Access 2007

Рис. В10. Когда вы разрабатываете форму, под заголовком вкладки Работа с таблицами появляется новая контекстная вкладка, названная Режим таблицы. Контекстные вкладки всегда появляются в правой части ленты

Если речь идет о контекстных вкладках, инструкции в этой книге всегда включают название основной вкладки (Работа с таблицами на рис. В10). Приведем пример: "Выберите

Работа с таблицами | Режим таблицы → Поля и столбцы → Новые поля (Table Tools |

Datasheet → Fields & Columns → New Fields)". Обратите внимание на первую часть этой инструкции — она включает название обычной вкладки Работа с таблицами (Table Tools) и отделенное символом | имя контекстной вкладки Режим таблицы (Datasheet).

Раскрывающиеся кнопки

Время от времени вы будете обнаруживать на ленте кнопки с вложенными в нее краткими: меню. У некоторых кнопок меню появляются, как только вы щелкните кнопку мышью, а у других — только если щелкнуть мышью стрелку кнопки, направленную вниз, как показано на рис. В11.

При работе с такими кнопками последнее действие, приведенное в книге, сообщает о варианте, который следует выбрать из раскрывающегося меню. Например, вам рекомендуется:

"Главная → Режимы → Режим → Конструктор (Home → Views → View → Design View)". Это значит, что вы должны выбрать вкладку Главная (Ноmе), найти группу Режимы (Views), щелкнуть мышью нижнюю часть кнопки Режим (View) (для вывода меню с дополнительными вариантами) и затем выбрать из меню Конструктор (Design View).

Примечание

Присмотритесь к направленным вниз стрелкам, расположенным на ленте, они поначалу кажутся коварными. Для того чтобы увидеть полный перечень возможных вариантов, нужно щелкнуть мышью часть кнопки с направленной вниз стрелкой. Если щелкнуть мышью другую часть кнопки, вы не увидите списка. Вместо этого программа Access запустит стандартную команду (ту, которую программа считает наиболее распространенным вариантом) или команду, которую вы использовали последней.

31

Рис. В11. Программа Access предоставляет возможность переключаться в разные режимы отображения базы данных. Щелкните мышью нижнюю часть кнопки Режим, чтобы увидеть показанное меню, или щелкните верхнюю часть кнопки, чтобы перейти в следующий режим в перечне без каких-либо уточняющих вопросов

Традиционные меню

Как вы уже видели, лента заменила традиционные панели инструментов и меню. Но в паре случаев вы все еще будете применять знакомое меню Windows, например, при использовании редактора Visual Basic (см. главу 16). В такой ситуации стрелки указывают на уровни меню. Инструкция "Выберите Файл → Открыть (File → Open)" означает, что нужно щелкнуть кнопкой мыши заголовок меню Файл (File). Затем в меню Файл (File) следует щелкнуть мышью команду Открыть (Open).

Аналогичные инструкции встретятся вам при использовании меню Office. Они выглядят примерно так: "Выберите кнопку Office → Открыть (Office → Open)". Эта инструкция переводится следующим образом: "Щелкните мышью кнопку Office в левом верхнем углу окна для вывода меню Office. Далее выберите в меню команду Открыть (Open)".

О сочетаниях клавиш

Каждый раз, отрывая пальцы от клавиатуры для того, чтобы взять в руки мышь, вы теряете несколько микросекунд. Вот почему многие опытные компьютерные фанаты везде, где это возможно, пользуются сочетаниями клавиш вместо панелей инструментов и меню. Например, сочетание клавиш <Ctrl>+<S> сохраняет вашу текущую работу в программе Access (как и в большинстве других программ).

