§ 2.2. Работа с исходящими и входящими

В документационном обеспечивании учреждения возможно отметить 3 группы документов: поступающие (входящие) бумаги, отправляемые (исходящие) бумаги и внутренние бумаги. Любая из данных групп содержит средства особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими документами наступает со стадии способа документов секретарём или же работником службы делопроизводства, последующей сортировки и регистрации. В последствии рассмотрения их управляющим и простановки резолюции бумаги направляются на выполнение.²³

Метод работы с исходящими документами отличен тем, что работа с оригиналами исходящих документов завершается на стадии отправки документа адресату в последствии его регистрации. Копии исходящих документов в последствии подшивки в дела протекают те же стадии обработки, что и входящие.

Со стадии формирования дел все группы документов протекают одни и те же операции: внедрение в справочно-информационной работе в направление 3-х лет и определение последующей «судьбы» документа (архивное сбережение, последующее внедрение или же уничтожение).

Базу верной организации работы с документами составляет чёткое деление функций и выливающихся из их обязательств меж сотрудниками фирмы. Чёткое познание обязательств увеличивает обязанность всякого сотрудника и в то же время ликвидирует дублирование операций при работе с документами. Деление труда меж сотрудниками укрепляется, закрепляется в должностных направлениях или же в направлениях по делопроизводству.

Всевозможные операции по обработке документа идёт по стопам исполнять параллельно, чтобы уменьшить время его присутствия в сфере делопроизводства и увеличить оперативность выполнения. К примеру, копирование документа, в выполнении которого обязаны брать на себя роль некоторое количество лиц, одновременная предоставление копии всем исполнителям.²⁴

Копии с документа снимают в последствии рассмотрения его управляющим и нанесения резолюций. Численность копий соответствует численности исполнителей; подлинник передаётся серьёзному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).

Схемы перемещения всех документов в организации разрабатываются управляющим службы делопроизводства для всевозможных категорий документов: поступающих в компанию, отправляемых из организации и внутренних документов.

Входящие бумаги образуют 3 направленности перемещения:

- управлению организации;

- управлению структурных подразделений;

- именно специалисту.

Исходящий документопоток произведено из документов, формируемых в истинной организации и отправляемых за её пределы. Исходящие бумаги имеют все шансы быть деятельными или же ответными.

Деятельные бумаги каждый день важно превосходят группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут перемещения данных документов находится в зависимости от числа инстанций согласования, визирования, подписания документов.²⁵

Все поступившие в компанию бумаги, автономно от метода поступления, (почта, телеграф, спецсвязь, факс, электрическая почта) передаются определённому должностному лицу службы делопроизводства.

Задачка службы делопроизводства - осуществить учёт поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их перемещение.

Обработка входящих документов подключает в себя некоторое количество рубежей:

1. Способ и изначальная обработка документов.

2. Подготовительное обсуждение и распределение документов.

3. Регистрация документов.

4. Обсуждение документов управлением.

5. Предоставление документов на выполнение.

6. Контроль выполнения.

7. Подшивка документов в дела.

В нормативных документах регламентированы критерии первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к грядущему:

1. Проверяется корректность доставки. Неверно доставленная документация вворачивается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется единство упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяя комплектность и сохранность инвестициям. При обнаружении повреждений конвертов, недоступности документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении о данном докладывают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается лишь только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по предназначению.

4. Телеграммы, поступившие в компанию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени способа. Регистрируются по что же правилам, что и послания.

5. Слово поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на особом бланке или же в журнале и практически сразу передаётся руководителю, которому она адресована.

6. Как правило, конверты губят. Охраняют конверты (подкалывая их к документу) лишь только в тех случаях, когда на документе отсутствует оборотный адресок, когда дата на почтовом штемпеле содержит величину для подтверждения даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ одевает индивидуальный нрав. Конверты с воззваниями людей сберегаются каждый день.

7. Бумаги с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. В случае если в конверте служебный документ, то адресат в последствии чтения возвращает его в канцелярию для регистрации.

8. На всех входящих документах проставляется регистрационный шаблон, фиксирующий прецедент и время поступления документа в компанию. В штампе указывается название организации, дата поступления, при надобности - часы и минутки. Принято в штампе учтено пространство для дальнейшего проставления входящего регистрационного индекса.

9. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в согласовании со списком нерегистрируемых документов. Незамедлительно по предназначению передаются бумаги с пометкой «лично». Вслед за тем отменяются нерегистрируемые, и, в конце концов, бумаги, подлежащие регистрации.²⁶

Подготовительное обсуждение и распределение документов.

Подготовительное обсуждение документов ведётся квалифицированным работником службы ДОУ или же секретарём-референтом начальника.

Бумаги, не подлежащие подготовительному обсуждению, передаются по предназначению:

- структурным подразделениям;

- должностным лицам.

Предложения, заявления и претензии людей передаются в особое отряд - Бюро посланий. Бюро изготавливает регистрацию и подготовительное обсуждение заявлений и посланий писем, ориентируя более немаловажные из них, а ещё корпоративные послания, на обсуждение управлению, а другие - на выполнение в структурные отряда.²⁷

Бумаги, адресованные управлению организации или же без указания определённого должностного лица и структурного отряда, сначала рассматриваются в службе ДОУ. В случае если в поступившем документе наличествует гиперссылка на иные бумаги, последние подбираются и передаются управлению учреждения совместно с поступившим документом или же соответственной справкой. Управлению направляются надлежащие бумаги, приобретённые:

1) Из администрации Президента (указы);

2) Из правительственных органов (постановления);

3) От органов презентабельной и исполнительной власти;

4) Бумаги вышестоящих организаций;

5) Претензии на воздействия подчинённых должностных лиц;

6) Иные важные бумаги, имеющие нужную информацию по принципиальным задачам работы организации.

Предоставление документов управлению или же конкретным исполнителям обязана быть была совершенна в день их поступления.²⁸

Бумаги, поступившие по каналам электрической почты, обязаны подлежать надлежащей обработке:

1) Отправитель электрического сообщения запускает программку отправки почты и делает файл сообщения, показывает его имя, дату и время отправки;

2) Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а вслед за тем распечатывает его на картонном носителе;

3) Любому абоненту в электрической почте отличается личный почтовый ящик, которому присваивается код юзера, и замен электрическими сообщениями исполняется через эти ящики;

4) При наличии электрической почты бумаги обрабатываются и осуществляются при поддержке автоматической регистрации.

Отправителю нужно поставить отметку «соответствует оригиналу».

Бумаги, поступившие по каналам факсимильной связи, обрабатываются грядущим образом:

1) Размер передаваемого документа не обязан превосходить 5 листов формата А4;

2) Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдаётся с заявкой установленного эталона, подписанной управляющим отряда. (Заявки сберегаются в направление 1 года);

3) Обязанность за оглавление инфы, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и начальника соответственного подразделения;

4) Возбраняется транслировать слово документов с пометкой «Для казённого пользования»;

5) Подлежащий передаче документ предусматривается в журнале поставленной формы без проставления регистрационного штампа, передаётся адресатам под расписку в день их способа, неотложные - немедленно;

6) Факсограммы на зарубежных языках доставляются адресату без перевода.

Регистрация документов.

Регистрация - это запись учётных данных о документе по поставленной форме, фиксирующей прецедент его сотворения, отправления или же получения.

Регистрация - значительный период работы с документами. Она присваивает юридическую мощь документа, т.к. укрепляет прецедент его сотворения или же получения.

Цели регистрации:

1) учёт документов;

2) контроль за их исполнением;

3) справочная работа по документам.

Формы регистрации документов:

1) централизованная;

2) децентрализованная;

3) совмещённая.

Централизованная система подразумевает проведение всех регистрационных операций в одном пространстве. Эта система разрешает сделать единственный справочный середина по документам фирмы и уточняет единственный порядок регистрации.²⁹

Децентрализованная система подразумевает проведение регистрационных операций в структурных отрядах.

Совмещённая система подразумевает централизованную регистрацию части документов, иная же часть регистрируется в структурных отрядах.

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении. Она имеет возможность проставляться в облике штампа от руки или же электронным штемпелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный шаблон.

Факсимильное изображение содержит уже дату получения, в следствии этого в нем проставляется только порядковый номер.³⁰

Бумаги, подлежащие регистрации, вносятся регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электрическая карточка).

Бумаги регистрируются в организации 1 раз: поступающие - в денек поступления, формируемые - в день подписания или же утверждения.

Черта обликов регистрации

На нынешний день есть 3 облика регистрации документов: журнальная, карточная и автоматическая.

Журнальная регистрация. Данная конфигурация применяется в тех организациях, куда поступает маленькое численность документов (500-600 документов в год).

