления.

Поддержка возможна для следующих видов презентаций:

• отчет о положении дел;

• предложение стратегии;

• финансовый отчет;

• описание проекта;

• структура компании;

• информация отдела кадров;

• план продаж;

• бизнес план;

• рекламный буклет и др.

Шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда размещаются «заглушки», в которые можно вставить свой текст, графику, таблицы и диаграммы. Кроме того, можно изменять художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание.

Работа по шаблону полезна на начальном этапе работы над докладом, однако, не следует ограничивать свою фантазию заданным компьютером содержанием. Любой из шаблонов может быть дополнен любым количеством слайдов. Часть аспектов доклада, предлагаемых компьютером, может быть неактуальной для предстоящей презентации и эти слайды необходимо удалить из файла презентации или скрыть их показ.

В качестве примера можно привести предлагаемое компьютером содержание презентации «Предлагаем стратегию». В нею включены слайды на темы:

• Прогноз

• Цель и направление

• Нынешняя ситуация

• Как мы дошли до этого?

• Возможные решения

• Рекомендации

В заглушках каждого из слайдов содержатся рекомендации по раскрытию содержания раздела. Так для слайда «Возможные решения» предлагается раскрыть следующие темы:

• Возможные стратегии

• Достоинства и недостатки каждой

• Стоимость каждого варианта

Таким образом, изначально заложенная в программе информация позволяет ускорить процесс создания презентации и не упустить важные моменты доклада.

2.2.1.3. Компьютерная поддержка презентации, реализованная в программе Microsoft PowerPoint.

Компьютерная поддержка презентации заключена в возможности редактирования предлагаемых программой шаблонов слайдов, добавления новых слайдов, анимационных эффектов, настройки режимов представления информации, а также возможности демонстрации созданного файла в ходе презентации.

Создание новой презентации.

Новая презентация может быть создана «с нуля» или с помощью мастера автосодержания.

Мастер автосодержания позволяет настроить создаваемый файл презентации на тот или иной способ предъявления презентации (доклады, совещания, интернет), так и на тот или иной формат выдачи информации (презентация на экране, черно-белые и цветные прозрачки, слайды). При этом данная технология, называемая мастер - технологией, заключается в необходимости выполнения по команда мастера последовательности шагов, на каждом из которых заполняя предлагаемые компьютером поля ввода информации или устанавливая/снимая флажки той или иной команды пользователь осуществляет настройку параметров работы программы. На первом шаге мастер предлагает задать вид презентации, то есть воспользоваться возможностями информационной поддержки, заложенной в программе и выбрать один из имеющихся шаблонов (отчет о положении дел; предложение стратегии и т.д). Второй шаг – стиль презентации определяет формат выдачи информации. Третий шаг определяет такие параметры презентации как ее название, содержание нижнего колонтитула слайда, необходимость отображения на слайдах презентации номера слайда и даты его создания или внесения последних изменений в информацию, представленную на слайдах презентации. Далее работу над презентацией можно продолжать в одном из рассмотренных выше режимов редактирования слайдов.

Создание новой презентации «с нуля» предполагает самостоятельную работу по заданию параметров работы программы без подсказок мастера. В этом случае компьютер предлагает сразу приступить к созданию первого слайда презентации.

Редактирование слайдов презентации.

Остановимся лишь на некоторых, наиболее «популярных» технологических приемах работы с программой необходимых для создания слайдов презентации. Более полную информацию можно получить воспользовавшись в ходе выполнения практических работ справочной системой программы.

Работа с образцами и создание оригинального дизайна презентации.

Вид презентации будет лучше, если оформить все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна. Поэтому в PowerPoint существует возможность задать для всех слайдов и страниц одинаковое оформление. Это делается в режиме работы с образцами дизайна.

Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать в меню Вид команду Образец, а в открывшемся подменю — элемент презентации, образец которого мы хотим исправить по-своему усмотрению.

Для слайдов в меню предназначена команда — Образец слайдов. При выборе команды Образец слайдов видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец.

Можно установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца, вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент.

Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах.

Таким образом, в PowerPoint можно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.

Начальная разметка слайда.

Диалоговое окно «Создать слайд» появляется на экране при каждой попытке добавить новый слайд в редактируемый файл презентации (Если конечно не был снят флажок в строке «Область задач» в выпадающем списке меню «Вид», задающий вывод этого окна на экран).

Вызвать появление этого окно можно кликнув по строке «создать слайд» в выпадающем списке меню «Вставка».

В области Выберите автомакет можно определить разметку для вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика: «Титульный слайд», «Маркированный список» и пр. При двойном щелчке на образце разметки на экране появится новый слайд, содержащий соответствующие заглушки.

Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M).

Ввод и оформление текста.

