3.1.3. КоМмуникационный процесс (к. 30÷38)
Запись номера параграфа на доске.
Обратимся к плану и СЛС главы (к. 30, 31). Изучение § 3.1.3 позволит нам понять смысл коммуникационного процесса (к. 31-15) и научиться преодолевать возможные при общении проблемы.
Кадр ЛОС № 31 |
В предыдущем параграфе мы увидели, что в процессе коммуникации участвуют четыре основных элемента (к. 31-13): отправитель, сообщение, канал передачи и получатель, и что процесс обмена информацией включает несколько взаимосвязанных этапов. Теперь мы рассмотрим эти этапы (к. 31-16): зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь. Качество коммуникации зависит от коммуникативных навыков участников процесса (к. 31-17). |
Из-за отсутствия каких-либо навыков может возникнуть непонимание, на любом из этапов появляются специфические коммуникационные барьеры (к. 31-18) – на уровне как межличностных, так и организационных коммуникаций, негативно влияющие на управление организацией. Мы рассмотрим их классификацию и способы преодоления.
Цели изучения § 3.1.3
Конечной целью изучения § 3.1.3 являются умения:
1) определить понятие коммуникационного процесса;
2) охарактеризовать этапы коммуникационного процесса;
3) охарактеризовать коммуникативные навыки;
4) назвать коммуникационные барьеры.
Каждое из перечисленных умений должно быть усвоено на пятом уровне (выполнение действия замедленно, без внешних опор). Этот уровень умений будет достигнут на рабочих, а в отдельных случаях – и на заключительных этапах обучения.
Теперь обратимся к содержанию параграфа.
3.1.3.1. Понятие коммуникационного процесса и его этапы
М.Х. Мескон [15] ссылается на исследования, согласно которым руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации – он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений. Качество коммуникаций может прямо влиять на степень реализации целей организации. Отсюда можно сделать вывод, что взаимопонимание между руководителем и человеком, который является получателем информации для дальнейшей ее передачи по назначению – то есть секретарем, личным помощником, ассистентом – является ключом к эффективному обмену информацией.
Запись на доске: КП, 32÷33.
Коммуникационный процесс – это последовательность действий при общении людей (к. 32).
В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам:
зарождение идеи (к. 32-1);
кодирование и выбор канала (к. 32-2);
передача (к. 32-3);
декодирование (к. 32-4);
обратная связь и помехи (к. 32-5).
Мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках коммуникационного процесса.
Запись на доске: 1. Зарождение идеи.
1. Зарождение идеи (к. 33-1). Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса.
Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.
Запись на доске: 2. Кодирование и выбор канала.
2. Кодирование и выбор канала (к. 33-2). Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен.
Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или более средств коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, считается, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, обмен только письменной. Например, если на собрании начальников отделов, у начальника финансового отдела есть предложения по упрощению взаиморасчетов, эффективнее будет их представить письменно в виде раздаточного материала, на экране или флип-чарте в виде графиков, или схем, или видеоролика, комментируя все это устно. При этом больше вероятность, что информация воспримется во-первых, положительно, во-вторых, полностью или в максимальном объеме, в-третьих, будут оперативно учтены пожелания и предложения заинтересованных коллег.
Запись на доске: 3. Передача.
3. Передача (к. 33-3). На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем.
Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь – систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Многое зависит от принятой в компании терминологии и так называемого «корпоративного сленга»: например, в компаниях, занимающихся информационными технологиями и программным обеспечением, есть свой стиль и язык общения, зачастую непонятный непосвященным: слово «зависнуть» будет обозначать, что программа не отвечает на посылаемые запросы, и, как правило, не будет употребляться в своем прямом значении.
В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы. Основные функции невербальных средств – это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.
Хотя речь является универсальным средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использование невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% – через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.
Запись на доске: 4. Декодирование.
4. Декодирование (к. 33-4). После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.
Запись на доске: 5. Обратная связь и помехи.
5. Обратная связь (к. 33-5). Обмен информацией можно считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи через обратную связь, произведя действия, которых ждал от него отправитель.