Література:

1. А.Ф. Маратова. Мова сучасних ділових документів. –К.: Наукова думка, 1981.

2. А.П. Коваль. Ділове спілкування.-К.: Либідь, 1992.

3. Сучасна українська літературна мова. Морфологія. –К.: Наукова думка, 1973.

4. Сучасна українська літературна мова. Стилістика. –К.: Наукова думка, 1973.

5. П.А. Рабинович. Кореспонденція і діловодство.-К.: Наукова думка, 1973.

Проблемно-пошукові питання:

1. Які іменники забезпечують іменникове мовлення у офіційно –діловому стилі?

2. Назвіть основну роль прикметників у діловому мовленні?

3. Охарактеризуйте особливості вживання числівників у ділових паперах?

4. Охарактеризуйте особливості вживання займенників у ділових паперах?

5. Яка специфіка вживання дієслівних форм в ОДС.

1. Граматичні засоби офіційно-ділового мовлення, як і лексичні, підпорядковані адекватності комунікації. Практика контекстуального творення на цьому рівні вимагає добору із загальнонаціональної мови системи певних засобів, викликаних умовами, метою та сферою спілкування.

Граматичні одиниці – різні частини мови, синтаксична організація речення - у взаємозв’язку створюють той стилістичний колорит мовлення, що надає тексту певного комунікативного спрямування, забезпечує логіко-семантичну адекватність мовлення.

Із морфологічних засобів офіційно-ділового стилю найхарактернішими є: перевага іменика над дієсловом, широке використання віддієслівних іменників у певних жанрах, викликане прагненням до об’єктивності та узагальнення; перевага наказового способу дієслова над іншими категоріями дієслова та віддієслівним іменником; широке використання відіменних прийменників у реалізації стандарту; мінімальне використання прислівників, особового займенника, вигуків, часток.

2. У офіційно-діловому мовленні спостерігається тенденція до узагальнення, що на морфологічному рівні забезпечується так званим іменниковим мовленням. Тут переважає називання факту і події, явища та інших реалій.

Іменники бувають конкретні – називають певні істоти, предмети, що пізнаються органами чуття, - і абстрактні - позначають опредмечені ознаки, опредмечені дії, опредмечені поняття, наприклад: підписання, приєднання, повідомлення, визнання…

В офіційному тексті дуже широко представленні віддієслівні форми іменників (розгляд, підготовка, контроль, діяльність, проведення тощо.). Викликане це прагненням до однозначності розуміння через відсутність у віддієслівних іменниках переносного значення, отже – адекватністю на граматичному рівні. Увага зосереджується на самому факті, події, а не на процесі чи виражальності, що забезпечується дієсловами. Порівняйте: зобов’язався і взяв зобов’язання; вирішив і прийняв рішення; допомогти і надати допомогу…

Здатність віддієслівного іменника називати хоча й широку, узагальнену дію, проте таку, що розуміється всіма однозначно, забезпечила життєвість цього морфологічного засобу. Вживанням віддієслівних іменників (вони належать до категорії книжної лексики) забезпечується точність комунікації, офіційність, діловитість.

Але інколи нанизування іменників та прикметників у родовому чи давальному відмінку, що уточнюють, конкретизують поняття, виражене віддієслівною формою, робить конструкцію заплутаною, малозрозумілою: „З метою поліпшення використання потужностей Міністерством хімічної промисловості України протягом 2002 р. здійснено ряд заходів щодо розширення сировинної бази для виробництва мінеральних добив”. Тому слід заміняти віддієслівний іменник дієсловом там, де він викликає нерозуміння чи різнотлумачення.

Більшість іменників зберігає характер опредмеченого процесу дії або абстрактне поняття за назвою дії. Переважно це похідні форми з суфіксами

-анн, -янн, -енн, -єнн, -інн: будування, зростання, зменшення, уміння, озброєння, виховання тощо.

Деякі з цих іменників втратили цілком значення процесу і набули значення абстрактного поняття. Це іменники з суфіксами -ння (-ття): розпорядження, уміння, питання, помешкання.

Абстрактні поняття позначаються іменниками, утвореними від прикметників за допомогою суфікса -ість: активність, відомість, здатність, справедливість, повинність та ін.

Широко вживаються абстрактні іменники з суфіксом -ств, -цтв, утворені від іменних основ: підданство, жіноцтво, товариство, робітництво, князівство, графство.

Із значенням опредмеченої дії виступає суфікс -б: сівба, молотьба, служба, просьба, боротьба тощо.

