11

Тема 6. Управління організацією як процес цілеспрямованого перетворення управлінської інформації

1. Об'єкти та суб'єкти управління як учасники інформаційної взаємодії

2. Фактична та результатна управлінська інформація

3. Роль комунікацій у процесі управління

1. Об’єкти та суб’єкти управління як учасники інформаційної взаємодії

Управління, як свідома діяльність, існує тільки у людському суспільстві. Сучасна організація – це відкрита, самокерована соціально-економічна система, яка володіє функцією управління, що забезпечує збереження чи розвиток основних властивостей системи згідно визначеної цілі. Управління дозволяє, в залежності від особливостей конкретних організацій і цілей управління, стабілізувати діяльність організації, зберегти її якісну визначеність, підтримувати динамічну рівновагу із середовищем, забезпечити удосконалення організації і досягнення того чи іншого корисного ефекту.

Управління організацією – важлива функція самокерованої системи, на її виконанні спеціалізуються окремі елементи, сукупність яких утворює управляючу систему організації, або менеджмент організації. Об'єктом управління в менеджменті є діяльність організації в цілому або окремих її підрозділів. Систему, що реалізує функції управління, називають системою управління. Система управління (СУ) організацією – це сукупність управляючої та управляємої (керованої) систем, відповідно суб'єкта та об'єкта управління. Процес управління – це комплексна неперервна свідома діяльність управляючої системи, яка спрямована на розроблення та здійснення впливу на керовану систему з метою досягнення загальних цілей організації. Процес управління в системі управління організацією має циклічний характер і протікає неперервно в часі та просторі. Управлінські дії, які надходять з управляючої частини в керовану частину, можуть мати різний характер: енергетичні, матеріальні, інформаційні, в залежності від природи керованої частини. В менеджменті управлінські дії спрямовані на працівників організації з метою координації (узгодження) поведінки окремих людей чи колективів, тому управлінські дії мають інформаційний характер. Інформаційна взаємодія управляючої та керованої систем у СУ здійснюється у вигляді обігу інформації.

Обов'язковими вимогами до процесу обігу інформації є наявність носія інформації, джерела і приймача, а також каналів зв'язку між ними, як представлено на рис. 6.1.

В системі управління організацією як джерелом так і приймачем інформації є як суб'єкт управління, так і об'єкт управління, які є учасниками інформаційної взаємодії.

Рис. 6.1. Обов'язкові складові процесу обігу інформації

Отже, інформаційний зв'язок між суб'єктом та об'єктом управління є двостороннім. Прямий інформаційний зв'язок здійснюється потоком директивної інформації, яка формується в суб'єкті управління і є результатом логіко-розумової обробки інформації суб'єктом управління, відповідно до обраної технології управління, в залежності від особливостей об'єкта управління, його стану в теперішньому часі та від цілі, яка визначає майбутній стан об'єкта управління. Зворотний інформаційний зв'язок – це потік звітної інформації, який рухається в зворотному напрямку і містить відомості про виконання прийнятих рішень. про рівень впливу зовнішнього середовища на внутрішню управлінську ситуацію, про можливі відхилення від запланованого. тобто про стан об'єкта управління. Інформаційні зв'язки в СУ підприємством зображені на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Модель інформаційної системи менеджменту

Загальна технологія управління в менеджменті передбачає використання концептуально загальних принципів управління, які, для здійснення процесів управління, визначають необхідність інформації та її перетворення згідно технології управління. А саме:

• кінцеві цілі управління;

• початкові умови функціонування об'єкта управління;

• зовнішнє середовище об'єкта управління;

• технологію управління протягом усього періоду часу, необхідного для досягнення кінцевої цілі управління;

• внутрішню структуру об'єкта управління;

• результати управління (зворотний зв'язок).

Увесь обсяг інформації системи управління, за ступенем впорядкованості, можна поділити на формалізовану, частково формалізовану та неформалізовану. Формалізована чи частково формалізована частина прямого та зворотного інформаційного зв'язку в менеджменті включає структуровану, за визначеними правилами, інформацію, впорядковані процедури збору, збереження, виготовлення, поширення та використання цієї інформації. Неформалізована частина прямого та зворотного інформаційного зв'язку в менеджменті заснована на неявних угодах і неписаних правилах поведінки, наприклад спонтанні усні розпорядження, оперативна мотивація, стихійний стиль керівництва, або чутки. Для неформалізованої частини інформаційного зв'язку немає ніяких правил, що саме є інформацією чи як вона буде накопичуватися і оброблятися, але це необхідно для життя організації. До процесів управління організацією неформалізована частина інформації має більш віддалене відношення.

