1.1.1. Документальное оформление операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами

Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с направлением работников в командировки, должны применяться следующие документы:

•   приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (соответственно формы Т-9 и Т-9а, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001г. № 26) — распорядительный документ, являющийся основанием для направления работника в командировку. На основании указанного приказа (распоряжения) бухгалтером может составляться смета командировочных расходов для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче работнику. После утверждения руководителем приказа подотчетному лицу выдается аванс согласно итогу сметы;

•     командировочное удостоверение (форма Т-10 утверждена постановлением Госкомстата   РФ  от  26  апреля   2001г.   №   26)   —  документ,      оформляющий направление работника в командировку и подтверждающий факт и время нахождения работника в командировке;

• авансовый отчет (форма АО-1 утверждена постановлением Госком­стата РФ от 1 сентября 2001г. № 55) — документ, являющийся основанием для списания денежных средств, израсходованных на хозяйственные цели, с приложением оправдательных документов, в качестве которых могут выступать:

а)    в случае приобретения материальных ценностей у организации и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих розничную торговлю:

товаросопроводительные документы (товарный чек (типовая форма не утверждена), накладная (типовая форма не утверждена));

другие сопроводительные документы (упаковочный ярлык (форма ТОРГ-9, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998г. № 132)), спецификация (форма ТОРГ-10, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998г. № 132));

платежные документы (кассовый чек (чек ККМ));

б)    при приобретении материальных ценностей у граждан, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя, в качестве товаросопроводи­тельного документа, подтверждающего факт передачи материальных ценнос­тей подотчетному лицу, и одновременно документа, подтверждающего оплату материальных ценностей, принимаются:

закупочный акт (форма ОП-5, утвержденная постановлением Госком­стата РФ от 25 декабря 1998г. № 132)⁵;

закупочный акт (по форме, разработанной в организации)⁶.

Кроме авансового отчета и оправдательных документов для принятия к учету приобретенных материальных ценностей необходим внутренний документ организации (акт о приемке оборудования (форма ОС-14), при­ходный ордер (форма М-4), акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1) и др.).

В случае оплаты работ и услуг необходимы документы, подтвержда­ющие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказа­ния услуг), а также платежные документы (кассовый чек, бланк строгой отчетности при расчете с населением без использования ККМ); прочие документы (почтовая квитанция, квитанция разных сборов за услуги железнодорожного транспорта (РС-97м), заказ-квитанция на перевозку и погрузку-разгрузку грузов).

Для построения более рациональной системы организации учета и конт­роля при

________________

⁵ Предназначен для оформления операций по закупке сельхозпродуктов у населения.

⁶ Предназначен для оформления операций по закупке материальных ценностей у насе­ления.

приобретении материальных ценностей через подотчетных лиц у организаций-изготовителей, заготовительных, снабженческо-сбытовых, оптовых и других организаций, занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), целесообразно отражать в бухгалтерском учете одновре­менно:

• факт поступления материальных ценностей от поставщика на склад организации;

• факт оплаты счета поставщика через подотчетное лицо (при этом единственным оправдательным документом, прилагаемым к авансовому отчету, будет являться платежный документ-квитанция к приходному кассовому ордеру).