Создание или редактирование списка формы

После определения места установки поля и задания его вида необходимо определить параметры информации, вводимой в это поле. Для создания раскрывающегося списка поля со списком необходимо:

• Открыть шаблон, содержащий форму, в которую следует внести изменения;

• Снять защиту с формы, нажав кнопку Защита формы на панели инструментов Формы;

• Дважды щелкнуть поле со списком;

• Ввести название элемента поля в поле Элемент списка открывшегося окна;

• Нажать кнопку Добавить;

• В той же последовательности ввести все остальные элементы списка;

• После завершения ввода всех элементов списка нажатье кнопку OK;

• Установить параметры шрифта элементов поля по команде Формат►Шрифт;

• Защитить форму, нажав кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.

Для добавления или редактирования списка поля или его параметров необходимо выполнить описанную процедуру в полном объеме. Поля в списке можно добавлять, удалять или менять их расположение. По умолчанию в поле со списком документа вставляется первая запись поля, заданного в списке, поэтому удобно первой располагать в списке название, чаще всего используемого в документе.

Определение параметров текстового поля

• Снять защиту с формы документа;

• Дважды щелкнуть текстовое поле документа;

• В открывшемся окне ввести параметры текстового поля;

• Определить параметры шрифта поля по команде Формат►Шрифт;

• Ввести защиту документа.

Затенение полей формы

Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить. Для затенения полей формы необходимо открыть форму для редактирования (снять с нее защиту), нажать кнопку Затенение полей формы на панели инструментов Формы.

Выполненное таким образом затенение удобно для заполнения формы при работе с нею, однако оно не выводится при печати формы. Чтобы затенить поле в печатной форме, необходимо выделить это поле и выбрать команду Формат►Границы и заливка, а затем – на вкладке Заливка ввести параметры поля, которые будут выведены при печати документа.

Создание справочной системы формы

К форме можно добавить справочную систему (ввести подсказки). Для этого:

• Открыть шаблон, содержащий форму, в которую следует внести изменения, снять с нее защиту, Дважды щелкнуть поле формы, к которому будет добавлена подсказка;

• Нажать кнопку Текст справки;

• Выбрать вкладку Строка состояния для вывода подсказки в строку;

• Выбрать вкладку Клавиша F1 для вывода подсказки в окно сообщений при нажатии клавиши F1;

• Выбрать нужные параметры;

• Для получения сведений о любом параметре нажать кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкнуть этот параметр.

Защита формы

После создания электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля:

• Выбрать команду Сервис►Установить защиту;

• Установить переключатель Запретить любые изменения, кроме в положение Ввода данных в поля форм;

• Ввести пароль для защиты формы в поле Пароль. Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы;

• Чтобы защитить всю форму, следует нажать кнопку OK;

• Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. Для этого нажать кнопку Разделы, а затем снять флажки, соответствующие разделам, которые не требуется защищать.

Чтобы быстро установить или снять защиту формы во время ее разработки или изменения, нажмите кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.

Сохранение и печать формы

Созданную форму документа можно либо сохранить в виде текстового файла, либо распечатать, либо передать в виде электронного сообщения.

Для сохранения данных, введенных в электронную форму, для использования в базе данных:

• Открыть заполненную электронную форму;

• Выбрать команду Сервис►Параметры, а затем – вкладку Сохранение;

• Установить флажок Сохранять только данные для форм;

• Выбрать команду Файл►Сохранить как;

• Ввести имя файла в поле Имя файла;

• Выбрать Только текст в поле Тип файла.

Содержимое полей формы будет сохранено в виде текстового файла. В качестве разделителей будут использоваться запятые.