Если вы видите в книге сочетание <Ctrl>+<S>, это говорит о том, что вы должны нажать и держать нажатой клавишу <Ctrl> и, пока она нажата, нажать клавишу <S>, а затем отпустить обе клавиши. Аналогично заплетающее пальцы сочетание клавиш <Ctrl>+<Alt>+<S> означает, что нужно удерживать нажатой клавишу <Ctrl>, затем нажать и держать клавишу <Alt> и, наконец, нажать клавишу <S> (так, чтобы все три клавиши оказались нажатыми одновременно).

32

О щелчках кнопкой мыши

В этой книги приводится три вида инструкций, требующих применения компьютерной мыши или встроенной сенсорной панели (track pad). Фраза "щелкнуть кнопкой" означает навести указатель в виде стрелки на какой-то объект на экране и затем — совсем не двигая указатель — нажать и отпустить левую кнопку мыши (сенсорной панели ноутбука). Двойной щелчок, конечно же, означает два быстрых последовательных щелчка кнопкой мыши также без какого-либо перемещения указателя. И, наконец, "перетащить мышью" означает перемещать указатель мыши с нажатой левой кнопкой.

Примеры

Читая книгу, вы столкнетесь с рядом примеров, демонстрирующих функциональные возможности программы Access и средства построения хороших баз данных. Многие из них доступны в виде файлов баз данных Access, каждый из которых можно загрузить из Интернета. Просто перейдите на Web-сайт www.missingmanuals.com, щелкните кнопкой мыши ссылку на эту книгу, а затем ссылку Missing CD (отсутствующий CD) для того, чтобы перейти на страницу, с которой можно загрузить zip-файл с примерами, упорядоченными по главам.

О Web-сайте MissingManuals.com

На указанном Web-сайте можно найти новости, статьи и обновления книг серий "Missing Manual" (недостающее руководство) "For Starters" (для начинающих).

Кроме того, Web-сайт предлагает исправления и обновления для данной книги (чтобы увидеть их, щелкните кнопкой мыши заголовок книги и затем ссылку Errata (список опечаток)). Мы будем рады, если вы отправите собственные исправления и обновления. Для того чтобы книга оставалась современной и точной, насколько это возможно, при каждой допечатке тиража книги мы вносим предложенные вами и подтвердившиеся корректировки1. Мы также упоминаем о таких изменениях и на Web-сайте, поэтому вы сможете, если захотите, внести важнейшие корректировки в ваши экземпляры книги.

Нам также очень хотелось бы услышать ваши собственные предложения, касающиеся будущих книг в сериях "Missing Manual" и "For Starters". На Web-сайте для них отведено специальное место, как место для подписки на бесплатную рассылку издательских планов, касающихся книг названных серий.

Safari Enabled

Когда вы видите пиктограмму Safari® Enabled на обложке книги о вашей любимой технологии, это означает, что книга доступна в Интернете благодаря сервису издательства O'Reilly Network Safari Bookshelf.

Safari предлагает лучшее решение, чем просто электронные книги. Это виртуальная библиотека, позволяющая легко находить тысячи книг о передовых технологиях, вырезать и вставлять код примеров, загружать главы и находить быстрые ответы, если вам необходима точная и свежая информация. Испытайте этот сервис бесплатно на Web-сайте http://safari.oreilly.com.

1 Это утверждение касается оригинального издания. — Ред.

33

Часть I

Хранение данных в таблицах

Глава 1. Создание вашей первой базы данных

Глава 2. Создание более сложных таблиц

Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск, фильтрация и другие действия

Глава 4. Блокировка неправильных данных

Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений

34

Глава 1

Создание вашей первой базы данных

Несмотря на то, что корпорация Microsoft не признает этого, программа Access может произвести устрашающее впечатление, вызывая появление холодной испарины у самых самоуверенных сотрудников. Хотя Microsoft потратила миллионы на попытки облегчить работу с Access, большинство пользователей все еще считают ее самой сложной программой в пакете Office. И, вероятно, они правы.

