5. Просмотр и печать отчета
Для просмотра созданного отчета предназначена команда Файл—Предварительный просмотр или кнопка на панели инструментов.
Для печати созданного
отчета используется команда Файл—Печать.
В диалоговом окне Печать
Вы можете задать номера страниц, которые
Вы хотите распечатать, количество копий
и другие параметры печати. При использовании
кнопки
на панели инструментов отчет будет
выведен на печать с текущими установками.
6. Редактирование отчета в окне конструктора отчетов
Модификация созданного ранее отчета осуществляется в окне конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет удалять, добавлять, перемещать и форматировать любые элементы управления отчета. Кроме того, Вы можете провести необходимые вычисления в отчете, выполнить сортировку и группировку данных.
Для открытия окна конструктора отчетов следует в окне базы данных выбрать вкладку Отчет, выделить имя отчета, который Вы хотите отредактировать, и нажать кнопку Конструктор.
Конструктор отчетов во многом схож с конструктором форм. В обоих случаях используется одна и та же панель элементов, так что редактирование отчета в окне конструктора аналогично редактированию формы (см. тему 5).
Контрольные вопросы
Что понимают под отчетом?
Перечислите средства создания отчета.
Какова последовательность создания отчета?
Как просмотреть созданный отчет?
Как распечатать отчет?
Какие средства позволяют отредактировать отчет?
Как создать отчет с помощью мастера?
Как задать порядок сортировки записей отчета?
Практическая часть
Выходные документы задачи строятся на основе ранее созданных запросов. Пользователь имеет возможность по запросу получать отчеты с результатами анализа выполнения плана выпуска продукции для любого задаваемого им периода. Начальная и конечная даты периода вводятся пользователем с клавиатуры в специальном диалоговом окне, появляющемся на экране.
1. Сформировать отчет “Анализ выполнения плана по группам продукции”. Для формирования отчета использовать Мастер отчетов.
В качестве источника данных указать запрос Модуль 3.
Выбрать поля для отчета: Группа, Наименование, Единица, Цех, Sum_План, Sum_Факт, Отклонение, Процент.
Сгруппировать данные отчета по полю Группа.
Определить сортировку записей по полю Наименование. Нажать кнопку Итоги и задать операцию Sum для полей: Sum_План, Sum_Факт, Отклонение.
Выбрать вид макета отчета — блок.
Определить стиль — строгий.
Задать имя отчета — Анализ выполнения плана по группам продукции.
Ввести начальную и конечную даты периода — 10.02.02 (в обоих случаях).
2. Ознакомиться с готовым отчетом в режиме предварительного просмотра. Сохранить отчет.
3. Отредактировать отчет в окне конструктора:
расширить область верхнего колонтитула отчета и установить подходящие размеры подписей полей;
внести необходимые изменения в подписи полей отчета;
в области примечания группы заменить надпись Sum на Итого:, а в области примечания отчета — ИТОГО на ВСЕГО:;
выполнить выравнивание полей отчета;
для поля Процент установить в окне свойств формат — Фиксированный, Число десятичных знаков — 1.
4. Перейти в режим предварительного просмотра и оценить внешний вид отчета. Сохранить отчет.
5. Сконструировать второй отчет “Анализ выполнения плана по цехам предприятия ”. Использовать Мастер отчетов.
В основе отчета должен находиться запрос Модуль 3.
Выбрать поля для отчета: Цех, Код, Единица, Sum_План, Sum_Факт, Отклонение, Процент.
Сгруппировать данные отчета по полю Цех.
Определить сортировку по полю Код. Нажать кнопку Итоги и задать вычисление итогов по полям Sum_План, Sum_Факт, Отклонение.
Выбрать вид макета отчета — блок.
Определить стиль — строгий.
Задать имя отчета — Анализ выполнения плана по цехам предприятия.
Ввести начальную и конечную даты периода — 10.02.02 (в обоих случаях).
6. Отредактировать отчет в окне конструктора. Сохранить отчет.
7. Получить отчеты с результатами анализа выполнения плана за период с 10.02.02 по 11.02.02. Для этого в качестве начальной даты указать — 10.02.02, а в качестве конечной — 11.02.02.
8. Построить диаграмму “Структура стоимости продукции по группам, %”. Для формирования отчета использовать Мастер диаграмм.
В качестве источника данных указать запрос Модуль 3.
Выбрать поля: Группа, Стоимость.
Определить тип диаграммы — объемная круговая.
Задать название диаграммы.
Ввести начальную и конечную даты периода — 10.02.02 (в обоих случаях).
9. Оценить внешний вид диаграммы. Сохранить отчет.
10. Доработать отчет с диаграммой в окне конструктора:
увеличить размер диаграммы;
отформатировать диаграмму с помощью MS Graph. Для этого выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши в любом месте диаграммы. Удалить легенду. Вставить подписи данных — категорию и долю. Выйти из MS Graph с помощью команды Файл—Выход и возврат.
11. Сохранить отчет.
12. Построить диаграмму “Доля каждого цеха в общей стоимости продукции предприятия, %” (самостоятельно).
13. Оценить внешний вид полученной диаграммы. Сохранить отчет.
Дополнительные проверочные задания
1. В заголовках отчетов “Анализ выполнения плана по группам продукции”, “Анализ выполнения плана по цехам предприятия”, “Структура стоимости продукции по группам,%”, “Доля каждого цеха в общей стоимости продукции предприятия,%” задать начальную и конечную даты отчетного периода в следующем виде: за период с [Начальная дата] по [Конечная дата].
Для ввода слов (за период с по) использовать инструмент Надпись, для определения начальной и конечной даты — инструмент Поле.
2. Создать новый отчет “Поступление продукции на склад предприятия по отдельным группам продукции”. Группа продукции должна задаваться по приглашению в специальном диалоговом окне.
На основе запроса Модуль 1 и таблицы Готовая продукция создать параметрический запрос на выборку:
Код продукции |
Наименование продукции |
Единица измерения |
Номер цеха |
Количество, ед. (факт) |
|
|
|
|
|
В качестве параметра задать фразу: [Ввести группу продукции].
На основе созданного запроса сконструировать отчет. В заголовке отчета задать группу продукции и период отчета.
3. Создать новый отчет “Сдача продукции на склад отдельными цехами предприятия”. Номер цеха должен вводится по приглашению в специальном диалоговом окне.
На основе запроса Модуль 1 таблицы Готовая продукция создать параметрический запрос на выборку:
Группа продукции |
Наименование продукции |
Код продукции |
Единица измерения |
Количество, ед. (факт) |
|
|
|
|
|
В качестве параметра задать фразу: [Ввести номер цеха].
На основе созданного запроса сконструировать отчет. Предусмотреть группировку данных по группам продукции и расчет итогов по полю Количество. В заголовке отчета задать номер цеха и период отчета.