§ 2.4. Хранение документов кадровой службы

Подготовка дел к передаче на сбережение

По истечении 1-го года в последствии окончания дел в делопроизводстве ведётся работа по их подготовке к передаче на сбережение в картотека организации. В согласовании с п. 3.7.25 Ведущих правил работы архивов организаций (одобрены заключением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в картотека поступают бумаги, в что числе по собственному составу, не позже чем через 3 года в последствии их окончания в делопроизводстве.⁴²

Завершённые делопроизводством электрические бумаги складываются в дела (папки) в согласовании с номенклатурой дел организации порознь от документов на картонных носителях, на строгом диске нарочно выделенного компьютера.

Дела с денька их заведения до передачи в картотека организации сберегаются по пространству их формирования.

Дела числятся заведёнными с этапа подключения в их первого исполненного документа. В последствии выполнения документа и завершения работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечивания физиологической сохранности в твёрдые обложки или же папки-регистраторы.

В любом структурном отряде отличается работник, серьёзный за сохранность документов и составление их в дела. Начальник отряда гарантирует сохранность документов и дел. С данной целью дела нужно расположить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы гарантировать их сохранность и защиту от влияния пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учёта и скорого розыска размещаются отвесно, корешками наружу и в согласовании с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или же выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

При розыске какого-нибудь документа вначале идёт по стопам отыскать необходимый заглавие дела, а вслед за тем по индексу дела – подобающую папку на полке.

Испытание присутствия и состояния документов и дел

Дела, оказавшиеся на текущем сбережении, подлежат учёту. Время от времени нужно проводить испытание присутствия и состояния документов и дел в целях установления фактического присутствия дел и соотношения их численности, числящемуся по номенклатуре дел.⁴³

Испытание присутствия и состояния документов и дел ведётся при движении дел, возврате дел, замене лица, серьёзного за сохранность документов и начальника структурного отряда, а ещё при реорганизации, ликвидации организации или же его структурного отряда.

Испытание присутствия дел ведётся методом сверки заметок номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а телесное положение дел ориентируется методом их зрительного просмотра. Все выявленные дефекты укрепляются в акте испытания присутствия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел ведётся служебное расследование, по итогам которого личность, виноватое в утрате, несёт обязанность в установленном порядке.⁴⁴

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел иным структурным отрядам выполняется с разрешения начальника службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам отрядов для работы исполняется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на пространство выданного дела. В ней указывается структурное отряд, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, учитываются графы для расписок в получении и способе дела.

Дела выдаются во временное использование сотрудникам структурных отрядов на срок не больше 1-го месяца и в последствии его истечения подлежат возврату. Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника организации по акту.

В случае если отдельные бумаги, уже включённые в дело, оказавшееся на текущем сбережении в структурном отряде, пока что потребуются работнику, они имеют все шансы быть выданы из дела серьёзным за составление и сбережение дел, а на их пространство вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел неизменного сбережения (например, приказов по ведущей основной работы, штатных расписаний, докладов по ведущей работы и т.п.) допускается в исключительных случаях и выполняется с разрешения начальника организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта об основаниях выдачи подлинника.⁴⁵

Как правило, изъятие истинных документов выполняется правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на легитимных причинах. В данном случае обращающийся орган обязан предположить в компанию запрос, в котором обязана быть гиперссылка на сообразный законодательный, другой нормативный правовой акт, на основании которого бумаги имеют все шансы быть даны органу для изъятия. Изъятые истинные бумаги в последствии минования их необходимости подлежат возврату организации. Организация держит под контролем возврат данных документов.