Access отпугивает больше, чем другие программы пакета Office из-за особенностей работы с базами данных (БД). Просто БД требуют строгого соблюдения правил. Другие программы не столь требовательны. Например, вы можете активизировать Word и сразу же начать набирать письмо. Или можно запустить Excel и энергично заняться финансовым отчетом. Программа Access не так легко управляема. Прежде чем ввести малейшую порцию информации в базу данных, вам придется сформировать схему БД. И даже после этого шага, возможно, вам придется потратить время на создание других полезных инструментов, таких как легко управляемые процедуры поиска и удобные формы, которые можно использовать для упрощения поиска и ввода данных. Подобная настройка требует усилий и хорошего понимания принципов работы БД.

В этой главе вы преодолеете имеющееся у вас предубеждение против программы Access и научитесь создавать простую, но действующую БД. Одновременно вы познакомитесь с новым удобным пользовательским интерфейсом программы Access и узнаете, что именно можно хранить в БД. После этого вы будете готовы приняться за постижение высокого искусства проектирования баз данных, подробно описанного в данной книге.

Что такое базы данных Access

Как вы уже знаете, БД — это коллекция информации. В программе Access каждая база хранится в одном файле. Такой файл содержит объекты или компоненты БД.

Объекты БД играют главную роль в БД Access. Всего у вас есть шесть объектов БД разных типов.

■Таблицы хранят данные. Таблицы — главный компонент любой БД, и их можно создать столько, сколько нужно для хранения данных разных типов. В БД о вашей физической форме, состоящей из трех таблиц, можно было бы хранить регистрационный журнал ваших ежедневных пробежек, перечень тренажеров и количество богатых белком коктейлей из молочной сыворотки, которые вы проглатываете за день.

■Запросы позволяют быстро обработать таблицу. Обычно такая обработка включает извлечение выбранной порции информации (например, 10 самых популярных продуктов

35

ресторанов-закусочных Ed's Roadside Dinner или все ваши покупки за день). Запросы также можно использовать для внесения изменений.

■Формы — это чудесные окна, которые вы создаете, структурируете и раскрашиваете. Формы облегчают просмотр или изменение данных таблицы.

■Отчеты помогают напечатать часть данных или всю информацию из таблицы. Вы можете выбрать размещение информации на печатной странице, варианты ее группировки и сортировки, а также способ форматирования.

■Макросы — это мини-программы, автоматизирующие выполнение пользовательских задач. Макросы помогают получить желаемые результаты без знания программирования.

■Модули — это файлы, содержащие код на языке Visual Basic. Вы можете использовать этот код для выполнения задач, подобных обновлению 10 000 записей или отправки электронной почты. (Глава 16 целиком посвящена языку Visual Basic.)

Знатоки программы Access называют все эти составляющие объектами БД, поскольку всеми ими вы по существу управляете одинаково. Если нужно использовать конкретный объект, вы включаете его в вашу БД, присваиваете ему имя и затем выполняете его тонкую настройку.

Впоследствии вы сможете просматривать свои объекты, переименовывать их или удалять тс из них, которые вам больше не нужны.

Примечание

Проектирование БД — это процесс вставки и настройки объектов БД. Для хранения этого множества БД Access может включать 32 768 разных объектов.

В данной главе вы познакомитесь с важнейшим типом объектов БД — таблицами. Но сначала вам следует узнать больше о БД и рабочей среде программы Access.

Приступая к работе

Пора начать ваше путешествие и запустить программу Access. Вы начнете с яркой страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) (рис. 1.1).

Часто задаваемый вопрос. Использование чужой БД

Могу ли я использовать БД Access, которую проектировал кто-то другой?

Несмотря на то, что все БД — это всегда результат двухэтапного процесса (сначала кто-то создаст их, а потом люди заполняют их данными), необязательно, чтобы один и тот же человек выполнял обе задачи. В реальном деловом мире часто разные люди работают над их выполнением.

