Часть 2. Создание и заполнение базы данных (необходимо внимательно выполнять все шаги)

Цель: приобрести умения и навыки создания структуры таблиц базы данных, установления связей между ними и заполнения таблиц данными.

Создание и заполнение базы данных Хлеб Создание пустой базы данных

Первыми в базе данных создаются таблицы. Рассмотрим создание таблиц БД Хлеб с помощью конструктора.

1. Запустите Microsoft Аccess командой Пуск–Программы– Microsoft Office – Microsoft Access.

2. В открывшейся области задач щелкните гиперссылку Новая база данных.

Справа, в диалоговом окне Новая база данных задайте место хранения файла базы и ее имя.

В поле Имя файла введите название базы данных Хлеб.

Нажмите кнопку Создать.

В результате выполненных действий появится окно пустой базы данных Хлеб.

Создание таблиц базы данных

Для работы с таблицей (создания, изменения, заполнения данными) необходимо перейти в режим отображения списка таблиц в рабочей области окна БД, нажав на панели объектов кнопку Режим таблицы.

При первоначальном открытии базы данных ее окно всегда открывается именно в этом режиме. Поэтому можно сразу начать создание таблиц. Вначале будем создавать таблицы, которые являются родительскими, поскольку после задания структуры их можно сразу заполнять данными.

Затем создадим дочерние таблицы. После задания их структуры нужно установить связи между таблицами, чтобы при дальнейшем заполнении данными обеспечить целостность БД.

Таким образом, вначале создайте родительские таблицы Товары и Производители, а затем дочерние – Продажи, Накладные и Товары_накладных.

Создание и заполнение таблицы Товары

В соответствии с проектом БД Хлеб вначале нужно создать таблицу Товары, структура которой представлена в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Структура таблицы Товары

Имя поля в БД	Тип данных (свойства)
Код_товара	Счетчик
Товар	Текстовый (25 символов)
Цена	Денежный
Цена_закупки	Денежный

Ключ: Код_товара

Создать.

1. Для задания структуры таблицы на панели инструментов нажмите кнопку Режим и выберите из списка элемент Конструктор.

2. Задайте имя таблицы Товары.

3. В первой строке бланка задайте информацию о поле Код_товара, для чего:

   1. В первый столбец Имя поля введите текст Код_товара.

   2. Перейдите во второй столбец Тип данных и выберите из раскрывающегося списка элемент Счетчик.

Во второй строке бланка задайте информацию о поле Товар:

• Имя поля: Товар,

• Тип данных: Текстовый.

Во вкладке Общие (в нижней части окна) введите значение свойства, которое определяет максимальное количество символов в названии товара:

• Размер поля: 25.

5. В третьей строке бланка задайте информацию о поле Цена:

• Тип данных: Денежный.

Свойства во вкладке Общие:

• Формат поля: С разделителями разрядов;

• Число десятичных знаков: 2;

• Значение по умолчанию: пусто;

• Условие на значение: <2;

• Сообщение об ошибке: Слишком дорого.

6. В четвертой строке бланка задайте информацию о поле Цена_закупки. Быстрее всего это выполняется копированием предыдущей строки и изменением имени поля.

   1. Щелкните слева от имени поля Цена, чтобы выделить всю строку.

   2. Щелкните кнопку Копировать.

   3. Щелкните в столбце Имя поля четвертой строки бланка, а затем кнопку Вставить.

   4. Измените имя поля Цена в четвертой строке на Цена_закупки.

7. Задайте первичный ключ таблицы (у вас задался автоматически, проверьте наличие ключика слева от имени Код_товара), для чего:

1. Щелкните слева от имени Код_товара.

1. На панели инструментов окна Access нажмите кнопку Ключевое поле .

6. Сохраните таблицу на диске, для чего:

На панели инструментов нажмите кнопку Cохранить   .

Примечание. Обратите внимание, что после задания ключевого поля его свойство Индексированное поле автоматически получило значение “Да (Совпадения не допускаются)”.

В результате выполнения указанных действий создана пустая таблица Товары.

Чтобы заполнить данными таблицу Товары

1. Перейдите из режима конструктора в режим таблицы, нажав на панели инструментов Режим / Режим таблицы.

2. В появившуюся таблицу введите три записи с данными о товарах (табл. 2.2). После ввода каждого значения нажимайте клавишу <Tab> или <Enter>. Поле Код_товара пропускается, поскольку оно имеет тип Счетчик и заполняется автоматически.

3. Закройте окно таблицы Товары, нажав соответствующую кнопку в его заголовке.

Таблица 2.2

Данные таблицы Товары
Код_товара	Товар	Цена	Цена_закупки
1	Хлеб "Украинский"	1,50	1,30
2	Батон "Молочный"	1,20	1,10
3	Булка с маком	0,80	0,65