Для всякой категории документов разрабатывается личный журнал с различной степенью дробности сведений о документе.

Конфигурация регистрационного журнала нормальных входящих документов содержит надлежащие графы:

- дата получения;

- название документа;

- регистрационный номер;

- корреспондент;

- номер и дата документа;

- содержание;

- резолюция;

- исполнитель;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

2. Карточная регистрация

Конфигурация регистрационно-контрольной карточки РКК и месторасположение на ней реквизитов имеют все шансы быть отнесены в самом учреждении и записаны в памятке по делопроизводству. Она имеёт возможность может владеть формат А5 (148*210) или же А6 (105*148).

Для всевозможных регистрируемых групп возможно применить карточки различных цветов, цветные полосы по верхнему полю или же по диагонали. Для всякой категории документов, подлежащей регистрации, применяется личный краска карточки. В ведущем в организации находятся 2 главные картотеки: сроковая контрольная и справочная.³¹

3. Автоматические системы регистрации

При применении истинной формы регистрации 1 из 2-ух форм, журнальная или же карточная, заполняется на компьютере.

Более хорошей ведётся персональная система регистрации с внедрением локальных компьютерных сеток, например как они делают универсальные способности, как регистрации, например и справочной работы с документами. Этот вариант выделяет вероятность воплотить в жизнь регистрацию децентрализовано в структурных отрядах организации и делать при данном единственную основание данных организации, которая имеет сведения обо всех поступающих документах.³²

Обсуждение документов управлением.

Инструкция, ознакомившись с документом, надлежит составить резолюцию, т.е. принятое им заключение по инфы, содержащейся в документе. Резолюция обязана держать ясное и исчерпающее директива о порядке и нраве выполнения документов и исполнителе.

На документе надлежит быть не больше одной резолюции. Дальнейшие резолюции глав важны, когда в их детализируется порядок выполнения документа.

Обсуждение документов надлежит выполняться в день поступления документа.

В последствии рассмотрения документ нужно вернуть в канцелярию для перенесения слова резолюции на регистрационную карточку, вслед за тем препроводить по предназначению. Документ передаётся исполнителю в день его получения и регистрации.

В случае, когда начальник отсутствует, документ имеет возможность быть передан из службы ДОУ именно исполнителю, но в обязательном порядке с сообщением о данном руководителю.

Предоставление на выполнение.

При наличии нескольких артистов документ передаётся серьёзному исполнителю, а при недоступности этакого - первому из состава артистов.

Бумаги передаются попеременно поочерёдно всем исполнителям или же плодятся и передаются всем в одно и тоже время в копиях, численность коих ориентируется серьёзным исполнителем.

Серьёзным за выполнение документа считается личность, обозначенное в резолюции первым.

Соисполнители документа обязаны по притязанию серьёзного исполнителя предположить все нужные материалы. Соисполнители в равной мере несут обязанность за своевременную и высококачественную подготовку планов документов.

Контроль выполнения документов.

Задача контроля - обеспечивание актуального выполнения более весомых и неотложных документов, которые по поручению начальника организации установлены на контроль.

Контроль воплотят в жизнь:

1) руководители;

2) заместители руководителя;

3) особые структурные отряда (инспекции по контролю);

4) сотрудники службы делопроизводства;

5) секретари-референты.

Сроки выполнения документов разделяются на:

- типовые;

- личные.

Типовые сроки уточняются нормативными актами высочайших органов государственной власти и управления, государственными органами, отраслевыми ведомствами.

Личные сроки уточняются управляющим организации. Дата выполнения указывается в резолюции или же в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок выполнения документов не выше 10 дней.

Перемена сроков выполнения документов ведётся:

1) типовых - вступлением свежего нормативного акта;

2) персональных - управляющим, поставившем документ на контроль.

Срок выполнения входящих документов является с даты его поступления в компанию.

Чтобы не было разночтений в сроках выполнения, пользуют надлежащие формулировки в резолюциях и распорядительных документах: «... наполнить до 01.09.2007» или же «...наполнить к 01.09.2007».