Например, смышленый студент, проводящий летние каникулы на пивном складе, может создать БД для отслеживания заказов (задача № 1). Затем отдел продаж может использовать БД для ввода новых заказов (задача № 2), в то время как другие служащие будут искать заказы и заполнять их (тоже задача № 2). Сотрудники склада могут проверять достаточность уровня запасов (снова задача № 2), а штатный бухгалтер (resident accountant) может следить за общим объемом продаж (задача № 2).

36

Если задача № 1 (создание БД) выполнена хорошо, выполнение задачи № 2 (использование БД) может быть очень легким. На самом деле, если БД хорошо спроектирована, люди, немного знающие программу Access, могут спокойно использовать ее для ввода, обновления и поиска информации. Поразительно, но им даже совсем не надо знать, что они работают в программе Access.

О групповом использовании Access вы узнаете больше и главе 18.

Рис. 1.1. Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access — это гибрид окна Windows-программы и Web-страницы. Используйте ссылки слева для просмотра разных категорий шаблонов (готовые к применению БД, которые вы можете загрузить и заполнить своими данными). Или проверьте ссылки внизу, которые указывают на последние новости и советы, касающиеся программы Access

На первый взгляд страница Приступая к работе с Microsoft Office Access немного сбивает с толку, но на самом деле она служит следующим трем целям.

■Знакомит вас с новейшей информацией Web-сайта Microsoft's Office Online. Например, вы можете прочесть полезные статьи о программе Access, найти экономящие время

37

подсказки или загрузить обновления. Все ссылки открываются в отдельном окне Webобозревателя.

Она позволяет вам открыть БД, которую вы использовали недавно. Найдите справа раздел Открыть последнюю базу данных (Open Recent Database), в котором отображается список БД.

На этой странице можно создать новую БД. Вы можете начать с пустой БД (используя пиктограмму Новая база данных (Blank Database)) или попытаться найти готовый к использованию шаблон, отвечающий вашим требованиям.

На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей

Шаблоны — это заранее сформированные БД. Они избавляют вас от необходимости создавать свою БД и позволяют перейти сразу к ее тонкой настройке и вводу данных,

Как вы уже догадались, за это удобство приходится платить. Даже если вы найдете шаблон, хранящий данные, которые вы хотите отслеживать, может оказаться, что заранее определенная схема не вполне правильная. Например, если вы решили использовать шаблон Home Inventory (домашний склад) для учета всего хлама с вашем подвале, может оказаться что в шаблоне пропущены кое-какие данные, которые вы бы хотели использовать (например, планируемая стоимость перепродажи вашего хлама на сайте eBay), и содержатся другие подробности, которые для вас не важны (такие как дата приобретения вами каждого предмета). Для того чтобы заставить шаблон работать, вам придется изменить проект вашей таблицы и применить те же средства программы Access, что при ее создании.

Эта книга научит вас создавать собственные БД с нуля и подгонять в них каждый дюйм. Став знатоком программы Access, вы сможете проводить много доставляющих удовольствие часов в попытках переделать шаблоны и адаптировать их в соответствии с вашими потребностями.

Возможно, вам захочется настроить страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access. Программа Access предоставляет вам и такую возможность, но это не простая задача и рекомендуется только учреждениям, желающим стандартизировать страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access для облегчения условий работы их сотрудников. Предприятие может добавить ссылки на Web-сайт компании или часто используемый шаблон БД. Если вас интересует эта функциональная возможность, вам необходимо другое программное средство: свободно распространяемый пакет Access Developer'sToolkit, который можно найти на сайте http://msdn.microsoft.com. (Во время написания этой книги он все еще не был выпущен.)

Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access — это лишь входная дверь в программу Access, в этом хранилище можно найти гораздо больше, если начать прокручивать его содержимое. Но вы не можете опробовать другие возможности Access, пока не создадите новую БД, в следующем разделе показано, как это сделать.

