2. Классификация документов

Все документы могут быть классифицированы по различным признакам.

1. По назначению:

- распорядительные (содержат письменное распоряжение или приказ на совершение хозоперации, но не удостоверяют ее (платежное поручение банку – распоряжение банку о перечислении денежных средств, доверенности)).

- оправдательные (подтверждают факт совершения операции (отчеты материально-ответственных лиц, приходные и расходные кассовые ордера, акт приемки-передачи основных средств)).

- документы бухгалтерского оформления (необходимы для отражения данных на счетах БУ, ускорения и упрощения учетных операций (ведомость начисления амортизации, калькуляция фактической себестоимости))

- комбинированные (одновременно выполняют функции всех вышеперечисленных) – авансовый отчет (содержит распоряжение о выдаче денег и отчет об их расходе).

2. По времени (порядку) составления:

- первичные (отражают операции в момент их составления - ПКО)

- сводные (на основе первичных – отчет кассира)

3. По степени охвата операций (по способу отражения операций):

- разовые (используют для однократного отражения 1 или нескольких однородных операций) – счета-фактуры, ПКО, РКО

- накопительные (для отражения однородных операций, совершаемых в течение определенного времени) – лимитно-заборные карты.

4. По месту составления:

- внутренние,

- внешние – поступают от других предприятий (выписки банка, счета-фактуры).

Кроме того, документы классифицируют по виду (акты, ордера, отчеты), форме (типовые, унифицированные, специализированные), способу воспроизведения записей (подлинники, копии, выписки), по времени хранения (с постоянным сроком, с текущим) и т. д.

3. Инвентаризация, виды и порядок ее проведения

Для обеспечения достоверности и реальности данных БУ необходимо периодически сверять показатели учета с действительным наличием имущества и финансовых обязательств. Это достигается путем проведения инвентаризации.

Инвентаризация – это элемент метода бухгалтерского учета.

Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах, с целью установления достоверности учетных показателей, а также устранения возможных расхождений.

Порядок проведения и отражения результатов инвентаризации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учете», Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

Согласно п.2 ст. 12 ФЗ «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

3. при смене МОЛ (материально-ответственных лиц)

4. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества

5. в случае стихийных бедствий, пожара, или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6. при реорганизации или ликвидации организации.

Основные цели инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия имущества;

2. Проверка полноты отражения в учете обязательств;

3. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета и устранение расхождений, возникших в результате ошибок и неточностей.

4. Контроль за работой МОЛ (выявляются расхождения в результате обвесов, обсчетов и т. д.).

Причинами расхождений могут быть арифметические ошибки в документах, неисправность весового оборудования, естественная убыль (изменение веса, объема под воздействием температуры, влажности), арифметические погрешности при расчете массы или объема на дату приемки, отпуска, предыдущей инвентаризации; злоупотребления и т. д.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата и сроки их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств устанавливаются руководителем, кроме случаев, когда ее проведение обязательно.

Виды инвентаризации

1. В зависимости от полноты охвата объектов учета инвентаризации подразделяют на:

- полные

- частичные

Полная охватывает все виды имущества и обязательств организации. Проводится не реже 1 раза в год, как правило, не ранее 1 октября. Однако И денежных средств в кассе и сверка денежных средств на счетах в банках проводится обязательно на 1 января, независимо от предыдущих инвентаризаций.

Частичная охватывает отдельные виды имущества и финансовых обязательств.

2. По характеру проведения инвентаризации бывают:

- плановые (проводятся в соответствии с установленным на предприятии графиком, учитывающим действующие нормативные документы).

- внеплановые (внезапные) – по распоряжению руководителя или других органов исходя из хозяйственной целесообразности или других причин (чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий).

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов

Для проведения И. создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения И. могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. В их состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. Рабочие комиссии инструктирует главный бухгалтер, сообщая права, обязанности и ответственность, технологию проведения и, а также берет расписку о том, что все члены комиссии с инструкцией ознакомлены. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения И. служит основанием считать ее результаты недействительными. До этого времени МОЛ должны дать расписку в том, что все документы сданы в бухгалтерию и все ценности оприходованы. Комиссия осматривает, пересчитывает, обмеривает ТМЦ в присутствии МОЛ и записывает данные в инвентаризационные описи. В описях указывают полное наименование МЦ, сорт, количество, цену и сумму. Описи подписывают все члены комиссии и МОЛ, которое дает расписку в том, что все МЦ проинвентаризованы при личном его участии и претензий к комиссии нет. Заполненные описи передаются в бухгалтерию, где их проверяют, и при выявлении расхождений составляют сличительные ведомости.

По окончании комиссия составляет протокол, где указываются результаты, решения по отражению инвентаризационных разниц и предложения по улучшению сохранности собственности. Протокол утверждается руководителем.

В результате проведения инвентаризации могут быть выявлены:

- излишки, которые приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и увеличивают финансовые результаты деятельности организации (прочие доходы):

Дт 01, 10, 41, 43 Кт 91.1 – на рыночную стоимость излишне обнаруженных объектов учета

-недостача. Недостачу имущества списывают на специальный счет до выяснения причин и установления виновных лиц: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 43

В пределах норм естественной убыли недостачу списывают на издержки производства (себестоимость продукции): Дт 20, 25, 26 Кт 94

Недостачу имущества сверх норм естественной убыли относят на виновных лиц: Дт 73.2 Кт 94

Взыскание недостающих или похищенных ценностей с виновников производится по рыночным ценам. Так в соответствии со ст.246 ТК РФ размер ущерба, причиненного виновным лицом при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. При определении ущерба в указанном порядке возникают разницы, превышающие учетные цены. Разница между рыночной стоимостью недостающего имущества и его балансовой стоимостью списывается на счет 91.1, при этом на счетах производятся записи:

Дт 73 Кт 94 – списана недостача по балансовой стоимости на виновное лицо

Дт 73 Кт 91.1 - на сумму разницы

Возмещение недостачи может осуществляться следующими способами:

- ежемесячно удерживается из заработной платы часть недостачи до полного погашения Дт 70 Кт 73.2

- внесение в кассу суммы МОЛом Дт 50 Кт 73.2

Если виновные лица не выявлены или о взыскании с них ущерба отказано судом недостачу списывают на финансовые результаты деятельности организации: Дт 91.2 Кт 94