Документ располагается в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции начальника. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка о выполнении документа и направленности его в дело». Вслед за тем поступивший документ подшивается в дело.³³

Большой поток информативности настоятельно просит высококачественной и оперативной работы. Осуществить работу входящих документов элементарно и в одно и тоже время непросто. Разглядим на случае ЗАО «РТК». Учреждение получает информацию из всевозможных источников. Но, регистрация и обработка их осталась на прежнем уровне. Не считая классических журналов возможно ввести карточную и компьютерную системы регистрации. Поток входящей инфы великоват, но не очень разнообразен, значит, следовательно, карточная регистрация целесообразна. Входящие бумаги возможно расшибить по теме:

1) требования органов внутренних дел;

2) требования прокуратуры;

3) распоряжения на проведение судебно-психиатрической экспертизы;

4) определение суда для направленности на стационарное лечение;

5) ходатайства суда об отмене принудительного лечения;

6) налоговая документация;

7) приказы и постановления Крайздрава;

8) приказы и постановления АКМИАЦ.

Учреждение довольно обустроено компьютерной техникой, а означает, регистрация при поддержке программного обеспечивания Майкрософт Кабинет абсолютно применима. Естественно, есть угроза сбоя техники, с данной целью надо создавать резервные архивы, отстаивать информацию при поддержке антивирусных программ, шифровки.³⁴

Проведём относительный тест журнала регистрации входящих документов ЗАО «РТК» (начат 01.03.2006, завершён 19.10.2007). В предоставленном журнале есть надлежащие графы:

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или же кому ориентирован документ Отметка о выполнении.

Этот журнал не соответствует толковой организации работы с входящими документами. Так, к примеру, 2 1-ые графы содержат дублирующую информацию, отсутствует регистрационный номер. За место графы «Резолюция или же кому ориентирован документ» идёт по стопам использовать 2 графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» - её нужно привнести, т.к. любой документ содержит срок выполнения. Для облегчения поисковой работы с документами этот журнал нужно пересмотреть и переделать, т.к. имеющий место быть журнал не лишь только не упрощает разведка документа, а в том числе и затрудняет его.

Подобным образом, организация работы с документами находится в зависимости от размера документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами произведено из ряда поочерёдных операций: способ документов, их распределение и назначение на выполнение, выполнение и отправка.

Автономно от размера работы организации, операции по способу и отправке документов принято проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства больших организаций для сего предугадывают создание специального участка - экспедиции, как 1-го их структурных отрядов службы. В канцеляриях и совокупных отделах организаций (если экспедиция не отличается в отдельную службу) формируется участок по способу и отправке документов с что же функциями. В организациях, которые не делают собственную службу делопроизводства, способ и обработка документов, операции по их отправке изготавливаются централизованно секретарём.

Совета по способу и отправке, в случае если они централизованы, дают возможность воплотить в жизнь ведущее правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по более косому маршруту с наименьшими расходами времени, например как централизация данных операций разрешает скорее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать изначальную обработку документов и уменьшить её сроки, производить учёт расходов на обработку документов, учёт размера документооборота.

Исходящие бумаги - официальные бумаги, отправляемые из учреждения, организации, фирмы.³⁵

Исходящие бумаги имеют все шансы быть высланы:

1) по почте;

2) курьером;

3) электрической почтой;

4) по факсу.

Главные рубежи обработки исходящих документов:

1) Формирование плана документа;

2) Согласование плана документа;

3) Испытание корректности дизайна плана документа;

4) Регистрация документа;

5) Отправка документа адресату;

6) Подшивка 2 экземпляра (копии) документа в дело.

План исходящего документа оформляется серьёзным исполнителем по поручению начальника. Формирование плана исполняется в 2 шага:

1) Формирование чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу создателя.

2) Формирование исполнителем плана документа в последствии важных

назначений, оформленного на бланке послания.

При надобности план документа протекает функцию наружного согласования. Например же есть внутреннее согласование - неминуемый период подготовки внутреннего документа.

Приготовленный план исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Совместно с ним имеют все шансы быть даны иные бумаги, на основании коих составлен план исходящего документа (инициативные послания, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). В случае если получателю отправляются памятке, критерии, уставы, акты или же иные бумаги, подлежащие утверждению и создателем коих считается предприятие, на их управляющим проставляется гриф утверждения. Начальник фирмы вправе привнести конфигурации и дополнения в рассматриваемый документ или же возвратить его на доработку исполнителю.³⁶

В последствии подписания управляющим 2-ух экземпляров документ передаётся секретарю-референту или же работнику службы ДОУ для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

Журнал имеет надлежащие графы:

1) номер документа, подключающий номер дела;

2) дата документа;

3) адресат (корреспондент);

4) короткое оглавление или же заглавие к тексту;

5) отметка о выполнении (запись о заключении вопроса, номер документа-ответа);

6) исполнитель;

7) примечание.