Технологічна схема процесу управління поділяється натри основні цикли, у рамках яких виконуються різні інформаційні операції і процедури:

• інформаційний цикл, який містить процедури пошуку, збору, передачі, обробки, збереження інформації;

• логіко-розумовий цикл, пов'язаний з перетворенням інформації в процесі розроблення та прийняття управлінських рішень;

• організаційний цикл, пов'язаний із застосуванням функцій менеджменту в процесах реалізації управлінських рішень.

Кожний цикл технологічної схеми управління пов'язаний із здійсненням комплексу інформаційних процедур. Інформаційною процедурою вважається сукупність однорідних операцій, пов'язаних із впливом на інформацію. Сукупність усіх інформаційних процедур утворює інформаційний процес. Інформаційний процес управління – це сукупність управлінських дій, головним предметом яких є інформація. Поняття інформаційного процесу управління характеризує невіддільність процесу управління від інформаційного процесу.

Об'єктом перетворення в інформаційному процесі є управлінська інформація. Управлінська інформація – це сукупність відомостей про факти, об'єкти, предмети, події і ідеї, які в кожній управлінській ситуації мають цілком визначене значення. Управлінська інформація як поняття, з одного боку, належить до категорії «інформація», а з іншого, – нерозривно пов'язана з процесом управління, із його змістом та технологією.

Таким чином, можна стверджувати, що інформаційні зв'язки між управляючою та керованою системами, у системі управління організацією, логіко-розумовий та організаційний цикли процесу управління, утворюють замкнутий інформаційний контур управлінської інформації. У рамках цього інформаційного контуру збирається, зберігається, перетворюється і передається управлінська інформація відповідно до цілей управління, стану керованого процесу, управлінського впливу. Інформаційний контур управлінської інформації разом із засобами збору, передачі, перетворення і збереження управлінської інформації, а також із персоналом, який здійснює ці дії з інформацією, утворюють інформаційну систему менеджменту (ІСМ). Основу інформаційної системи менеджменту становить інформаційна база управлінської інформації (ІБУІ). Інформаційна база управлінської інформації – це сукупність інформації, яка відповідає системі управління організацією. Інформаційна система менеджменту також забезпечує джерела формування, засоби зберігання, пошуку, перетворення, передачі управлінської інформації у замкнутому інформаційному контурі управлінської інформації.

В інформаційній системі менеджменту, на шляху від джерела до користувача (рис. 6.1), інформація зазнає ряд перетворень, в яких змістовні аспекти повідомлень відходять на другий план. Тому на проміжних стадіях перетворень замість поняття «інформація» використовується поняття «дані». Сукупність повідомлень про реальні управлінські ситуації, події, факти, не співвіднесені з можливостями їх використання, можна назвати управлінськими даними. Таким чином, управлінські дані – це таке відображення елементів процесів управління, яке не здатне зменшувати невизначеність конкретного споживача управлінської інформації. Управлінські дані стають управлінською інформацією, якщо їх споживач використовує в процесах управління безпосередньо, чи після певних перетворень. Завдяки інформацій ним системам менеджменту управлінські дані перетворюються на управлінську інформацію.

Необхідно розрізняти поняття «інформаційна база» та «база даних». Інформаційна база управлінської інформації притаманна усім без винятку системам управління, на відміну від поняття бази даних (БД). Поняття бази даних пов'язується лише з організацією даних. Слід зазначити, що в літературі відомі інші погляди на поняття «інформаційної бази» та співвідношення його з поняттям БД.

Для здійснення ефективного управління необхідно володіти найбільш повною інформацією про керований об'єкт. Таким чином, одним з основних факторів, що ускладнює задачі управляючої системи і обмежує тим самим розвиток і удосконалення технологій менеджменту, є те, що в результаті ускладнення виробничої системи відбувається експонентний ріст обсягів генерованої нею інформації.

Здатність окремої людини до обробки великих обсягів інформації обмежені. Проблему необхідності обробки значних обсягів управлінської інформації також неможливо вирішити шляхом простого збільшення числа зайнятих в управлінні людей і їх більш ефективною організацією. Отже, з метою підвищення ефективності процесів управління, існує потреба в способах збереження, обробки й передачі інформації, відчуженої від людини як носія інформації, тобто в інформаційних технологіях. Крім того, при становленні менеджменту як окремого виду діяльності, частка інформації в управлінських впливах, здійснюваних на керовану систему, зростає, на відміну від впливів «фізичних», що також обумовлює розвиток і актуалізує необхідність застосування інформаційних технологій у сфері менеджменту.