2.2.2. Формат данных.

Данные в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога “Формат ячеек”, в котором нужно выбрать вкладку “Число”. В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке “Числовые форматы” приведены названия всех используемых в MS Excel форматов. Для формата каждой категории приводится список его кодов. В правом окне “Тип” вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды MS Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода формат­ного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода “Тип”. Процесс удаления пользовательс­кого формата осуществляется следующим образом: в окне диалога “Формат ячеек” вы устанавливаете курсор на нужный формат и нажимаете кнопку “Удалить”. Эта кнопка удаляет только пользовательские форматы. В форматных кодах используются операторы вида [условие значение].

2.2.3. Ввод чисел и текста.

Любую информацию, которую мы обрабатываем на компьютерах, можно представить в виде чисел или текста.

Ввод чисел. При работе с числами важно уметь легко изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа. При вводе чисел можно использовать только следующие символы: 1234567890-+/,Ее. MS Excel помогает вам определить, является ли введенная информация числом. Если введенные в ячейку символы не образуют числа, то при выходе из ячейки они выравниваются по левому краю ячейки, а если символы образуют число – то по правому краю ячейки.

Числа в MS Excel отображаются в категориях Числовой, Экспоненциаль­ный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Если вы хотите вводить числа, не связывая себя какими-либо форматами, то MS Excel будет их вводить в коде формата Общий.

Вы имеете возможность создавать собственные числовые форматы при помощи следующих символов: “#”, “О”, “?”, “,” (запятая), “_” (символ подчеркивания), “ ” (пробел), “%” (знак процента). Допускается также использование различных цветов для выделения определенных чисел. Пробел, следующий за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч.

Символ “__” (подчеркивание) используется для пропуска места на ширину символа. Он выводит пробел на ширину, соответствующую ширине следующего за ним символа шаблона.

Для использования символа “%” существует специальный числовой формат – Процентный. При построении пользовательских экспоненциальных форматов мы будем использовать следующие символы:Е-, Е+, е-, е+.

Финансовый формат используется для представления денежных сумм, например, в учете материальных ценностей. Как правило, в финансовом формате после числа выводятся символы “р.”, что сокращенно обозначает число рублей. Одним из отличительных признаков этого формата является наличие символа “*”. Если вы создаете пользовательский формат на основе какого-нибудь финансового формата и удаляете из него символ “*”, то построенный формат переходит в другую категорию, как правило, в денежный формат. Функция символа “*” состоит в том, что он повторяет следующий за ним символ формата столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю ширину столбца. В каждой секции формата не может быть более одного символа “*”.

Ввод текста. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована MS Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. В некоторых случаях требуется ввести некоторые числа как текст. Для этого выделите ячейки, а затем выберите команду Формат | Ячейки. Далее выберите вкладку “Число” и в появившемся списке форматов выберите Текстовый. Другой способ ввода числа как текста – это ввод перед числом символа “ ‘ ” (апостроф). Если вы отформатировали ячейку как текстовую, а потом решили использовать ее для ввода и хранения чисел, то перед введением числового формата удалите ячейки с текстовым форматом. Вы можете вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах.