2. Обчислення групових характеристик

«Згущення» інформації — одна з основних функцій будь-якої ін­формаційної системи. Припустімо, що за наявності даних по кожному продажу потрібно виявити обсяг продажів у різних містах. Для вирішення таких завдань Ехсеї має функцію автоматичного визначення характеристик вказаних груп даних. Слід пам'ятати, що для виконання даної функції необхідно здійснити: відсортувати таблицю за колонкою, однакові значення полів якої мають визначати належність рядка таблиці до певної групи даних. ^ Якщо ж цього не зробити і записи якоїсь групи даних не будуть розташовані поряд, то отримати загальні характеристики цієї групи буде неможливо, а тоді виконувати послідовність дій, які вказані у наступному розділі.

У результаті виконання команд таблиця буде доповнена рядками, в яких будуть представлені обсяги продажів для кожного міста окремо. Останній доданий рядок матиме підсумкову інформацію щодо усіх міст.

З кожною групою даних може бути виконана одна з операцій, зазначених у полі Операція. Операції, які можна вказати (або вибрати, клацнувши на стрілці цього поля), ^

При визначенні групових значень з лівого краю таблиці проставляються рівні структури, що забезпечує кращий візуальний контроль даних. Групування даних може виконуватись як за рядками так і за колонками. Далі за допомогою операцій приховування і показу окремих груп і рівнів можна вивести на екран лише потрібну інформацію.

Ліворуч від заголовків колонок розташовано кнопки за номерами рівнів структури Лінійки рівнів ліворуч від краю таблиці показують, які групи рядків таблиці охоплює відповідний рівень структури. Один рівень структури може охоплювати кілька груп. Окремі елементи (рядки), які не підлягають ^

і

подальшій структуризації, позначаються крапками (біля лівого краю табли­ці). Всього може бути задано до восьми рівнів структури, для кожного робочого аркуша може бути створена тільки одна структура.

Натискання будь-якої кнопки з номером рівня структури веде до активізації групи її даних і всіх вищих рівнів, а також до приховування всіх груп даних, що належать до нижчих рівнів структури. Так, якщо натиснути (клацнути мишею) кнопку другого рівня структури то на екрані залишаться лише групові дані (тобто 1-го та 2-го рівнів). Дані третього рівня, тобто дані, що складаються з окремих записів таблиці, будуть сховані, а на кнопках, розташованих ліворуч від схованих даних, символ «-» буде замінено на символ «+». Для повернення детальних відомостей за всіма групами необхідно натиснути на кнопку третього рівня.

Кнопки, розташовані ліворуч від груп даних, використовуються для приховування і показу окремих груп. Якщо клацнути мишею на кнопці зі знаком мінус, то відповідна група буде прихована.

Варто мати на увазі, що структурування даних (встановлення лінійки відображення рівнів структури) виконується не лише за виконання команд групування даних, а й може бути ініційоване користувачем. Це дозволяє виділити і розподілити за рівнями окремі групи даних і тим самим покращити візуальний контроль за ними, оскільки за допомогою показу та приховування окремих груп і рівнів можна досягти відображення на екрані лише тієї інформації, яка потрібна в даний момент. Структурування даних можна проводити як за рядками, так і за колонками.