Тема 5. Документация и инвентаризация

1. Понятие документов, их сущность и значение

В ходе своей работы бухгалтер имеет дело с различными документами. Документ – от лат. «доказательство» - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

В составе документов различают:

• первичные документы (счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера)

• учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга)

• отчетность (форма №1, №2 и приложения к ББ).

Все осуществляемые на предприятии хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичной учетной информацией, на основании которой осуществляется БУ. Т. о. все записи в БУ ведутся на основе первичных документов. Затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются (записываются на бухгалтерских счетах). В конце отчетного периода по данным учетных регистров составляется отчетность предприятия.

Таким образом, первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов. Реквизит – это показатель, приводимый в документах. Ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» предусматривает 7 обязательных реквизитов, которые должен содержать бухгалтерский документ:

• наименование

• дата составления

• наименование организации, от имени которой составлен документ

• содержание операции

• количественные и стоимостные измерители

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции, ее документальное оформление

• личные подписи этих лиц, расшифровки.

Основные формы первичной учетной документации утверждаются Росстатом (Федеральной службой Государственной статистики). Они изготавливаются типографским способом или вводятся в компьютерные программы. Документы должны быть составлены такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время. В них не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений. В первичных кассовых и банковских документах ошибки и исправления не допускаются. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Лица, составившие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность его данных и передачу в установленные сроки для записи в учетные регистры.

Основные виды работ с документами

1. Проверка по существу, форме и правильности арифметических расчетов, т.е. поступающие в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке:

• по содержанию (целесообразность и законность задокументированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

• по форме (проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов, наличие подписей должностных лиц)

• арифметически (подсчет сумм)

2.Таксировка – определение денежной оценки хозяйственных операций, отраженных в документах и подсчет итоговой суммы.

3. Группировка документов по однородным признакам для записи в учетные регистры.

4. Контировка – указание корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции.

5. Передача по окончании отчетного периода на хранение в архив.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка бухгалтера, исключающая возможность его повторного использования (например, ставятся дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера или штампы «получено», «оплачено» или «погашено»). После окончания отчетного периода документы подшиваются в папки и передаются на хранение в архив.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность, хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Конкрентные перечень и сроки хранения типовых документов утверждены Росархивом. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.

В процессе деятельности документы проходят длительный путь от момента их выписки и до сдачи в архив. Движение документов с момента их оформления до сдачи в архив называют документооборотом, схему которого предприятия устанавливают самостоятельно.