Офисные системы (ДОУ)

Движение внутренних документов

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

61

Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационнораспорядительные, плановые, отчетные, учетностатистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

62

Состав регистрационных реквизитов

Состав реквизитов для регистрации документов:

автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.

63

Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль включает:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного проведения документа до исполнителя;

проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

64

Содержание контроля исполнения документов

Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа исполнителю;

выяснение в структурном подразделении исполнителя;

напоминание исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

65

Систематизация документов

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри

дела. (ГОСТ Р 51141-98)

66

Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

номинальный (виды и разновидности) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.);

предметно-вопросный (по содержанию);

авторский - группировка в дела документов одного автора;

корреспондентский (в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка);

по грифу ограничения доступа к документу.

67

Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Реквизиты номенклатуры дел:

эмблема (03);

наименование организации (08);

наименование вида документа (10) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);

дата (11);

индекс (регистрационный номер) (12);

место составления или издания документа (14);

заголовок к тексту (18);

текст (20);

подпись составителя (22);

гриф согласования (одобрения) (23) (по необходимости);

гриф утверждения (16).

68

Пример формы номенклатуры дел

Наименование			УТВЕРЖДАЮ
организации			Директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ			И.О. Фамилия
___________ № _______			_______________________
Место составления
На __________ год
Индекс	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела		Примечание
дела	(тома, части)	(томов, частей)	(тома, части) и № статей
			по перечню
1	2	3	4		5

Должность руководителя службы ДОУ

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Председатель ЭК

И.О. Фамилия

__________________

69

Заголовок дела

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.)

название предприятия или его структурного подразделения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов дела;

название региона, с которым связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

70