- •3.3 Система управления базами данных Access Тема 1. Базы данных и системы управления ими
- •1. Основные понятия и определения
- •2. Реляционные субд
- •3. Технология работы в субд
- •4. Основные средства субд
- •Тема 2. Основы работы в субд ms Access
- •1. Основные характеристики ms Access
- •2. Объекты Access
- •3. Запуск программы и завершение работы с ней
- •4. Главное окно Access
- •5. Способы создания базы данных
- •6. Справочная система
- •Тема 3. Постановка задачи
- •1. Общие положения
- •2. Характеристика задачи
- •3. Выходная информация
- •4. Входная информация
- •План выпуска готовой продукции
- •Накладная № ___
- •5. Алгоритмизация задачи
- •3.1 Имя поля
- •3.2 Типы данных
- •3.3 Свойства поля
- •3.4 Первичный ключ
- •3.5 Сохранение таблицы
- •4. Создание таблицы с помощью мастера
- •5. Создание таблицы в режиме таблицы
- •6. Ввод данных в таблицу
- •7. Связывание таблиц
- •7.1 Окно схемы данных
- •7.2 Изменение существующей связи
- •7.3 Удаление связи
- •7.4 Обеспечение целостности данных
- •Тема 5. Загрузка, просмотр и корректировка базы данных
- •1. Способы загрузки базы данных
- •2. Назначение экранной формы
- •3. Средства создания формы
- •4. Последовательность создания формы
- •5. Использование мастера для создания формы
- •6. Создание форм в конструкторе
- •6.1 Объекты формы
- •6.2 Области формы
- •6.3 Панель элементов
- •6.4 Свойства объектов формы
- •6.5 Управление объектами
- •7. Режимы представления формы
- •8. Кнопки перемещения по записям
- •9. Разработка многотабличной формы
- •10. Создание кнопок управления
- •Тема 6. Запросы к базе данных
- •1. Понятие запроса
- •2. Типы запросов
- •3. Формирование запроса по образцу
- •4. Создание запроса в окне конструктора
- •4.1 Окно конструктора запросов
- •4.2 Условия отбора записей
- •4.3 Параметры запроса
- •4.4 Вычисляемые поля
- •5. Мастера создания запросов
- •6. Запуск запроса
- •7. Сохранение запроса
- •8. Итоговые вычисления
- •Тема 7. Конструирование отчетов
- •1. Понятие отчета
- •2. Средства создания отчета
- •3. Последовательность создания отчета
- •4. Использование мастера для создания отчета
- •5. Просмотр и печать отчета
- •6. Редактирование отчета в окне конструктора отчетов
- •Тема 8. Разработка кнопочного меню
Тема 5. Загрузка, просмотр и корректировка базы данных
Цель работы: ознакомиться с основными средствами загрузки, просмотра и корректировки базы данных в Access, изучить основы конструирования экранных форм.
Теоретико-методологическая часть
1. Способы загрузки базы данных
На первом этапе создания базы данных была определена структура таблиц БД и установлены связи между ними. Кроме того, в базу данных была введена нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация. Второй этап предусматривает ввод в БД оперативной (учетной) информации, а также просмотр и корректировку базы данных.
В Access существуют два способа загрузки БД:
ввод данных непосредственно в таблицы базы данных;
использование специально разработанных экранных форм.
Первый способ применяют в том случае, если данные изменяются достаточно редко, а база данных имеет простую структуру, т.е. в ней нет сложных связей между таблицами.
Второй способ предпочтителен в том случае, если приходится часто изменять данные, а база данных состоит из большого количества таблиц, связанных друг с другом.
2. Назначение экранной формы
Экранные формы предназначаются для наглядного представления информации из БД и существенно облегчают ввод взаимосвязанных данных. Такие формы, как правило, соответствуют формам первичных документов. Это позволяет обеспечить однократный ввод данных, облегчить восприятие хранящейся в базе данных информации и предотвратить возникновение множества ошибок при вводе информации.
Кроме того, формы могут использоваться для создания панелей управления (меню) в диалоговых приложениях пользователя с целью автоматизации процессов управления работой конкретных задач.
3. Средства создания формы
Для создания форм в Access используются следующие средства:
Конструктор форм, посредством которого можно самостоятельно разработать формы с заданными свойствами;
Мастер форм — позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей;
Автоформа1: в один столбец — позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
Автоформа: ленточная — позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в строку;
Автоформа: табличная — позволяет автоматически создать форму в виде таблицы (в отличие от ленточной формы каждая запись находится на отдельной странице);
Диаграмма — позволяет создать форму со встроенной диаграммой;
Сводная таблица — позволяет создать форму со сводной таблицей.
4. Последовательность создания формы
Для создания формы любым из вышеперечисленных способов необходимо выполнить следующие действия:
в окне базы данных открыть вкладку Форма;
нажать кнопку Создать;
в диалоговом окне Новая форма выбрать из списка подходящий способ создания формы1;
нажать кнопку OK.
5. Использование мастера для создания формы
Мастер автоматизирует процесс создания формы, уточняя у пользователя параметры формы. Для вызова мастера следует открыть диалоговое окно Новая форма и выбрать из списка способов создания формы — Мастер форм и нажать кнопку OK.
Форма, созданная мастером, может быть доработана в окне конструктора форм в соответствии с требованиями пользователя.
6. Создание форм в конструкторе
Конструктор форм позволяет создавать формы любой степени сложности. В этом случае конструирование начинается с пустой формы и полностью возлагается на пользователя.
Чтобы создать новую форму в окне конструктора, необходимо открыть диалоговое окно Новая форма, выбрать из списка — Конструктор и нажать кнопку OK.
На экране откроется окно конструктора форм.