Текст является одним из основных элементов представления информации. Текстовую информацию можно вводить в режимах редактирования: обычном режиме, режиме слайда или режиме структуры. Ввод информации в обычном режиме или режиме слайда аналогичен созданию надписей в графическом режиме работы с программой Microsoft Word. Текст при этом вводится непосредственно в одно из полей слайда. В режиме структуры править текст удобнее, поскольку работа идет в одном окне, но теряется некоторая наглядность результатов работы и часто возникает необходимость в дальнейшем редактировании текстовой информации (изменении размеров шрифта и пр.) на достаточно большом количестве слайдов. Однако, во многих случаях режим структуры более удобен для работы с текстом.

Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для повышения и понижения уровня заголовков, для перемещения блока текста вверх или вниз, для разворачивания и сворачивания структуры. Общие приемы работы со структурой аналогичны работе с Word в режиме структуры документа. Также как и в редакторе Word изменяются вид размер и начертание шрифта, отступы, межстрочные интервалы, цвет текста и пр. параметры его отображения на экране. Новые, по сравнению с Word возможности заключаются в задания анимационных эффектов над текстовыми объектами – словами и абзацами. Эти возможности мы рассмотрим ниже.

Художественное оформление презентаций и работа с графикой.

Работа над художественным оформлением является важным этапом разработки презентаций, т.к., во-первых, представленные в графическом виде данные часто выглядят лучше текстовых, во-вторых, использование графики позволяет выделить наиболее важные моменты презентации или облегчить понимание трудных положений доклада.

Программа PowerPoint предлагает пользователю большое количество шаблонов дизайна, разработанных профессионалами. Задать для презентации шаблон дизайна можно при помощи команды Применить шаблон оформления меню Формат, вызывающая одноименное диалоговое окно. Одинарный клик на имени шаблона дизайна выводит его изображение в окне предварительного просмотра. Двойной клик на имени шаблона или клик на кнопке «Применить» инициализируют применение выбранного шаблона оформления ко всем слайдам презентации.

Программа предоставляет создавать графические объекты, используя команды, вызываемые кликами по кнопкам панели рисования. При отсутствии этой панели в окне программы вызвать ее можно кликнув по строке «Рисование» выпадающего списки команды «Панели инструментов» меню «Вид». Приемы создания рисунков аналогичны приемам, известным по работе с редактором Word. Так же как и в других программах пакета Microsoft Office в PowerPoint имеется возможность вставки графических элементов из библиотеки ClipArt или графических объектов из файлов, имеющихся в распоряжении пользователя. Доступ к этим возможностям осуществляется через команды меню «Вставка».

Использование объектов, созданных в других приложениях.

Для использования в презентации уже созданных фрагментов текста, электронных таблиц, графиков и диаграмм можно воспользоваться возможностями программ Microsoft Word, Microsoft Excel и других приложений поддерживающих возможность копирования объектов с использованием буфера обмена. Технология традиционна: выделить в приложении нужный объект (фрагмент текста, график, формулу, рисунок и пр.), скопировать его в буфер обмена кликнув по кнопке «Копировать» или нажав комбинацию клавиш «Ctrl+C», перейти в окно программы PowerPoint, кликнуть на нужном слайде и разместить объект на слайде кликнув по кнопке «Вставить» или нажав комбинацию клавиш «Ctrl+V».

Таким образом, если при подготовке к выступлению на презентации уже имеется информация на машинных носителях, созданная с использованием других программ, не нужно повторять набор текста, работы по созданию таблиц, графиков и диаграмм. Они могут быть скопированы из уже существующих в электронном виде документов.

Добавление анимационных эффектов.

Именно возможность добавления анимационных эффектов отличает PowerPoint от других программ пакета Office. Возможность заставить текст и графические объекты двигаться в сочетании с добавлением на слайд видео и настройки нужного звукового сопровождения позволяет усилить эффект воздействия на аудиторию и превратить доклад в шоу.

Встроенная анимация программы позволяет организовать эффекты появления объекта на экране, трансформации его параметров (размера, расположения, цвета) во время показа слайда, удаления объекта с экрана. Набор возможных вариантов анимационных эффектов достаточно широк. Это:

• Въезд

• Полет

• Вспышка

• Лазерный текст

• Пишущая машинка

• И др.

При работе с текстовыми фрагментами, можно разнообразить применение эффектов, задавая режимы работы «Все вместе», «По буквам», «По словам».

При задании для объекта некоторого анимационного эффекта появление объекта на экране может происходить либо по щелчку мыши (или нажатии клавиш «Пробел» и «Enter» клавиатуры), либо автоматически с возможностью задания временных интервалов, определяющих задержки в начале демонстрации объектов.

Смена слайдов также может сопровождаться анимационными эффектами, которые также украшают демонстрацию слайдов.

Необходимо отметить и еще одну возможность, которую предоставляет пользователю программа Microsoft PowerPiont. Это возможность использовать при смене слайдов и возникновении на экране (исчезновении с экрана) того или другого объекта. Имеется в программе и возможность записи собственного звукового сопровождения. Естественно, что для использования этих эффектов кроме мультимедийного проектора к компьютеру должна быть подключена акустическая система.