Тенденція до стандартизації віддієслівних та відприкметникових іменників у офіційно-діловому мовленні з використанням їх в узагальнено-абстрактному значенні надала їм характеру термінів. Саме цим зобов’язаний стиль точності на граматичному рівні, бо, зберігаючи абстрактне загально -мовне значення, ці слова як терміни – однозначні і використовуються переважно в складних термінологічних найменуваннях на позначення цілком конкретних явищ, дій, речей.

Наприклад: „За злісне ухилення від явки до суду, відмову від свідчень на суді і за дачу за відомо неправдивих показань свідок підлягає кримінальній відповідальності згідно зі статтями 178 і 179 Кримінального кодексу України”.

Вимога, доказ, позов, наказ, розділ, намір тощо – ці слова не сприймаються як книжно-писемні елементи. Вони здатні не лише узагальнювати, а й конкретизувати.

Терміни – це в переважній більшості іменники, що походять від дієслів і прикметників, які зазнали семантичних зрушень у зв’язку зі входженням їх у термінологічну систему.

Іменникові категорії роду, числа, відмінка в офіційно-діловому стилі набувають, як і семантичні, своєрідного функціонального змісту.

Граматичний рід виконавців дій, назв осіб за професією, посадою, званням тощо. частіше не відповідає статі. Нормою є форма іменника чоловічого роду. Наприклад: інженер Іванова, секретар Лісова, директор Михайлова, прокурор Петрова (розмовні форми директорша, лаборантка, секретарка…). Форми жіночого роду використовуються у випадках, коли назви посад, професій стосуються переважно жінок: балерина, друкарка, доярка тощо.

У виборі форм однини й множини перевага надається через узагальненість форми множині: „Іноземні громадяни та особи без громадянства, які перебувають на території України, зобов’язані додержуватися законів України і поважати Конституцію України”.

Однина вживається на позначення множинності – багатьох предметів, що є одним цілим, наприклад: „Громадяни України мають право на житло”.

Абстрактні іменник, як правило, послуговуються лише формою однини: освіта, розвиток, виробництво, навчання, життя, видача тощо.

Лише набуваючи якісної характеристики – позначень сортів, типів, видів чогось, абстрактні іменники можуть використовуватися й у формі множини: спортивні ігри, сухі вина, технічні мастила, мінеральні солі тощо.

Для дипломатичного різновиду характерне вживання деяких іменників у множині зі спеціальним експресивно-семантичним відтінком: свободи, сили, сторони, потреби, кола, позиції тощо.

Українській мові властива омонімія відмінкових закінчень.

Паралельні відмінкові закінчення абстрактних іменників викликають інколи випадки нерозрізнення, зокрема родового і давального: допомога колективу (йому допомогли чи він комусь?), ревізія бухгалтерії (вона ревізувала чи її)).

У таких випадках приходить на допомогу паралельна форма іменників з закінченням у Д.в. ч.р. -ові (-еві, -єві) поряд з -у (-ю): допомога колективові. Можна також замінити віддієслівний іменник дієсловом (результати ревізії бухгалтерії → бухгалтерія ревізувала і отримала такі результати). Закінчення -ові, -еві, більш характерні для назв живих істот. Паралельні закінчення -у (-ю), -ові (-еві, -єві) вживаються у документах і для милозвучності, щоб уникнути збігу однакових значень у прізвищах, іменах, іменах по батькові, назвах посад тощо: директору Б.К. Іваненкові, секретарю В.М. Гайдаєві.

Таким чином, стилістично забарвлені, марковані граматичні форми іменника пов’язані з традицією використання та певною стилістичною стандартизацією, підпорядкованою підкреслено-констатуючому характерові викладу більшості документів.

3. прикметник як частина мови представлений в офіційно-діловому мовленні досить широко. Він звужує поняття іменника, передаючи його ознаки. Прикметники – найчисленніша група слів після іменників. У офіційно-діловому стилі вони становлять від 10 до 30% тексту.

Характерно, що третину прикметників в адміністративно-канцелярському підстилі становлять похідні від географічних назв: Київський, Криворізький, Донецький, Черкаський та под.

Зустрічаються прикметники і як складові топонімічних назв: Біла Церква, Кривій Ріг, Жовта річка тощо. Прикметник у таких лексикалізованих словосполученнях виступає зі стертою дещо семантикою як компонент одного з ним поняття.

Більш характерне використання відносних прикметників, порівнюючи з якісними і присвійними, оскільки, як зазначає М.М. Пилинський: „З розвитком і ускладненням мови виникає більша потреба у відносних прикметниках для передачі складніших взаємозв’язків між різними поняттями”.

