Документальне оформлення касових операцій

Касові операції оформлюють документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України № 51 від 15.02,96 р.

Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформлюють прибутковими й видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія, за формами № КО-1 і № КО-2

Касові ордери передаються до виконання касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить гроші.

Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення за наявності на ньому фотокартки Ти особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко й зрозуміло, без будь-яких підчисток, помарок або виправлень. Прибуткові й видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових ордерів (табл. 8.6), де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує у Касовій книзі.

Керівник підприємства повинен надавати касирові охорону при транспортуванні грошових коштів і цінностей з установи банку. При транспортуванні грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що перевозяться, допускати до салону транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки, користуватися супутнім або громадським транспортом.

Для забезпечення надійного зберігання готівки і цінностей каса має відповідати таким вимогам:

- бути ізольованою від інших допоміжних приміщень;

- мати сейф або металеву шафу;

- мати спеціальне віконце для проведення операцій з клієнтами і працівниками;

- бути обладнаною охоронно-пожежною сигналізацією, що відповідає вимогам діючого Положення.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо.

Документальне оформлення та облік операцій на рахунках в банках

Для здійснення операцій на поточному рахунку до банку подаються документи, форми яких затверджені Національними банком України. До первинних розрахунково-грошових документів відносяться розрахункові чеки, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, обява на внесення готівкою,  грошовий чек тощо. В них повинні бути такі основні реквізити: назва документу; номер поточного рахунку; ідентифікаційні коди; дата і місце складання; кому і за що перераховані гроші; мета одержання; сума числом і прописом (копійки лише числом) та інші. Виправлення в банківських документах не допускаються. Дані документи дійсні лише за наявності підписів і відтиску печатки.

            При готівкових розрахунках прийняття (зарахування) готівки на поточний рахунок здійснюється на основі обяви на внесення готівкою, тримання готівки з рахунку здійснюється на основі грошового чека де вказується з якою метою та яка сума отримується.

            При безготівкових розрахунках використовують такі документи:

            1. Платіжне доручення.

Основним банківським документом є платіжне доручення – це розпорядження підприємства, як власника рахунку, про перерахування коштів з його рахунку на рахунок іншого підприємства, організації, установи, оформлене на спеціальному бланку. Платіжне доручення широко використовується для здійснення розрахунків з державним бюджетом, органами соціального страхування, пенсійним фондом, постачальниками тощо.

  2. Платіжна вимога-доручення – це документ, який складається з двох частин: верхньої – вимога отримувача коштів до платника про їх сплату; нижньої – доручення платника своєму банку про перерахунок коштів.

3.  Платіжна вимога.

Платіжна вимога про примусове списання коштів на підставі виконавчого документа оформляється та подається державним виконавцем, а на списання податкового боргу за рішенням податкового органу – податковим органом. Платіжну вимогу на примусове списання (стягнення) коштів на підставі виконавчого документу приймає безпосередньо керівник банку або уповноважена ним особа (на сьогодні використання обмежене).

Розрахункові чеки.

Чек - це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунка (чекодавця) установі банку (банку-емітенту), яка веде його рахунок, списати чекотримачеві зазначену в чеку суму коштів.

Заяви на відкриття акредитиву.

Векселі.

І інші.

Перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки одержувача коштів , а також перерахування банками по дорученню підприємств і фізичних осіб коштів, внесеними ними готівкою в касу банку, на рахунки одержувачів коштів являються безготівковими розрахунками. Ці розрахунки проводяться банками на підставі розрахункових документів на паперових носіях або в електронному вигляді.

Єдиним законним засобом платежу на території України, який приймається без  обмежень для оплати любих вимог і зобов’язань, якщо інше не передбачено валютним законодавством, являється грошова одиниця України – гривня.

Для бухгалтерського обліку в ТОВ  наявності і руху безготівкових грошових коштів, які знаходяться на поточному рахунку в банку, використовують рахунок 31 «Рахунки в банках», який має субрахунки:

-         311  «Поточні рахунки в національній валюті»;

-         312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»;

-         333 «Грошові засоби в дорозі в національній валюті»;

-         334 «Грошові засоби в дорозі в іноземній валюті».

По дебету рахунку 31 «Рахунки в банках» відображається надходження грошових коштів на підприємство, а по кредиту рахунку 31 «Рахунки в банках» – використання безготівкових грошових коштів.