Сохранение файлов презентации.

Данный вопрос не требовал бы специального рассмотрения, если бы не ряд возможностей, возникающих при сохранении уже созданной и отредактированной презентации. Сохранить файл можно в формате *.ppt. При этом файл будет доступен для дальнейшего редактирования, но в процессе подготовки к выступлению на экране появится рабочее окно программы в режиме редактирования файла. Показ «творческой кухни» вряд ли входит в планы докладчика. Поэтому готовую презентацию желательно сохранить дважды. Первый раз в виде файла презентации с расширением *.ppt. Этот файл необходим для того, чтобы иметь возможность редактирования слайдов в случае возникновения такой необходимости (меньшего времени, отведенного на представление доклада, обнаружения ошибок, и пр.).

Второй раз созданный файл презентации нужно сохранить как «демонстрацию презентации» - файл с расширением *.pps. При запуске этого файла программа PowerPoint сразу приступит к демонстрации первого слайда презентации не выводя на экран окна структуры, заметок и др. служебную информацию. Именно этот файл будет использоваться как рабочий во время презентации.

И еще об одной возможности программы PowerPoint, возникающей в момент сохранения информации необходимо упомянуть. Сохраняя презентацию как Web-страницу пользователь дает команду преобразовать информацию в формат HTML – гипертекста отображаемого в дальнейшем с помощью программ-обозревателей (броузеров). Этот файл пригоден для размещения в сети. Следует создать его и в том случае, если нет уверенности в том, что на компьютере, который предоставят докладчику организаторы презентации или конференции будет установлена программа PowerPoint. Несмотря на популярность этой программы, такое возможно. Тогда во время выступления можно будет воспользоваться программами Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator, хотя, следует отметить, что большая часть анимационных эффектов презентации будет в этом случае утеряна.

В кратком обзоре сложно охватить все возможности рассматриваемой нами программы, да этого и не требуется. Русскоязычный и интуитивно понятный интерфейс и справочная система программы делают самостоятельное знакомство с PowerPoint легким и во многом увлекательным. Поэтому остановимся на традиционных ошибках, которые допускают начинающие пользователи.

Рекомендации по созданию интерактивных презентаций.

Рекомендация первая. Не забывайте, что «пустое место» или как говорят редакторы «осветленное пространство» на слайде не несет никакой информации. Увеличивайте размеры шрифта и графических объектов настолько, насколько это допускают размеры экрана. Ваши слайды будут хорошо смотреться даже с самых дальних рядов зала.

Рекомендация вторая. Информация, выносимая на слайды должна дополнять, а не повторять текст доклада. Любая попытка «читать с экрана» ухудшает отношение аудитории к докладчику, вызывает вопросы по поводу его подготовленности к выступлению и компетентности. Поэтому на слайд нужно выносить только основные положения доклада. Информацию, которая помогает оттенить ключевые моменты выступления.

Рекомендация третья. Не злоупотребляйте анимационными и звуковыми эффектами. Выбрав какой-либо из эффектов, применяйте его к большинству (если не ко всем) объектам презентации. Особенно это касается эффектов звуковых. Не все возможности программы нужно использовать в одной презентации.

Рекомендация четвертая. Не всегда выступления проходят в хорошо затемненных аудиториях. Чаще случается как раз обратное, и солнечный свет мешает работе проектора. В этом случае лучше смотрятся контрастные слайды, в которых информация представлена светлыми буквами на темном фоне. Поэтому, готовясь к презентации, лучше рассмотреть несколько вариантов фона и сделать несколько версий демонстрационных файлов.

Рекомендация пятая. Программа позволяет организовать переходы от одного слайда к другому по гиперссылкам. У вас нет возможности представить одновременно на экране все слайды и этим вы отличаетесь от докладчиков, развешивающих по аудитории бумажные плакаты. Но если есть необходимость в ходе выступления вновь вернуться к какому либо слайду, графику или диаграмме, то сделать это можно не только дублированием слайда в видеоряде презентации, но и размещение гиперссылок на нужных слайдах.

Рекомендация шестая. Видеоряд не должен «жить своей жизнью». В ходе доклада необходимо акцентировать внимание аудитории на графическом материале, представленном на слайдах, комментировать и пояснять его. Ошибкой является запуск видеоряда в фоновом режиме.

И седьмая рекомендация. Вне зависимости от темы выступления рекомендуется начинать презентацию слайдом с информацией о докладчике (указать должность выступающего, его имя), а завершать ее слайдами с контактной информацией и словами благодарности за внимание к докладу. Эти «не относящиеся к теме» слайды позволяют аудитории легче ориентироваться в компетентности докладчика, обращаться к нему во время дискуссии по имени и сокращают время на раздачу визиток и диктовку адресов и телефонов после доклада.