У групі якісних прикметників вживається лише книжна, стилістично нейтральна аналітична форма ступенів порівняння (за допомогою прислівників більш, менш, далеко, надто тощо). Оскільки творення таких форм практично можливе від усіх якісних прикметників, аналітичні форми вільно відмінюються й широко вживаються в ролі означень.

Паралельна, але з виразним розмовним забарвленням, синтетична форма творення ступенів порівняння не рекомендується для використання в книжно-писемних стилях. Характерно, що суплетивна форма синтетичного способу творення найвищого ступеня не набуває розмовного забарвлення, більш того, сприймається як виразно книжна, тому є нормою офіційного стилю. Наприклад, від „великий” – „найбільший” „Найбільший відсоток виконання дипломних робіт українською мовою у 2003 р. відзначено на факультеті маркетингу та комерції”.

Прикметник у офіційно-діловому мовленні має здатність звужувати своє лексичне значення, переставати виражати ознаку предмета і переходити до категорії іменників – субстантивуватися. Наприклад: „Надати уповноваженим Міністерства шляхів допомогу в проведені цієї роботи”.

Специфічна термінологічна функція прикметника виникає саме за умови субстанції, зазначає О.С. Ахматова в „Словаре лингвистических терминов”.

Інший випадок термінологічного використання прикметника – в поєднанні з іменником у складному описовому терміні-словосполученні (азотофіксуючі бактерії, фосфоромістка руда тощо). Але прикметники й тут виконують свою безпосередню функцію – уточнювачів іменників. У зв’язку з цим описові терміни типу: вищий навчальний заклад, педагогічний коледж, штатний розклад, навчально-виховна робота, закупівель ціни, балансова вартість, початкова школа, соціальне страхування тощо, - до складу яких входять прикметники, розглядаються як вільні субстантивовані словосполучення термінологічного характеру.

4. Кількість однорідних предметів, абстрактно-математична кількість, датування у офісно-діловому листуванні позначають звичайно числом, а не словом. Зберігається словесний запис кількості переважно у дипломатичному різновиді стилю, а також подекуди в інших різновидах там, де вимагається дотримання особливої точності. Наприклад: „Конвенція про мирне розв’язання міжнародних спорів” кінчається фразою: „Укладено в Гаазі вісімнадцятого жовтня тисяча дев’ятсот сьомого року, в одному примірнику; який зберігатиметься в архіві Нідерландського уряду і засвідчені копії якого будуть доставлені дипломатичним шляхом договірним Державам”.

Проте у дипломатичних текстах також переважає цифровий запис числа. Це явище спостерігаємо і в законодавчому різновиді: „Скорочена тривалість робочого часу встановлюється:

1) для робітників і службовців віком від 16 до 18 років – 36 годин на тиждень, а для осіб віком від 15 до 16 років (стаття 188) – 24 години на тиждень…” (КЗП).

Так само і у адміністративно-канцелярському різновиді: „Для шкіл району додатково потрібно 550 парт, з яких 50 парт буде виготовлено на місці”.

Цифровий запис дає можливість скорочувати словесну інформацію там, де не вимагається особливої точності чи певної урочистості.

Порядкові числівники, на відміну від кількісних, при словесно-цифровому записі вводяться в текст з відмінковим закінченням, що стоїть за арабською цифрою через дефіс: ”із 20-ти ВНЗ, 15-ма машинами, випускники 9-х, 11-х класів”.

Після римських цифр таке відмінкове закінчення не вводиться: „По середніх школах прийом учнів до VIII-Х класів перебільшив вибуття учнів з цих класів”.

Складні слова, першою частиною яких є число, можуть оформлятися або словом, або комбіновано – цифрою і словом через дефіс: „У 10-денний строк скласти графіки виготовлення робочих креслень…”, десятилітній план.

З числівниками 5-100, 200-900, а також із складеними числівниками, останньою частиною яких є ці компоненти, іменник уживається в формі родового відмінка: 19 студентів, п’ять колгоспів.

Після числівників два, три, чотири (а також після складених числівників, останнім словом яких є два, три, чотири) іменники вживаються у формі називного відмінка множини: два студенти, три предмети, двадцять чотири комп’ютери.

Коли числівник у формі непрямих відмінків записується словом, слід пам’ятати, що: числівник один в родовому і орудному відмінках жіночого роду має дві паралельні форми: однієї, однією та одної, одною; числівникам 5-20, 30-80 у непрямих відмінках властиві паралельні форми (Р. вісьма – вісьмома, М. на восьми – на вісьмох); у знахідному відмінку форму називного мають при поєднанні з назвою неістот (десять столів) і родового – з назвою істот (шістьох депутатів).