Создание новой базы данных

В этой главе вы создадите на скорую руку довольно простую БД. Пример разработан для хранения списка кукол-болванчиков (bobblehead dolls). (Для тех, кто не знает,

38

кукла-болванчик — это игрушечная фигурка с необычно большой головой на пружине, создающей причудливые покачивания головы при легком касании. Куклы-болванчики обычно похожи на известных звезд, политиков, спортсменов или вымышленных персонажей.)

На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме

Одна из лежащих на поверхности функциональных возможностей страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access — способ получения свежей информации из Webпространства. Этот процесс настолько незаметен, что вы даже не подозреваете о его существовании. Когда вы запускаете программу Access, она за кадром связывается с высокопроизводительными Web-серверами корпорации Microsoft и запрашивает последнюю информацию для области ссылок в нижней части страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access. Время от времени вы замечаете, что содержимое в этой области меняется. Один день вы можете видеть ссылку на статью о макровирусах, а на другой день появится статья с экономящими время подсказками или советами. (Если щелкнуть ссылку кнопкой мыши, статья загрузится в окно Справка программы Access, но не дайте себя одурачить: его содержимое — это по-прежнему просто Web-страница, взятая с сайта Office Online.)

Такое же таинство совершается, когда вы просматриваете шаблоны (щелкнув одну из категорий под заголовком Из Microsoft Office Online). Снова программа Access обращается к Web-пространству, на этот раз для того, чтобы получить список подходящих шаблонов.

Эта основанная на связи с Web-пространством система позволяет вам воспользоваться преимуществами, предоставляемыми новейшими разработками и самой свежей информацией, и освобождает от необходимости обновления программного обеспечения Access. Само собой разумеется, вы не увидите никаких обновлений, если ваш компьютер не сможет подключиться к Интернету. (Вместо этого вы будете бесконечно видеть одно и то же устаревшее содержимое.)

Если вы хотите просмотреть более полный каталог статей и источников, касающихся программы Access, то можете отправиться на Web-сайт Office Online самостоятельно (вне программы Access), указав адрес http://office.microsoft.com в вашем любимом Webобозревателе.

Примечание

БД Bobblehead и все остальные БД, использованные в этой книге, можно найти в Интернете. Более подробную информацию см. в разд. "Примеры" во введении.

Далее перечислены действия, необходимые для создания новой пустой БД.

1.На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access щелкните мышью пиктограмму Новая база данных.

Справа появится боковая панель (рис. 1.2).

2.Введите имя файла.

Программа Access хранит всю информацию о БД в одном файле с расширением accdb (что означает БД Access). He соглашайтесь на имя, которое Access выбирает автоматически

39

(например, Databasel.accdb). Вместо него подберите что-нибудь более подходящее. В этом примере имя Bobblehead.accdb вполне подходит.

Названия файлов программы Access, как и имена любых других файлов, могут включать комбинацию букв, пробелов, цифр, скобок, дефисов (-) и знаков подчеркивания (_). Как правило, лучше избегать применения других специальных символов, некоторые из них недопустимы.

Рис. 1.2. БД Bobblehead.accdb будет размещена в папке C:\Documents and Settings\Matt\My Documents. Вы можете изменить имя файла, щелкнув кнопкой мыши в поле Имя файла (File Name), и выбрать другую папку для размещения, щелкнув кнопкой мыши пиктограмму папки

Замечание

ОС Windows может скрывать расширения файлов, это зависит от настроек вашего компьютера. Вместо имени файла БД Access MyScandalousWedding.accdb в программе просмотра, такой как Проводник (Windows Explorer), вы можете увидеть только имя MyScandaiousWedding (без завершающей части .accdb). В этом случае вы все же можете определить тип файла, посмотрев на его пиктограмму. Если рядом с именем файла видна маленькая пиктограмма Access (в виде ключа), это свидетельство того, что вы смотрите на БД программы Access. Если же вы видите что-то другое (например, крошечную палитру с красками), вам придется соображать, файл какого типа перед вами.

40