Access 2007

запросы, исследующие данные, формы, облегчающие редактирование данных, и отчеты, выводящие данные на печатное устройство.

■Вкладка Внешние данные (External Data) включает команды импорта данных в программу Access и экспорта их в другие программы. Вы также найдете здесь инструменты для интеграции с Microsoft SharePoint Server. Все эти команды будут применяться в части VI.

■На вкладке Работа с базами данных (Database Tools) собраны профессиональные средства, которые применяются для анализа базы данных, связывания таблиц, расширения базы данных до возможностей SQL Server. Здесь также можно найти команды для вставки кода на языке Visual Basic, подробному изучению которого посвящена часть V.

Имеет смысл потратить немного времени на освоение ленты и ее вкладок. Попытайтесь поочередно щелкнуть кнопкой мыши каждую из них, переходя вперед и назад по четырем разделам, чтобы увидеть их содержимое. В процессе чтения книги вы лучше познакомитесь со всеми этими командами.

Подсказка

Если у вас мышь со скроллером, вы сможете еще легче переходить от вкладки к вкладке, перемещая указатель мыши вдоль ленты и двигая колесико скроллера вперед и назад.

Одно из замечательных свойств ленты заключается в ее неизменности — другими словами, вы не увидите команд, таинственно перемещающихся или исчезающих с мгновение ока. Корпорация Microsoft решила разработать предсказуемую ленту, поэтому ее команды всегда остаются на одном и том же месте. Они лишь слегка изменяют компоновку при изменении окна программы Access, так чтобы оптимально использовать доступное пространство (рис. В3).

Рис. В3. В этом очень узком окне программы Access не слишком много места для кнопок ленты. Все команды, отображенные на рис. В2, по-прежнему остаются на ленте, но вы видите теперь только маленькие пиктограммы без какоголибо текста. Если вы сомневаетесь в назначении кнопки, проведите указателем мыши поверх нее, чтобы увидеть название

21

Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?

Некоторые ветераны программы Access по понятным причинам скептически относятся к ее новому интерфейсу. В конце концов, мы достаточно настрадались от некоторых болезненных экспериментов. В предыдущие версии программы вводились безумные идеи, например, индивидуализированные меню, которые всегда скрывались, как только вам понадобилась команда, раскрывающиеся боковые панели, которые появлялись тогда, когда вы меньше всего этого ожидали, и плавающие панели инструментов, усеивающие весь экран.

В действительности все приложения пакета Office, боровшиеся за сохранение лица более десяти лет, заслуживают нового интерфейса. Меню программ Office не менялись с тех пор, как Word 2.0 завоевал популярность в начале 1990 гг. В те времена базовое меню и единственная панель инструментов были визитной карточкой, поскольку количество команд было достаточно мало. Сегодня программы пакета Office тонут в обилии функциональных возможностей — и они запрятаны так глубоко в разные укромные уголки и щели, что даже профессионалы не знают, где их искать.

Для устранения этих недостатков и предназначена новая лента. Вы не только легко можете понять ее организацию и перемещаться по ней, но и найти в одном месте все необходимое для работы. У разработчиков пользовательского интерфейса корпорации Microsoft теперь новое заклинание: все есть на ленте. Другими словами, если вы хотите найти ту или иную функцию, ищите ее на одной из вкладок в верхней части окна программы Access. Как только вы освоитесь в новой системе, то поймете, что она не только помогает применять ваши любимые инструменты, но и облегчает обнаружение новых функциональных возможностей благодаря1 просмотру вкладок.

Использование ленты с помощью клавиатуры

Если вы неисправимый любитель клавиатурных команд, то будете рады услышать, что инициировать команды ленты можно с помощью клавиатуры. Секрет в применении ускоряющих клавиш или сочетаний клавиш, начинающихся с клавиши <Alt> (этими сочетаниями вы пользовались для запуска команд меню). Применяя ускоряющие клавиши, не нужно нажимать одновременно все клавиши (как вы скоро увидите, в некоторых из них достаточно букв для того, чтобы скрутить ваши пальцы похлеще, чем в самой буйной игре Twister). Вместо этого вы можете нажимать клавиши одну за другой.

Важно усвоить, что после того как вы нажали клавишу <Alt>, вы делаете две вещи в следующем порядке:

1.Выбираете нужную вкладку.