Не мають форм словозміни дробові числівники пів, півтора, півтораста (пів-Донецька, у півтораста кілометрах), а також неозначено-кількісні числівники мало, немало, чимало, багато, небагато (мало днів, багато відвідувачів).

Порядкові числівники узгоджуються з іменниками у роді, числі і відмінку: п’ятий рік, десята станція, сто сорок восьмий кілометр.

5. „Лексика етикету” передбачає вживання особових займенників у певних формулах писемної ввічливості. Якщо переважна більшість паперів оформляється офіційно від третьої особи і не містить займенника, то в особистих документах чи при адресуванні певній особі він переважно є (у доповідних, заявах, дорученнях, автобіографіях тощо.)

Вживається особовий займенник також у дипломатичних документах, що підлягають певним правилам міжнародної ввічливості і вимагають дотримання традиції. Так, особиста нота пишеться від першої особи і підписується тією особою, від імені якої складається. Підписові у документах передує так званий комплімент: „Прошу Вас, пане посол, прийняти запевнення у моїй найвищій повазі...” (так само – посланнику і повіреному у справах). Так звані особисті листи – напівофіційні листи, що порушують проблеми дипломатичних стосунків, містять формули ввічливості: „щиро Ваш...”, „Що поважає вас...” тощо.

У законодавчому різновиді стилю особовий займенник не вживається, оскільки виклад ведеться від третьої особи. Але як особливий клас слів, що заступає іменник, прикметник і числівник, займенник використовується у викладі. Наприклад, еквівалентом іменника виступає особовий займенник у непрямому відмінку: „В разі зіткнення між двома з них завжди матиме можливість звернутися до Міжнародного Бюро з нотою, в якій міститься її заява, що вона була б готова піддати спір третейському розглядові”.

Еквівалентами іменників, прикметників, числівників є займенники різних семантичних груп: особові, зворотний, означальні, заперечні, неозначені, питально-відносні і вказівні: „Рада складає свій наказ, а також і всі інші необхідні правила…”; „Недійсність окремих частин заповіту не тягне за собою недійсності його в цілому”.

Отже, цей клас слів також досить поширений у офіційно-діловому мовленні (у законодавчому й адміністративному різновидах – до 5% , у дипломатичному – 15% від загальної кількості слів). Узагальненим і об’єктивним характером викладу паперів пояснюється опускання особового займенника 1-ої та 2-ої особи однини і 1-ої особи множини.

Займенник ми, як правило, пропускається: ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо...Надсилаємо...Повідомляємо...). Паралельно вживається форма третьої особи однини (Дирекція просить...Управління повідомляє...Деканат доводить до відома...). Очевидно, прагненням надати викладові типової для стилю нейтральності та офіційності, а також прагненням до лаконізму пояснюється обминання і займенника я в особистих паперах, у таких видах документів, як автобіографія, доручення, розписка. Форма третьої особи вживається замість „я” наприклад:

Доручення

Петренко Ольга Вікторівна доручає Смирнову Василю Степановичу одержати її зарплату за грудень місяць 2005р.

Розпорядження й накази розпочинаються звичайно дієсловом у першій особі однини (Пропоную...Наказую...Не заперечую..).

Певні займенники, зокрема особові „ми”, „ви”, використовуються в документах для пом’якшення категоричності вимоги чи наказу. Так, виражає певну скромність і вносить пом’якшувальний відтінок у виклад займенник „ми”. Введення особового займенника „ви” також пом’якшує категоричність вимоги, порівняйте: пропоную з’явитися – пропоную Вам з’явитися; прошу уточни – прошу Вас уточнити.

Слід уникати вживання займенника „окремий”, що має обмежувально-неозначене значення, коли він порушує адекватність своєю двозначністю, Наприклад: „Не виконали зобов’язань окремі підприємства”. Як зрозуміти цю фразу: деякі, певні чи самостійні, незалежні?

Не рекомендується використовувати вказівний займенник „це” при переліку: „Доповідачі говорили і про недоліки, і про досягнення. Це слід враховувати у подальшій роботі” (з протоколу). Незрозуміло, що слід враховувати: позитивне чи негативне?

Дієслово.

6. Уже відзначалося, що „гіпертрофія іменника”, веде до витіснення дієслова з ділових текстів: в адміністративно-канцелярському й законодавчому різновидах стиль на дієслова припадає до 5% загальної кількості слів, у дипломатичному – до 10%. Громадсько-узагальнюючий характер документів викликає зменшення в тексті особових форм дієслова. Певну специфіку має і вживання інших дієслівних форм. Так, неозначена форма дієслова в адміністративному й законодавчому різновидах найчастіше виступає на означення неминучості дії: (організувати роботу гуртка ..., забезпечити своєчасне виявлення хворих..., зміцнювати зв’язки ВНЗ з виробництвом...).