При регистрации исходящих документов применяется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках 1-го года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер имеет возможность быть дополнен знаками или же цифрами, облегчающими работу с документами.

В последствии регистрации и присвоения номера нужно проставить его рукописным методикой или же нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

Исходящие бумаги оформляются в 2-ух экземплярах, за исключением факсов.

Отправка документов подключает:

1. Испытание корректности дизайна документов;

2. Присутствие приложений, обозначенных в отправляемом документе, соотношение числа экземпляров численности адресатов;

3. Испытание корректности адресования;

4. формирование описи рассылки на заказную корреспонденцию;

5. Отправка машиночитаемых документов выполняется в упаковке при наличии сопроводительного письма;

6. Бумаги, направляемые в раз адресок, имеют все шансы быть вложены в раз конверт;

7. Сроки отправки - все бумаги, исходящие из учреждения, обязаны быть обработаны и высланы в что же день или же не позже 1 пятидесяти процентов надлежащего рабочего дня.

8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются работниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и облике отправления.

9. Предоставление инфы с поддержкой телефонограммы исполняется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

На нынешний день обширное становление отправления документов возымела электрическая ассоциация. Данный картина передачи инфы важно уменьшает время, затрачиваемое на передачу документа другими обликами, к примеру, почтовое отправление.

2 экземпляр отправленного послания (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.

Разглядим компанию работы с входящими документами на случае ЗАО «РТК». В истинной организации регистрация входящих документов проводится самая при поддержке журнала (начат 01.03.2006, завершён 26.09.2007).

Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание Отметка об выполнении документа

Аутентичный журнал составлен больше компетентно, чем журнал данной же организации по учёту входящих документов. Не хватает графы «Исполнитель». Она считается важной, т.к. при появлении каких-то несоответствий обязанность несёт исполнитель. Отметка «Примечание» имеёт возможность быть, и не применена.

Работу с исходящей документацией, возможно, осуществить при наличии локальной сети. Буквально любой исполнитель в нашей организации содержит индивидуальный компьютер. Значит, возможно, делать картотека документации именно на пространстве работы и транслировать на сплошное сбережение и создание совместного архива секретарю-референту.

Довольно принципиально, что на нынешний день ввести автоматическое делопроизводство в муниципальном учреждении не например элементарно. Данному есть некоторое количество оснований. При всех позитивных сторонах автоматизации главы в данном не заинтересованы. Ещё одной трудностью считается невысокий степень корпоративной культуры персонала. Довольно часто с компом обязаны трудиться люд, только поверхностно с ним свои люди. В следствии этого исследование свежих программ и вероятностей не предоставляется для их вероятным. Значит, в службе ДОУ обязаны трудиться компетентные работники.

Бумаги, отправляемые организацией, в что числе на машинных носителях, протекают сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в филиал связи.

Обработка и отправка исполняются централизованно экспедицией, участком канцелярии или же секретарём в согласовании с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция воспринимает бумаги для отправки всецело оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства инспектирует корректность дизайна документов, присутствие обозначенных в документе приложений, соотношение числа экземпляров численности адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или же неверно оформленные бумаги возвращаются исполнителям на доработку в структурные отряда.

На заказную корреспонденцию работники делопроизводства оформляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия работника и дата отправки.

Бумаги на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответственной техническим притязаниям, при наличии сопроводительного послания, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Бумаги, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются во что же день или же не позже 1 пятидесяти процентов надлежащего рабочего дня.

Подобным образом, подготовка исходящих документов формируется из подготовки плана документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На перемещение исходящих документов, до этого всего, оказывает воздействие численность отрядов, участвующих в составлении документа, численность операций по согласованию и визированию. Не считая такого, чем повыше степень подписания документа, что более инстанций он протекает.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется, например же, как и исходящих. На рубеже выполнения маршруты их перемещения совпадают с входящим документопотоком. К примеру, докладные записки рассматриваются управляющим на совокупных причинах. Отличия есть в подготовке распорядительных документов. Приказы по ведущей работы обязаны согласовываться в юридическом отделе, приказы по собственному составу обязаны стряпать отделы сотрудников с соблюдением трудового законодательства, заключения коллегиального органа - особый установка (секретариат коллегии).