1 Формы и модели управления информационной деятельностью в организации

1.1 Организация как открытая система и ее информационная среда

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.

Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения¹.

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация определенное соотношение централизации и децентрализации.

Отметим, что организации заранее проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет априори установленную цель и совершенствует методы достижения цели.²

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия - понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;

2) создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

3) помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей - выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т. д.

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью системного подхода. Система - это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Различают системы открытые и закрытые. Открытая система предполагает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и людские ресурсы из внешней среды. Они зависят от внешних клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с внешней средой, открывают депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тяготеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы³.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера.

Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции⁴.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако весьма важным для руководителя, зачастую сдерживающим, фактором является то, какие лица будут работать в организации, какие роли они будут выполнять (табл. 1).

Таблица 1 - Роли в организации

Понятие ролей	Группировка ролей
Определение основных обязанностей или областей деятельности	Межличностные роли (главный руководитель, лидер, связующее звено)
Определение свободы действий или полномочий	Информационные роли (приемник информации, распространитель информации, представитель)
Обеспечение информацией и другим инструментарием	Роли, связанные с принятием решений (предприниматель, устраняющий нарушения; распределитель ресурсов, ведущий переговоры)

Для более точного и четкого понимания предмета исследования введем понятие информационной среды организации ~ это информационное пространство, в котором существует организация. Оно состоит из совокупности информационных потоков, каналов, сообщений, имиджей, представлений, месседжей и т.д.

Информационную среду можно делить на внешнюю, которая включает в себя совокупность информационных каналов, потоков, сообщений за пределами организации и внутреннюю информационную среду — это вся информационная составляющая организации.

Характеристики информационной среды организации:

- Подвижность - это скорость циркулирования информации во внешней среде организации, вернее, то, с какой скоростью новости об изменениях в окружении организации появляются в СМИ и в других информационных каналах. Как было выявлено наблюдениями исследователей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Например, скорость изменения технологии и параметров конкурентной борьбы в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям и кондитерской промышленности. Таким образом, подвижность информационной среды вокруг организаций этих отраслей тоже будет выше.

- Сложность определяется числом источников и каналов информации, на которые организация обязана реагировать, а также уровнем вариативности каждого источника.

- Взаимосвязанность - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Специалисты ввели понятие «хаотичных изменений» для описания внешней среды 80-х гг. 20 века, которая характеризуется очень быстрыми изменениями и сильной взаимосвязанностью.

- Направленность: агрессивная информационная среда - когда во внешней среде организации присутствуют какие-то враждебные информационные сообщения, сигналы, могущие оказать негативное воздействие на функционирование организации. Кроме этого, наличие многообразия противоречащих друг другу сообщений, автономное существование различных информационных центров. И наоборот, благоприятная информационная среда характеризуется наличием тех месседжей (сообщений), сигналов, посылов, которые будут способствовать укреплению имиджа и позитивной репутации организации у целевых групп. Нейтральная информационная среда, означает, что направленность воздействия информационных потоков не определена или не имеет ярко выраженного позитивного либо негативного характера.

- Неопределенность среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Неопределенная информационная среда предполагает отсутствие информации о некоторых объектах, то есть неполноту информации или отсутствии знания о данных объектах вообще.⁵

Субъекты внешней информационной среды:

- средства массовой информации - периодические печатные издания, радио-, теле-, видеопрограммы, электронные носители.

- потребители информации - те, кто получает и воспринимает информацию об организации. Потребители информации затем могут ретранслировать полученные сведения. В то же время они не обязательно являются потребителями производимых организацией товаров, услуг. К этой группе субъектов можно отнести широкую общественность (публику), заинтересованных лиц (поставщиков, клиентов (действующих и потенциальных), конкурентов, конкурентов, СМИ и т.д.).

- партнеры - компании, обеспечивающие и выполняющие по заказу организации какие-либо работы по представлению организации в информационном пространстве. Например, PR-агентства, независимые авторы, рекламные агентства и т.д.

- информационные конкуренты - компании, осуществляющие состязательные действия в информационном пространстве. Например, конкуренция между компаниями за внимание журналистов, за возможность попасть на страницы ведущих деловых изданий, более агрессивные рекламные кампании и т.д. Общеизвестно, что на смену ценовой конкуренции с развитием рынка, нивелированием различий в ассортименте продуктов, услуг, приходит неценовая. Производители все шире используют неценовые способы привлечения потребителей, такие как торговые марки, индивидуализацию товаров, рекламу, PR и BTL-мероприятия⁶.

Таким образом, организация как система пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации, и все они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, конкурентами, работниками и т.д. Успех и качество этих поток оказывают непосредственное влияние на качество существования и развития организации.