У різних жанрах офіційно-ділового стилю розпорядження передається неоднаковими формами. Для цього можуть застосовуватися власне наказові форми дієслова, форми дійсного способу із значенням наказовості, неозначена форма дієслова, недієслівні описові засоби.

У діловому спілкуванні форми власне наказового способу (запросіть, робіть, іди) найчастіше вживаються в усному мовленні; у писемній формі переважає інфінітив (скликати, довести) та описові лексичні засоби (проїзд заборонено, у нас тиша). Інфінітив вживається для передачі імперативності (посилює наказ, розпорядження тощо), необхідності дії, неминучості, особливої категоричності. Тому у різних жанрах адміністративно-канцелярського різновиду саме ця форма широко представлена (скликати, забезпечити, заборонити, звільнити).

Паралельною формою передачі директивності та необхідності в цьому різновиді є лексичний засіб – поєднання інфінітива, що несе основне значення, з предикативним прислівником (треба, слід, варто тощо), чи прикметником (повинен, зобов’язаний), чи дієсловом заохочення, необхідності (могти, мусити, мати, бажати тощо): „Судді і народні засідателі є відповідальними перед виборцями, звітують перед ними й можуть бути ними відкликані у встановленому законом порядку”.

Інтерпретація – розкриття причини, вираження мети – досягається і за допомогою сполучників та сполучникових слів: через; у зв’язку з; щоб; відповідно; з метою тощо.

Для офіційно-ділового мовлення важливо нівелювати відтінок конкретно-побутової зображальності та виразності дії. З цією метою дієслова виступають переважно в 3-ій особі однини. Цим досягається усунення особи, яка готувала документ, а вказується, що виклад ведеться від імені держави, установи, організації тощо: адміністрація забезпечує, комісія рекомендує, держава дбає.

Офіційно-діловому стилеві характерна безособовість передачі думки – відсутність авторського „я” з його граматичним вираженням –1-ою особою. Цим пояснюється так званий іменний характер викладу – інфінітивні, дієприслівникові та інші конструкції. Якщо автор документа особа юридична, то листування ведеться від 3-ої особи, якщо ж фізична – від 1-ої.

Пасивний стан вживається за умови, коли підкреслюється сам факт виконання чи невиконання дії (телеграма [не] надіслана) і увага не концентрується на суб’єкті дії (дійовій особі). Через більшу узагальненість та абстрактність у всіх трьох різновидах стилю широко використовуються пасивні форми як синтетичні (з афіксом -ся), так і аналітичні (зв’язка бути + пасивний дієприкметник),наприклад: зараховується, проводяться, скликаються або буде поширена, будуть розглянуті, буде врахована, будуть розіслані.

Дієприкметник.

Широко використовується в офіційно-діловому стилі дієприкметник (2-4% від загальної кількості слів у тексті). Активний дієприкметник є переважно базою для творення субстантивованих назв діяча: головуючий, керуючий, виступаючий тощо. Активний дієприкметник уживається здебільшого без залежних слів: переважаючі сили, існуючі інструкції, працюючи пенсіонери.

Пасивні дієприкметники, виступаючи у складі пасивних форм дієслова, представлені в даному стилі значно ширше: ”Штрафи, передбачені статтями 2 і 4 цього Наказу, накладаються адміністративними комісіями…”. Пасивні дієприкметники використовуються в тексті як субстантиви: обвинувачений, підозрюваний, затриманий тощо.

Для ділового стилю характерні предикативні форми часу на -но, -то, оскільки вони передають узагальненонове значення. Наприклад: дано, визначено, звільнено, розглянуто.

Дієприслівник.

Дієприслівник у діловому стилі вживається дещо рідше, ніж дієприкметник. Як правило, він виступає у початковій позиції: „Ураховуючи всі зауваження і пропозиції щодо Статуту,… Міністерство Освіти України вжило таких заходів…”; „Визнавши зібрані докази достатнім для складання обвинувачувального висновку і визнавши вимоги статті 217 цього кодексу, слідчий зобов'язаний оголосити обвинуваченому, що слідство у його справі закінчено…"

Отже, добір граматичних одиниць здійснюється таким чином, щоб забезпечити основну специфічну рису офіційно-ділового мовлення - точність, яка не допускає різнотлумачення, та певну шаблонізацію викладу.