2.На этой вкладке выбираете команду.

Прежде чем запустить конкретную команду, вы должны выбрать правильную вкладку (даже если она уже есть на экране). Каждое сочетание клавиш требует нажатия, как минимум, двух клавиш, после того как нажата клавиша <Alt>. Вам потребуется и больше нажатий, если нужно пробираться в подменю.

Уже сейчас весь процесс кажется практически бесполезным. Вы действительно готовы запоминать десятки различных сочетаний ускоряющих клавиш?

22

К счастью, программа Access готова помочь, благодаря новому инструменту, названному "Клавиатурные подсказки" (KeyTips). Вот как он работает. Как только нажата клавиша <Alt>, над каждой вкладкой по мановению волшебной палочки появляются буквы. После того как нажата клавиша выбора вкладки, над каждой кнопкой этой вкладки снова появляются буквы. Теперь можно нажать соответствующую клавишу для запуска команды. На рис. В4 показан этот инструмент о действии.

Рис. В4. Вверху: когда нажимается клавиша <Alt>, программа Access накалывает буквенные подсказки рядом с каждой вкладкой, над меню Office и над кнопками Панели быстрого доступа. Внизу: если вы нажмете клавишу <Б> (для выбора вкладки Работа с базами данных), то увидите буквы рядом с каждой командой этой вкладки. Теперь можно нажать одну из них для запуска команды (например, <У> перемещает данные на SQLServer). He пытайтесь установить соответствие между буквами и именами вкладки или кнопки — в ленте спрятано так много функциональных возможностей, что в большинстве случаев буквы ничего не значат

Примечание

В некоторых случаях у команды могут быть две буквы-клавиши, и вам придется нажать поочередно обе клавиши. Выйти из режима Клавиатурных подсказок без запуска можно в любое время, повторно нажав клавишу <Alt>.

Есть и другие сочетания клавиш, не использующие ленту. Эти клавиатурные комбинации начинаются с клавиши <Ctrl>. Например, с помощью сочетания <Ctrl>+<C> копируется выделенный текст, а сочетание <Ctrl>+<S> сохраняет текущую работу. Как правило, узнать ускоряющие сочетания клавиш можно, проведя указателем мыши над командой.

23

Проведите указателем над кнопкой Вставить (Paste) на вкладке ленты Главная (Home), и вы увидите подсказку, сообщающую о том, что ускоряющее сочетание клавиш — <Ctrl>+<V>. Если вы работали в предыдущей версии программы Access, то обнаружите, что в Access 2007 сохранилась большая часть ускоряющих клавиатурных сочетаний.

Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003

Если у вас есть опыт работы в предыдущий версии Access, вы, возможно, приучили себя использовать сочетания клавиш для вызова команд меню — клавиатурных комбинаций, открывающих меню и выбирающих нужную команду. Если нажать комбинацию клавиш <Alt>+<E> в Access 2003, раскрывается меню Редактирование (Edit) (в главном меню). Затем можно нажать клавишу <S> для выбора команды Специальная вставка (Paste Special).

На первый взгляд не кажется, что эти ускоряющие клавиши много значат в программе Access 2007. В конце концов, в Access 2007 даже нет главного меню! К счастью, корпорация Microsoft согласилась на дополнительные трудности, чтобы облегчить жизнь многолетним приверженцам Access. Вы можете по-прежнему пользоваться вашими ускоряющими сочетаниями клавиш для команд меню, но они действуют несколько иначе. Если нажать комбинацию клавиш <Alt>+<E> в Access 2007, над лептой появляется всплывающая подсказка (рис. В5), сообщающая о том, что вы начали вводить ускоряющее клавиатурное сочетание для меню Access 2003. Если вы продолжите и нажмете клавишу <S>, то попадете в знакомое диалоговое окно команды Специальная вставка (Paste Special), поскольку программа знает, что вы собираетесь делать. Это поведение похоже на действие за кадром невидимого меню.

Конечно, это средство не всегда вас выручит. Оно не сработает, если вы попытаетесь применить одну из уже несуществующих команд. Если вы захотите увидеть меню для того, чтобы вспомнить, какую клавишу нажать далее, попытка будет безуспешной. Access просто выведет на экран всплывающую подсказку.

