Основные жанры

Письмо-запрос – документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку с просьбой дать подробную информацию о товаре и (или) направить предложение на поставку товара.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку…

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение…

Мы заинтересованы в срочной поставке…

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ на запрос может содержать следующую информацию:

• о принятии запроса к рассмотрению;

• о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

• об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

• об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие модели:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…

Мы просим Вас отложить этот вопрос до…

Письмо-предложение (оферта) – заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа и др. условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении предложения используются следующие стандартные модели:

В ответ на Ваш запрос от…

Качество товара соответствует образца, высланным…

Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)…

Платеж производиться через…

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация должна содержать:

• основания для предъявления претензии (в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки и т.п.);

• доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки);

• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара, требование уценки товара, требование допоставки товара).

При составлении текста рекламации используются следующие стандартные модели:

Мы официально заявляем Вам рекламацию на…

При приемки товара были обнаружены следующие недостатки:…

К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены…

Ответ на рекламацию. В ответе на рекламацию сообщается, что

• претензия принята к рассмотрению;

• претензия удовлетворяется полностью или частично;

• претензия отклоняется с указанием мотивов отказа.

Стандартные модели ответа на рекламацию:

Приносим свои извинения за…

Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)…

Ваша претензия признана необоснованной.