§ 2.3. Формирование дел в организации

В начале всякого года в организации наступает составление документов в дела. Составление дел – это группирование исполненных документов в дело в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное составление дел в организации.

В организациях дела складываются централизованно в службе документационного обеспечивания управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или же децентрализовано – в структурных отрядах. Практика демонстрирует, что дела складываются, в ведущем, децентрализовано, т.е. в структурных отрядах.³⁷

Организационно-распорядительные бумаги, формы их регистрации (учёта), сводная текстовая и статистическая планово-отчётная документация, переписка и иные бумаги по задачам ведущей работы складываются в службе документационного обеспечивания управления (ДОУ).

Бумаги, отражающие отдельные направленности работы организации, складываются в дела по пространству их составления в надлежащих структурных отрядах, в зону ответственности коих входят те или же другие вопросы сообразно положению об их (например, сообразно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учёта и отчётности, отделе сотрудников и т.д.).

Формированием дел в структурных отрядах организации промышляют сотрудники, серьёзные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел исполняется службой ДОУ.

Начальник архива организации или же серьёзный за картотека оказывает нужную методическую поддержка сотрудникам структурных отрядов в формировании дел, а ещё проводит испытания корректности формирования дел в согласовании с утверждённой номенклатурой дел.

Критерии формирования дел

При формировании дел нужно блюсти надлежащие главные запросы:

1) помещать в дело лишь только исполненные, верно оформленные бумаги в согласовании с заголовками дел по номенклатуре;

2) включать в дело по 1 экземпляру документа;

3) помещать совместно все бумаги, относящиеся к разрешению 1-го вопроса;

4) помещать приложения совместно с ведущими документами;

5) группировать в одно дело бумаги 1-го календарного года, за исключением переходящих дел;

6) раздельно объединять в дела бумаги неизменного и временного сроков сбережения.

В дело не обязаны помещаться бумаги, подлежащие возврату, бесполезные экземпляры, черновики.

Дело не надлежит превосходить 250 листов при толщине корешка не больше 4 см. В случае, в случае если корешок дела выше 4 см, бумаги дела разбиваются на тома. Индекс и заглавие дела проставляются на любом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Бумаги внутри дела размещаются сверху книзу в хронологической, вопросно-логической очерёдности или же сочетании.

Внутри дела бумаги обязаны быть находятся так, чтобы они по собственному содержанию в закономерной очерёдности освещали конкретные вопросы.³⁸

Дела заводятся по хронологическому, направленному на определённую тематику симптому или же их сочетанию. Входящие бумаги размещаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или же по алфавиту создателей и журналистов.

Объединение в дела отдельных обликов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по обликам и хронологии с относящимися к ним приложениями в границах 1-го календарного года. Не допускается создавать в одно дело различные облики распорядительных документов, к примеру, приказы, постановления и указания. Любой картина распорядительного документа складывается в самостоятельное дело с собственной валовой нумерацией и, в соответствии с этим, подлежит регистрации в автономном журнале (книге).

Приказы по ведущей работы группируются порознь от приказов по собственному составу. Приказы по собственному составу, имеющие сообразно Списку типовых управленческих архивных документов, возникающих в процессе работы муниципальных органов, органов районного самоуправления и организаций, с указанием сроков сбережения (утверждён приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558),различные сроки сбережения, складываются в самостоятельные дела и имеют собственную личную регистрацию в соответственной учётной форме (журнал, книга, картотека).³⁹

Приказы по собственному составу складываются в дела в зависимости от сроков их сбережения. При данном идёт по стопам следует припоминать, что возбраняется объединять в одно дело бумаги с различными сроками сбережения.

В согласовании со ст. 19б Списка типовых управленческих архивных документов возникающих в процессе работы муниципальных органов, органов районного самоуправления и организаций, с указанием сроков сбережения приказы по собственному составу имеют 2 срока сбережения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок сбережения, относятся приказы:

- о способе, движении, совмещении, переводе, увольнении;

- аттестации, увеличении квалификации, присвоении званий (чинов);

- изменении фамилии;

- одобрении, награждении;

- оплате труда, премировании, всевозможных выплатах;

- всех обликах отпусков сотрудников с нелёгкими, вредоносными и небезопасными критериями труда, отпусках по беременностям, семействам, уходу за ребёнком, отпусках без хранения содержания (заработной платы);

- дежурствах по профилю ведущей деятельности;

- долгих внутрироссийских и иностранных командировках, командировках для сотрудников с нелёгкими, вредоносными и небезопасными критериями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок сбережения, относятся приказы:

- о дисциплинарных взысканиях;

- имеющих место быть каждый год оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

- дежурствах;

- краткосрочных внутрироссийских и иностранных командировках.

Практика применения документов по собственному составу демонстрирует, что при значимых размерах приказов по собственному составу, имеющих 75-летний срок сбережения, целесообразнее их создавать в дела по задачам работы. К примеру, идёт по стопам порознь объединять в дела приказы о способе, движении, совмещении, переводе и увольнении сотрудников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и порознь – приказы о премировании, одобрении и иных выплатах, в коих находятся сведения о заработной плате. При данном в любом деле приказы обязаны владеть самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, памятке, критерии, одобренные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, постановлениями, заключениями, распоряжениями и т.п.), группируются совместно с отмеченными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.⁴⁰

Протоколы в деле размещаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам складываются в одно дело, т.е. совместно с протоколами. В случае большущего размера приложений к протоколам приложения складываются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Одобренные намерения, доклады, сметы, штатные расписания и иные бумаги группируются порознь от их планов.

Переписка группируется, как правило, за этап календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при данном документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу, начавшейся в прошлом году, бумаги подключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предшествующего года.

Бумаги в собственных делах размещаются по мере их поступления и систематизируются грядущим образом:⁴¹

1. внутренняя опись документов, имеющихся в собственном деле;

2. анкета (личный листик по учёту кадров) и дополнение к нему;

3. автобиография, резюме;

4. документы об образовании;

5. заявление о способе на работу;

6. приказ (распоряжение) о способе на работу;

7. трудовой договор;

8. договор о вещественной ответственности (при его наличии);

9. копии приказов (распоряжений) о движении, совмещении, переводе, аттестации, увеличении квалификации, установлении окладов, отпусках без хранения содержания, уходу за ребёнком и др.;

10. дополнительные соглашения к трудовому договору;

11. копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

12. аттестационные листы;

13. копии паспорта, ИНН, ПФР и других собственных документов работника;

14. справки о регистрации по пространству жительства;

15. медицинские справки;

16. заявление об увольнении;

17. копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личностные карточки сотрудников (унифицированная конфигурация № Т-2) складываются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий порознь от собственных дел.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников размещаются в делах в алфавитном порядке фамилий.