Рис. В5. Нажав сочетание клавиш <Alt>+<E>, вы запускаете "воображаемое" меню Редактирование. Вы не можете увидеть его, поскольку в Access 2007 оно не существует. Но всплывающая подсказка дает

знать о том, что программа обратила внимание на вашу команду. Теперь можно завершить действие, нажав следующую клавишу для запуска команды меню

24

Меню Office

В программе Access 2007 вроде бы сохранилась небольшая часть традиционного меню Access. Стандартное меню Файл (File), позволяющее открывать, сохранять и печатать файлы, преобразовано в меню Office. Вы попадаете в него с помощью кнопки Office — большого круглого логотипа в верхнем левом углу окна программы (рис. В6).

Рис. В6. Меню Office крупнее и легче читается, чем традиционное меню.

Если щелкнуть его кнопкой мыши, на экран выводится список команд меню (слева) и перечень недавно использовавшихся баз данных (справа)

Как правило, меню Office применяется для решения трех задач:

■открытие, создание и сохранение вашей базы данных. Вы много раз будете делать это в

главе 1;

■печать вашей работы (см. главу 3) и рассылка ее другим людям по электронной почте (см. главу 19);

■настройка поведения программы Access. Выберите кнопку Параметры Access (Access Options) в нижней части меню для вывода диалогового окна Параметры Access — полнофункционального центра для настройки установочных параметров программы Access.

Уменю есть одна особенность, к которой надо привыкнуть. Некоторые команды меню Office скрывают в подменю с дополнительными командами. Возьмем команду Печать (Print). Вы можете выбрать Печать в меню Office для быстрого вывода на принтер вашей работы. Но если щелкнуть направленную вправо стрелку у края строки с командой Печать

25

(или несколько секунд подвигать над ней указателем мыши), то вы увидите подменю c дополнительными командами, показанными на рис. В7.

Рис. В7. Печать — одновременно и команда меню, запускаемая щелчком кнопки мыши, и подменю. Для вывода на экран подменю нужно подвигать указателем мыши над командой Печать (без щелчка кнопкой мыши) или щелкнуть мышью стрелку у правого края (показанную здесь). На ленте есть еще несколько кнопок, действующих аналогично

Инструментальная Панель быстрого доступа

Зоркий взгляд заметит крошечный кусочек экрана, участок, расположенный справа от кнопки Office сразу над лентой (рис. В8). На нем находится ряд маленьких пиктограмм, похожих на инструментальные кнопки в более ранних версиях программы Access. Эта область экрана называется Панелью быстрого доступа (Quick Access toolbar или QAT для фанатов Access).

Если бы Панель быстрого доступа была только инструментальной панелью с тремя командами, о ней не стоило бы и говорить. Но основная изюминка ее в том, что вы можете настраивать эту панель. Другими словами, можно удалить с панели неиспользуемые командыкнопки и добавить свои любимые. В приложении рассказано, как это делается.

Корпорация Microsoft сознательно сохранила Панель быстрого доступа очень маленькой. Она спроектирована для того, чтобы дать выход желанию создать интерфейс, соответствующий вашим предпочтениям. Если вы, пользуясь отсутствием каких-либо ограничений, полностью замените команды Панели быстрого доступа своими собственными, остальная

26

лента останется неизменной. (А это значит, что коллега или ваша супруга смогут пользоваться вашим компьютером, не страдая от головной боли.)

Рис. В8. Панель быстрого доступа держит у вас под рукой команды Сохранить, Отменить

и Вернуть. Программа Access выделяет эти команды, поскольку ими пользуются чаще других. Но, как вы узнаете из приложения, на эту панель можно добавить любую нужную вам команду

Новые возможности в программе Access 2007

Самое впечатляющее нововведение Access 2007 — новый пользовательский интерфейс программы. Но новый внешний вид — не единственное усовершенствование. Когда корпорация Microsoft решила переработать программу Access 2007. она сформировала команду разработчиков в семь раз больше той, которая разрабатывала Access 2003. Этот дополнительный человеческий ресурс помог внести ряд долгожданных изменений. Далее перечислены основные из них.

