2. Фактична та результатна управлінська інформація

Існують різні види управлінської інформації, які використовуються в процесах управління. Інформаційний процес управління можна класифікувати як перетворення первинних відомостей (вхідних даних) в управлінську інформацію, необхідну для прийняття рішень. У процесах управління розрізняють інформаційні процеси управління, в яких управлінська інформація виконує роль предмета праці – це первинна інформація, і продукту праці – це результатна, або оброблена інформація. Підхід до управлінської інформації з позицій кібернетики стверджує, що інформаційний процес управління можна кваліфікувати як перетворення первинних відомостей (вхідних даних) на управлінську інформацію, необхідну для розроблення і прийняття рішень, які спрямовані на забезпечення функціонування системи управління та її оптимальний розвиток.

Фактична (первинна) управлінська інформація (факти) – це первинна інформація про подію, процес, існуючий стан, це найпростіший вид інформації. Фактична управлінська інформація – це сукупність відомостей (даних), які отримуються із внутріш нього та зовнішнього середовища (вхідна інформація), зберігаються в системі управління з метою подальшого перетворення. Фактична інформація про внутрішнє і зовнішнє середовище підприємства, яка використовується для управлінських цілей, має великі обсяги і дуже різнорідна, підлягає нагромадженню, обробні і циклічному чи постійному відновленню. Основні складові фактичної управлінської інформації зображені нарис. 6.3.

Рис. 6.3. Види фактичної (первинної) управлінської інформації

Внутрішня інформація

Серед найбільш важливих видів джерел фактичної управлінської інформації у будь-якій організації можна виділити:

• джерела всередині самої організації: спеціалізовані групи співробітників, діяльність спеціалізованих груп співробітників, періодичні звіти, різні інформаційні зв'язки;

• опубліковані джерела, тобто такі, як: звіти урядових агентств, звіти торговельних організацій, наукові публікації, торговельні журнали, довідники і списки, загальні публікації;

• інші джерела: постачальники, рекламні агентства і засоби масової інформації, замовники (включаючи дилерів і оптовиків), конкуренти;

• фірми, що займаються дослідженнями в області маркетингу;

• інші спеціалізовані агентства, такі, як: служба газетних вирізок, служба перевірки реклами, служба кредиту і т.ін.

У більшості організацій значну частину інформації, яка використовується в менеджменті, забезпечують внутрішні джерела. Спеціалізована група працівників зайнята цілком чи частково її інформаційним забезпеченням. Вона може включати такі відділи, як маркетингові дослідження, аналіз продажу, планування, економічний аналіз, дослідження операцій і системний аналіз.

Крім створення подібних спеціалізованих груп, кожна компанія практикує регулярні звіти лінійних керівників і службовців, такі, як інформація продавців по телефону, впроваджені для одержання поточної ринкової інформації.

Опубліковані джерела постачають різноманітну інформацію і багатьох питань, що відносяться до менеджменту, наприклад, таких, як: демографічні характеристики населення, економічні умови, технології виробництва, продажі, правові і нормативні акти і т. ін. Обсяг і надійність такої інформації дуже відрізняються по галузях і країнам світу. Проте дуже важко знайти проблему, з якої немає хоч якої-небудь опублікованої інформації.

Інші компанії здатні поставляти корисну інформацію фірмам, (якими вони працюють за відповідними угодами, прагнучи продати товари чи надати послуги. Рекламні агентства і засоби масової інформації регулярно інформують рекламодавця: перші – як частину своїх послуг, а останні – бажаючи продати «час і місце». Покупці, особливо дилери та оптовики, часто здатні поставляти надзвичайно корисну інформацію про особливості виготовлення товару, проблемах відносно упаковки чи обслуговування, а також щодо дій конкурентів. Навіть конкуренти забезпечують один одного інформацією, незважаючи на існування строгих законодавчих обмежень на види інформації, якою можна обмінюватися без ризику покарання за таємну змову.

В теперішній час, усе більша частка інформації постачається фірмами, які спеціалізуються на зборі та аналізі інформації, пропонують її будь-якому замовнику у вигляді стандартизованого продукту, або строго за замовленням.

Результатна управлінська інформація (результати) – це проміжний чи остаточний результат перетворення інформації в процесах управління. Наведемо найбільш поширені, за юридичним оформленням і за характером перетворення, види результатної управлінської інформації (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Види результатної управлінської інформації

Як результатна так і первинна інформація, має певні форми відображення (таблична інформація, графічна інформація, текстова інформація).

Різновиди управлінської інформації слід враховувати при виборі варіантів технології розв'язання тих чи інших управлінських задач та при проектуванні та функціонуванні інформаційних систем менеджменту.