■ Новый усовершенствованный процессор баз данных (database engine). Многолетние профессиональные пользователи программы Access знают, что программа использует за кадром процессор Jet для управления операциями (такими как добавление и обновление данных). У Access 2007 теперь есть собственная специализированная версия Jet, позволившая создателям Access добавить новые функциональные возможности и применить тонкую настройку рабочих характеристик программы.

Примечание

Не беспокойтесь, программа Access 2007 на 100% обратно совместима с предыдущими версиями программы. Это означает, что вы можете продолжать использовать базы данных старого стиля, созданные в Access 2003, но при этом не сможете применять новые возможности (например, вложения или сложные данные, описанные далее) до тех пор, пока не создадите файл базы данных нового формата.

27

■Вложения (Attachments). Одна из самых замечательных функциональных возможностей Access — тип данных Вложение (Attachment), позволяющий хранить целые файлы в вашей базе данных, включая изображения, документы и электронные таблицы. (Не стоит использовать видео, аудио и другие объемистые медиафайлы, т. к. размер любой базы данных Access ограничен 2 Гбайт.) Как применять вложения, вы узнаете в разд. "Вложение" главы 2.

■Легко конструируемые формы и отчеты. Создание привлекательной формы для ввода данных или отчета для вывода на принтер всегда требовало множества рутинных операций. В Access 2007 сформировать их гораздо легче благодаря автоматической верстке — функциональной возможности, группирующей связанные порции данных в единое целое в виде подходящих столбцов или таблиц. В программе есть и новый Режим макета (Layout), позволяющий вставить форматирование и тут же увидеть результат.

■Сложные данные (Complex data). Это необязательное новое свойство, позволяющее хранить в одном поле несколько значений (или "сегмент" данных). Сложные данные облегчают процесс связывания таблиц. Например, с помощью сложных данных вы можете связать несколько авторов с одной книгой. Главная причина введения сложных данных — поддержка функции объединения сервисов SharePoint.

■

Примечание

Сложные данные не для всех. Некоторые специалисты по базам данных считают их излишествами, способными создать дополнительную путаницу. В главе 5 вы узнаете, как связывать таблицы, и решите, удобно ли для этого специальное, ускоряющее средство, и хотите ли вы ими пользоваться.

Интеграция с помощью SharePoint. Сервисы SharePoint — это популярный набор функций, разработанных для того, чтобы помочь группам людей совместно использовать данные и сотрудничать в пределах организации. Эти функции встроены в операционную систему Windows Server 2003. Применяя программу Access 2007, вы сможете обрабатывать и модифицировать информацию, хранящуюся в списке SharePoint.

Примечание

Вы вряд ли захотите использовать SharePoint, если удовлетворены средствами, предоставляемыми программой Access. Но вам понравятся возможности интеграции SharePoint, если вы уже применяете сервисы SharePoint для хранения данных или вам нужно предоставлять информацию для совместного использования множеству людей, а обычная база данных Access просто не поддерживает эти функции. В главе 21 вы узнаете больше о возможности совместной работы сервисов SharePoint и программы Access.

■Улучшенная защита при работе с кодом. Как вы узнаете в части V, специалисты по базам данных применяют макросы и написанные вручную программные процедуры для решения трудных задач. Но программа Access печально известна своей недоверчивостью к любому программному коду, поскольку у нее нет способов выявления кода, способного совершить что-либо опасное (например, удалить ваши файлы). В результате у программы Access появилась досадная привычка отключать на всякий случай весь ваш код. В Access 2007 вы можете использовать новый центр управления безопасностью (trust center), позволяющий задать базы данных, которым вы готовы доверять, полагаясь на их создателя или на место их хранения. Access 2007 лучше распознает безопасный код (код, не способный привести к серьезным повреждениям), который программа не отключает даже в базах данных, не заслуживших доверия.

28

Об этой книге

Несмотря на многолетние и многочисленные усовершенствования программного обеспечения, одна составляющая не претерпела никаких изменений: документация корпорации Microsoft. В поставку пакета Office 2007 вообще не входит печатное руководство пользователя. Microsoft повидимому рассчитывает, что вы будете читать интерактивную help-информацию для того, чтобы познакомиться с тысячами функциональных возможностей, включенных в это программное обеспечение. Порой эти экраны помощи действительно очень полезны, например, если вы ищите краткое описание, объясняющее новую загадочную функцию, С другой стороны, если вы хотите узнать, скажем, о том, как создать привлекательную диаграмму, то не найдете ничего, кроме сжатых и иногда непонятных инструкций.

Эта книга представляет собой подробное руководство к программе Access 2007. На ее страницах вы найдете подробные инструкции и советы по использованию почти всех функциональных возможностей Access, включая те, о которых вы (пока) не слышали.

Краткое содержание

Книга разделена на семь частей, каждая из которых состоит из нескольких глав.

■Часть I. Хранение данных в таблицах. В этой части вы создадите свою первую базу данных и узнаете, как добавлять и редактировать таблицы, хранящие данные. Затем вы приобретете практические навыки, необходимые для выявления ошибок до их возникновения, просмотра вашей базы данных и связывания таблиц.

■Часть II. Обработка данных с помощью запросов. В этой части вы будете создавать запросы

— специализированные команды, способные извлекать интересующие вас данные, вносить изменения в них и суммировать большие объемы данных.

■Часть III. Отчеты. В этой части показано, как с помощью отчетов можно превратить "голые" данные в ваших таблицах в хорошо сделанные распечатки с помощью форматирования, порой изобретательного, и промежуточных итогов.

■Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса с помощью форм. В этой части вы создадите формы — настраиваемые окна, которые делают ввод данных легкой задачей даже для новичков программы Access.

■Часть V. Программирование в Access. Теперь, когда вы овладели основными сведениями о проектировании баз данных, то готовы погрузиться в черную магию программирования в Access. В этой части вы будете использовать макросы и программирование на языке Visual Basic для автоматизации сложных задач и решения распространенных проблем.

■Часть VI. Совместное использование Access. В этой части вы научитесь извлекать паши данные из файлов других типов (или помещать в них данные), таких как текстовые документы и электронные таблицы программы Excel. Вы также увидите, как применять Access для взаимодействия с некоторыми наиболее мощными программами корпорации Microsoft: процессором баз данных SQL Server и программным обеспечением для совместной работы SharePoint Server.

■Приложение. Книга заканчивается приложением, показывающим, как настроить Панель быстрого доступа для облегчения использования ваших любимых команд.

29

Об → этих →стрелках

На всем протяжении книги вы будете встречать предложения, подобные следующему: "Выберите последовательно Создание -> Таблицы -> Таблица (Create -> Tables -» Table)". Это способ сокращенной записи последовательности действий, помогающий вам найти нужную функциональную возможность или команду на ленте программы Access. Его можно расшифровать следующим образом: "На ленте щелкните кнопкой мыши вкладку Создание. На вкладке найдите группу Таблицы. В группе Таблицы щелкните мышью кнопку Таблица". (Вернитесь к рис. В.2 и найдите нужную кнопку.)

Как было показано на рис. ВЗ, вид ленты меняется в зависимости от размера окна программы. Если размер окна Access мал, вы можете не увидеть на экране текста, поясняющего назначение кнопки, которую вы должны щелкнуть мышью. Вместо этого отображается только маленькая пиктограмма. В подобной ситуации можно поводить указателем мыши над загадочной кнопкой для того, чтобы увидеть ее имя и решить, щелкать ее мышью или нет.

Если вы сделали окно программы совсем маленьким, то могли не оставить места для отображения раскрытой группы. В этом случае, группа отображается как одна кнопка с названием группы. Щелкните мышью эту кнопку, и пропавшие команды появятся на раскрывающейся панели (рис. В9),

Рис. В9. В данном примере у программы Access недостаточно места для вывода на экран в раскрытом виде групп Режимы, Записи или Найти, поэтому они заменены кнопками. Если щелкнуть мышью одну из них, на экране появится панель с искомым содержимым.

Контекстные вкладки

Несмотря на то, что хорошо сделанные, предсказуемые вкладки — замечательная идея, некоторые функции нужны только в определенных обстоятельствах. Скажем, вы начинаете проектирование таблицы. У вас должно быть немного больше функций, чем при вводе данных. Программа Access учитывает эту ситуацию, вставляя на ленту одну или несколько контекстных вкладок, зависящих от решаемой в данный момент задачи. На этих вкладках есть дополнительные команды, применение которых ограничено конкретным сценарием (рис. В10).

30